In due righe
- La sequenza è fissa: consulente, CCNL, posizioni INPS e INAIL, UNILAV, contratto, sicurezza.
- L'UNILAV si invia entro le ore 24 del giorno prima dell'inizio, e vale per INPS, INAIL e Prefettura.
- La visita medica non è obbligatoria per tutti: scatta solo se la valutazione dei rischi la prevede.
- Il primo passo da fare domani è prendere un appuntamento con un consulente del lavoro.
Per assumere il primo dipendente servono, in quest'ordine: un consulente del lavoro, la scelta del CCNL e dell'inquadramento, la verifica delle posizioni INPS e INAIL dell'azienda, la comunicazione obbligatoria UNILAV da inviare entro le ore 24 del giorno prima dell'inizio, il contratto firmato con i documenti obbligatori e la messa in regola della sicurezza (DVR, RSPP, formazione, eventuale visita medica). Poi partono Libro Unico e buste paga. La sequenza è fissa, le scadenze pure: chi salta un passaggio paga sanzioni.
Facciamo un esempio con una timeline per un'azienda tipo: un'artigiana che assume un'impiegata part-time dal primo del mese. I giorni sono ipotesi, il metodo è reale.
- Dieci giorni prima: ingaggia il consulente del lavoro e sceglie il CCNL Commercio.
- Cinque giorni prima: prepara il contratto e raccoglie i documenti.
- La settimana prima: aggiorna il DVR e programma la formazione.
- Il giorno prima: il consulente invia l'UNILAV entro le ore 24.
- Il giorno zero: la persona inizia e firma il contratto.
- Entro trenta giorni: arriva il certificato INAIL.
- A fine mese: prima busta paga e registrazione nel LUL.
Prima di tutto: il consulente del lavoro e cosa fa al posto tuo
Il consulente del lavoro non è obbligatorio per assumere. Ma per la prima assunzione è la scelta giusta per due motivi: conosce le scadenze e risponde lui degli errori formali. Tu resti il responsabile legale, ma lui ti toglie dalle mani il lavoro che più spesso genera sanzioni.
Cosa deleghi al consulente: la comunicazione UNILAV, l'elaborazione delle buste paga, il calcolo e il versamento dei contributi INPS e del premio INAIL, l'accantonamento del TFR. Cosa resta in capo a te: la scelta del CCNL, la sicurezza, la contrattualistica. Non provare a fare tutto da solo il primo mese solo per risparmiare la parcella: un errore sulle comunicazioni costa più della consulenza.
Quale CCNL applicare e come si sceglie l'inquadramento
Il CCNL è il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro che fissa, per un intero settore, minimi retributivi, orario, ferie e tutele. Non scegli il contratto che preferisci: si applica quello del settore di attività prevalente. Un negozio segue il CCNL Commercio, un'officina il CCNL Metalmeccanico, uno studio il CCNL Studi professionali.
L'inquadramento, cioè livello e qualifica, determina la retribuzione minima, l'orario e le ferie. Si sceglie leggendo le declaratorie del CCNL, non a sentimento. La stessa mansione può avere livelli diversi in base all'autonomia e alle competenze richieste. Prendi la declaratoria che corrisponde davvero alle mansioni che la persona svolgerà, non quella che costa meno. Sbagliare livello significa pagare di più o assumere con un inquadramento non corretto, che può essere contestato in sede di verifica.
Posizioni INPS e INAIL: cosa serve aprire per la prima assunzione
Per assumere serve una matricola INPS e un codice ditta con Posizione assicurativa territoriale (PAT) INAIL. La PAT è il numero che identifica la copertura infortuni dell'azienda. Di norma entrambe si aprono con la ComUnica alla Camera di Commercio quando avvii l'attività. Il certificato INAIL con codice ditta e PAT arriva entro trenta giorni dalla denuncia.
Se la tua attività è già registrata e ha già la posizione INAIL aperta, la prima assunzione non richiede nessuna nuova apertura. Devi solo aggiungere il lavoratore nel Libro Unico e inviare la comunicazione obbligatoria. Non fare una denuncia INAIL separata per il dipendente: l'UNILAV è pluriefficace e vale anche per l'INAIL.
La comunicazione obbligatoria UNILAV per assumere il primo dipendente: entro quando e cosa contiene
L'UNILAV è il modello telematico con cui il datore di lavoro comunica l'assunzione al Centro per l'Impiego. Va inviata entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto. Se la persona inizia lunedì, l'UNILAV deve partire entro la domenica sera. In caso di urgenza reale esiste il modello Uniurg, da regolarizzare con l'UNILAV completo entro cinque giorni.
La comunicazione è pluriefficace: vale per Centro per l'Impiego, INPS, INAIL e Prefettura, quindi non servono comunicazioni separate. Chi la salta paga la sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per lavoratore, come spiega La Legge per Tutti. Se il rapporto risulta in nero, scatta la maxi-sanzione per lavoro sommerso. Non far mai iniziare nessuno prima dell'invio dell'UNILAV, nemmeno per un giorno di prova.
Il contratto e i documenti da consegnare al primo dipendente
Il contratto va firmato prima dell'inizio e deve contenere: dati delle parti, mansioni, inquadramento, orario e retribuzione. Al lavoratore va consegnata anche l'informativa privacy. La scelta del TFR, cioè del Trattamento di Fine Rapporto, va espressa entro sei mesi dall'assunzione: si decide se lasciarlo in azienda o destinarlo a un fondo pensione. Il patto di prova è facoltativo ma consigliato, perché consente a entrambe le parti di recedere senza preavviso se il rapporto non funziona.
Consegna tutto il primo giorno. Non rimandare l'informativa privacy a dopo: la devi dare contestualmente all'instaurazione del rapporto. Per avere un metodo per valutare il capitale umano prima di confermare, puoi usare UmanValue.
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Il DVR è il Documento di Valutazione dei Rischi, cioè l'analisi dei pericoli presenti in azienda e delle misure per ridurli. Va aggiornato prima che il dipendente entri. Poi nomini l'RSPP, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. Puoi ricoprire tu stesso questo ruolo se segui un corso di 16, 32 o 48 ore in base al rischio, oppure incarichi un esterno.
La formazione del lavoratore è così: 4 ore di formazione generale per tutti, più una parte specifica di 4, 8 o 12 ore in base al rischio. L'Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011 fissa questi numeri. La visita medica, cioè la sorveglianza sanitaria, scatta solo se la valutazione dei rischi la prevede, ad esempio per movimentazione di carichi o uso di videoterminale oltre soglia. Non spacciare la visita medica per obbligatoria sempre: per un impiegato d'ufficio spesso non serve. Se serve, è il medico competente, nominato quando necessario, a fare la visita.
Segui questo ordine:
- Aggiorna il DVR.
- Nomina l'RSPP (te stesso con il corso o un esterno).
- Organizza la formazione del lavoratore (generale + specifica).
- Nomina il medico competente solo se la valutazione dei rischi prevede la sorveglianza sanitaria.
Dopo il primo giorno: LUL, busta paga e le scadenze mensili
Il LUL è il Libro Unico del Lavoro, il registro obbligatorio dove si annotano i dati di ogni lavoratore. Va compilato dal primo giorno. Poi il consulente elabora il cedolino, versa i contributi INPS, il premio INAIL e l'accantonamento TFR ogni mese. La tabella qui sotto tiene in fila tutta la sequenza, dal primo passo alla prima busta paga.
| Ordine |
Adempimento |
Quando |
Chi lo fa |
| 1 |
Ingaggio del consulente del lavoro |
Prima di tutto |
Titolare |
| 2 |
Scelta del CCNL e dell'inquadramento |
Prima di redigere il contratto |
Titolare + consulente |
| 3 |
Verifica posizioni INPS e INAIL (matricola e PAT) |
Prima della comunicazione |
Consulente (via ComUnica) |
| 4 |
Contratto, informativa privacy, scelta TFR |
Prima dell'inizio |
Titolare |
| 5 |
Comunicazione obbligatoria UNILAV |
Entro le ore 24 del giorno prima |
Consulente (o titolare) |
| 6 |
DVR aggiornato, RSPP, formazione (generale + specifica) |
Prima dell'inizio / nei giorni successivi |
Titolare + RSPP |
| 7 |
Visita medica (solo se prevista dalla valutazione dei rischi) |
Prima dell'inizio |
Medico competente |
| 8 |
LUL, busta paga, versamenti mensili |
Dal primo giorno e ogni mese |
Consulente |
Domani mattina prendi un appuntamento con un consulente del lavoro e chiedigli di verificare le tue posizioni INPS e INAIL. Poi fissa con lui la data dell'UNILAV. Tutto il resto viene dopo, in quest'ordine.
Domande frequenti
Quanto tempo prima va inviata la comunicazione obbligatoria di assunzione?
Entro le ore 24 del giorno precedente l’inizio del rapporto. Se la persona inizia lunedì, la comunicazione UNILAV va trasmessa entro la domenica sera. In caso di urgenza reale esiste il modello Uniurg, da regolarizzare con l’UNILAV completo entro cinque giorni.
È obbligatorio avere un consulente del lavoro?
No, puoi gestire gli adempimenti da solo o con un software, ma resti tu il responsabile legale. Per la prima assunzione il consulente conviene: redige il contratto, invia l’UNILAV, elabora le buste paga. Un errore sulle comunicazioni o sui contributi costa più della parcella.
La visita medica è obbligatoria per ogni nuovo dipendente?
No. La sorveglianza sanitaria scatta solo se la valutazione dei rischi individua rischi che la richiedono, come movimentazione di carichi, uso di videoterminale oltre soglia o agenti chimici. Per un impiegato d’ufficio spesso non serve. È il medico competente, nominato quando serve, a fare la visita.
Devo aprire una posizione INAIL se è la prima assunzione?
Sì, serve un codice ditta e una Posizione assicurativa territoriale (PAT). Di norma si aprono con la ComUnica alla Camera di Commercio quando avvii l’attività. Per il dipendente non serve una denuncia separata, perché l’UNILAV vale anche per l’INAIL.
Cosa rischio se faccio iniziare il dipendente senza comunicazione obbligatoria?
Una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per lavoratore per la comunicazione omessa o tardiva e, se il rapporto risulta in nero, scatta la maxi-sanzione per lavoro sommerso, ben più pesante. Non far mai iniziare nessuno prima dell’invio dell’UNILAV.
Quanto costa assumere il primo dipendente?
Non esiste un importo unico: dipende dalla retribuzione annua lorda (RAL), dal CCNL e dal settore. Al lordo pattuito si aggiungono contributi INPS, premio INAIL e accantonamento TFR. Chiedi al consulente un preventivo del costo mensile e annuo prima di firmare.
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