In due righe
- L'AI legge ordini, bolle e fatture e ti prepara la tabella. I criteri, i pesi e la decisione restano tuoi.
- Quattro criteri (prezzo, puntualità, qualità, assistenza), ognuno con un voto da 0 a 100 e un peso. Il totale si calcola in un foglio Excel, non in chat.
- Il peso della puntualità si ricava in euro: quanto ti costa un ritardo. Nell'esempio, il fornitore più economico finisce ultimo.
- Servono almeno 15-20 ordini per fornitore. Sotto quella soglia non si dà un punteggio.
La valutazione dei fornitori con l'AI funziona così: l'AI legge ordini, bolle e fatture ed estrae prezzi, date di consegna e pezzi difettosi. Tu decidi i criteri e i pesi. Il risultato è un punteggio per fornitore, da aggiornare ogni mese. L'AI fa la raccolta, il calcolo lo fai in un foglio Excel, la scelta resta tua. Il punteggio ti dice chi tenere d'occhio. Poi decidi se rinegoziare, affiancare un secondo fornitore o cambiare.
Cosa fa l'AI nella valutazione dei fornitori e cosa resta a te?
All'AI spetta la lettura. Un assistente come ChatGPT o Claude prende i documenti, ne ricava prezzo, data promessa, data di arrivo e difetti, e li mette in una tabella. A mano sono serate di lavoro, così sono minuti.
A te spetta il giudizio: quali criteri contano, quanto pesa ciascuno, se i dati sono giusti, che cosa fare del risultato.
Non è un compito esotico. Secondo l'Istat (Imprese e Ict, 15 dicembre 2025), tra le imprese con almeno 10 addetti che usano l'AI, il 70,8% la usa per estrarre informazioni da documenti di testo. È un dato su imprese 10+ che l'AI già la usano, non su tutte le PMI, ma dice che la lettura di documenti è il lavoro in cui l'AI è più usata.
Valutare un fornitore non significa nemmeno delegarne la gestione: chi tiene i rapporti è un altro tema, trattato in delegare la gestione dei fornitori senza perdere il controllo. Per il quadro generale c'è l'articolo sull'intelligenza artificiale per le PMI.
Quali dati servono prima di cominciare?
Servono quattro cose, e di solito le hai già:
- Ordini con la data di consegna promessa.
- Bolle (DDT) con la data di arrivo. Il DDT è il documento di trasporto che accompagna la merce e riporta data di consegna, quantità e articoli.
- Fatture con il prezzo realmente pagato, trasporto compreso.
- Mail o note di reclamo, per contare le non conformità. Una non conformità è una consegna che non rispetta quanto ordinato, per difetto, misura sbagliata o quantità errata.
La soglia pratica è almeno 15-20 ordini per fornitore negli ultimi sei-dodici mesi. Con meno, un solo ritardo sposta troppo il voto e giudichi un caso, non un comportamento.
Se le date di arrivo non sono scritte da nessuna parte, non partire dall'AI. Parti dal segnarle per un mese. Per l'Istat, tra le imprese con almeno 10 addetti che hanno considerato l'AI e non l'hanno adottata, il 45,2% indica come ostacolo la scarsa qualità o l'indisponibilità dei dati. Un assistente che lavora su dati incompleti ti restituisce una tabella ordinata, convincente e sbagliata.
Come si costruisce una scheda a punteggio dei fornitori?
Si fissano quattro criteri, a ciascuno si dà un voto da 0 a 100 e un peso in percentuale. I pesi sommano 100. Il totale è la somma dei voti moltiplicati per i pesi.
Il vendor rating è un sistema che assegna a ogni fornitore un punteggio numerico su criteri decisi dall'azienda, ognuno con un suo peso. La scheda a punteggio pesato è la sua forma più semplice: una tabella in cui ogni criterio ha un voto da 0 a 100 e un peso, e il totale è la somma dei voti moltiplicati per i pesi.
| Criterio |
Come si calcola il voto da 0 a 100 |
| Prezzo |
prezzo minimo tra i fornitori diviso prezzo del fornitore, per 100 |
| Puntualità |
ordini arrivati in tempo diviso ordini totali, per 100 |
| Qualità |
consegne senza non conformità diviso consegne totali, per 100 |
| Assistenza e condizioni |
voto da 0 a 100 dato da chi lavora col fornitore |
Il prezzo va confrontato sullo stesso articolo e sulla stessa unità, trasporto incluso. Il voto di assistenza è l'unico soggettivo: chiedilo a chi telefona al fornitore ogni giorno, non a chi firma il contratto.
I pesi si decidono prima di guardare i risultati. Se li scegli dopo, finisci per tararli in modo che vinca il fornitore che già preferisci, e la scheda non serve più a niente. Come sceglierli lo vedi nel conto in euro qui sotto.
Esempio: tre fornitori di lamiera, un punteggio ciascuno
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Tutti i numeri che seguono sono ipotesi, inventate per mostrare il metodo. Mettiamo un'officina meccanica con dodici dipendenti e tre fornitori di lamiera, ognuno con 20 ordini negli ultimi sei mesi e 3.000 kg al mese. Pesi: 35% prezzo, 30% puntualità, 25% qualità, 10% assistenza.
Esempio (ipotesi): punteggio di tre fornitori di lamiera in sei mesi
| Criterio |
Peso |
Fornitore A |
Fornitore B |
Fornitore C |
| Prezzo medio al kg |
35% |
1,10 euro, punteggio 90,9 |
1,20 euro, punteggio 83,3 |
1,00 euro, punteggio 100 |
| Puntualità (ordini in tempo su 20) |
30% |
14 su 20, punteggio 70 |
19 su 20, punteggio 95 |
10 su 20, punteggio 50 |
| Qualità (consegne senza non conformità su 20) |
25% |
19 su 20, punteggio 95 |
18 su 20, punteggio 90 |
16 su 20, punteggio 80 |
| Assistenza e condizioni (voto interno) |
10% |
80 |
70 |
60 |
| Punteggio totale (somma di punteggio per peso) |
100% |
84,6 |
87,2 |
76,0 |
Il prezzo è calcolato sul minimo, 1,00 euro: A fa 1,00 diviso 1,10, cioè 90,9; B fa 1,00 diviso 1,20, cioè 83,3. I totali:
- A = 31,82 + 21 + 23,75 + 8 = 84,6
- B = 29,17 + 28,5 + 22,5 + 7 = 87,2
- C = 35 + 15 + 20 + 6 = 76,0
B vince, A segue, C chiude. C è il più economico ed è ultimo: dieci ritardi su venti e quattro consegne non conformi pesano più dello sconto.
Il fornitore più economico conviene davvero? Il conto in euro
I pesi sono una scelta, e si giustificano trasformando il ritardo in un costo. Restiamo sull'officina ipotetica e mettiamo che un ritardo costi 600 euro: due persone ferme e una telefonata al cliente per spostare la consegna.
- Risparmio di C su B: 0,20 euro al kg per 18.000 kg (3.000 al mese per sei mesi) = 3.600 euro.
- Ritardi in più di C: 10 meno 1 = 9, per 600 euro = 5.400 euro.
- Differenza: B costa 1.800 euro in meno in sei mesi, senza contare le due non conformità in più di C (16 consegne conformi contro 18).
C'è un secondo numero utile: 3.600 diviso 9 ritardi fa 400 euro. Se in questa officina un ritardo costasse meno di 400 euro, C tornerebbe a convenire. Più un ritardo costa rispetto al risparmio sul prezzo, più alto deve essere il peso della puntualità.
Rifai il conto con i tuoi numeri. Un tuo ritardo costa le ore di persone ferme per il loro costo orario, più eventuali penali, telefonate e merce urgente comprata altrove. Quella cifra, confrontata con lo sconto che ottieni, ti dice se la puntualità deve pesare 15, 30 o 40.
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Come si fa in pratica con un assistente AI, passo per passo?
Cinque passi, in quest'ordine:
- Esporta ordini e DDT dal gestionale o da Excel: un file per fornitore, ultimi sei-dodici mesi.
- Chiedi all'assistente una tabella con data promessa, data di arrivo, prezzo, difetti e riferimento del documento da cui ha letto ogni riga.
- Controlla a campione dieci righe contro il documento originale. Se più di una è sbagliata, ripeti l'estrazione o correggi a mano.
- Calcola il punteggio in un foglio di calcolo, con le formule visibili. Non in chat.
- Rifai ogni mese, aggiungendo gli ordini nuovi.
Perché il calcolo non va fatto fare all'AI: un assistente può sbagliare una somma o inventare un dato con tono sicuro, e non te ne accorgi. Come succede è spiegato in perché l'AI inventa le risposte e come te ne accorgi. In un foglio, invece, la formula è lì e la controlli.
Non caricare contratti o condizioni economiche prima di aver letto, nelle condizioni d'uso dello strumento che usi, che cosa succede ai documenti caricati. Se i dati stanno già nel gestionale, il collegamento si imposta in un secondo momento: ne parla far lavorare AI e gestionale insieme. L'invio degli ordini è un altro processo, trattato in automatizzare gli ordini ai fornitori.
Il punteggio non basta: come si controlla il rischio del fornitore?
Il punteggio guarda il passato: ti dice come ha consegnato il fornitore, non se domani esisterà ancora. Per il rischio serve un controllo esterno.
La visura camerale è un documento informativo ufficiale estratto dal Registro Imprese, con stato di attività, amministratori, sede e certificazioni di un'impresa. Dallo stato di attività vedi se l'impresa è attiva, in liquidazione o in una procedura concorsuale.
Secondo il Registro Imprese, la visura ordinaria costa su Telemaco 3 euro per le imprese individuali, 3,50 euro per le società di persone e 5 euro per le società di capitali. Non ha valore di certificazione, a differenza del certificato camerale: serve a informarti, non a provare qualcosa in una controversia.
La regola: una visura all'anno per i fornitori da cui dipendi, e subito se le consegne peggiorano. Costa meno di un caffè al giorno di ritardi.
Quando la valutazione con l'AI non serve, e cosa non fare
Non serve con meno di cinque fornitori attivi o con pochi ordini: bastano un foglio e la memoria di chi riceve la merce. L'AI ha senso quando i documenti sono tanti e leggerli a mano non lo fa più nessuno.
Quattro cose da non fare:
- Non dare un punteggio a chi ha meno di 15-20 ordini. Tieni una nota qualitativa e rivaluta dopo.
- Non far scegliere il fornitore all'AI. Prepara il confronto, ma non conosce la storia del rapporto né quanto sia difficile sostituire quel fornitore.
- Non mandare il punteggio ai fornitori senza aver controllato i dati a campione. Un errore di lettura mostrato a chi vende diventa una discussione persa.
- Non misurare il prezzo senza trasporto e costi di non qualità. Il più economico sul listino può essere il più caro a fine mese.
Parti poi da un solo gruppo di fornitori. Sempre l'Istat: tra le imprese con almeno 10 addetti che hanno considerato l'AI senza adottarla, il primo ostacolo è la mancanza di competenze (58,6%). Un processo solo, fatto bene, insegna più di cinque avviati insieme.
Domani mattina prendi il fornitore da cui compri di più. Apri gli ultimi 20 ordini e conta quanti sono arrivati in tempo. Quel numero diviso 20, per 100, è già il tuo primo voto di puntualità.
Domande frequenti
Posso usare ChatGPT per valutare i miei fornitori?
Sì, per la parte di lettura: gli passi ordini, bolle e fatture e gli chiedi una tabella con prezzo, data promessa, data di arrivo e difetti. Il calcolo del punteggio fallo in un foglio Excel, perché le somme in chat possono essere sbagliate. Prima di caricare contratti, controlla le condizioni d’uso dello strumento che stai usando.
Quanti dati servono per dare un punteggio affidabile a un fornitore?
Come regola pratica, almeno 15-20 ordini per fornitore negli ultimi sei-dodici mesi. Sotto quella soglia un singolo ritardo sposta troppo il punteggio e rischi di giudicare un caso, non un comportamento. Con pochi ordini conviene tenere una nota qualitativa e rivalutare quando i dati sono abbastanza.
Come scelgo i pesi di prezzo, puntualità e qualità?
Parti da quanto ti costa ogni errore. Calcola in euro un ritardo (persone ferme, penali, telefonate) e un pezzo non conforme, e confrontali con quanto risparmi sul prezzo. Se un ritardo ti costa più dello sconto che ottieni, la puntualità deve pesare più del prezzo. Decidi i pesi prima di vedere i risultati.
L’AI può decidere al posto mio se cambiare fornitore?
Non conviene. L’AI può prepararti il confronto e segnalare chi è peggiorato, ma non conosce la storia del rapporto, la difficoltà di sostituire un fornitore o il tuo margine di trattativa. Il punteggio è il punto di partenza per una decisione che resta tua, soprattutto per i fornitori da cui dipendi.
Come verifico se un fornitore è solido finanziariamente?
Chiedi la visura camerale al Registro Imprese: mostra se l’impresa è attiva, in liquidazione o in procedura concorsuale, chi sono gli amministratori e quali certificazioni ha. Costa pochi euro (3 euro per una visura ordinaria di impresa individuale, 5 euro per una società di capitali). Ripetila ogni anno per i fornitori critici.
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