In due righe
- Un'assunzione sbagliata su 30.000 euro di RAL, chiusa entro sei mesi, costa circa 24.000 euro: l'80% della retribuzione annua.
- Il conto non esce da uno studio: esce da sei voci misurabili dalla tua contabilità e dal tuo tempo.
- Il costo pieno di un dipendente non è la RAL: è la RAL moltiplicata per circa 1,4, oneri inclusi.
- Per decidere non ti serve la percentuale di qualcun altro: ti serve il tuo numero, calcolato in 20 minuti.
Un'assunzione sbagliata in una PMI costa più o meno quanto una retribuzione annua intera. Per un impiegato da 30.000 euro lordi che se ne va o viene allontanato entro sei mesi, il conto reale è di circa 24.000 euro, l'80% della RAL. Non è una percentuale presa da uno studio: è la somma di sei voci misurabili (ore di selezione, retribuzione e oneri erogati, formazione, errori, tempo dei colleghi, nuova ricerca). Qui trovi il metodo per calcolare il tuo numero, voce per voce, con i dati Istat e INPS per valorizzare le ore.
Le 6 voci che compongono il conto
Prima dei conti, una definizione: la RAL è la retribuzione annua lorda pattuita nel contratto, prima delle trattenute fiscali e dei contributi a carico del lavoratore. Il costo aziendale del dipendente è un'altra cosa: è la RAL più gli oneri a carico del datore, in media circa 1,4 volte la RAL.
Un'assunzione sbagliata non è un unico costo. È la somma di sei voci separate, e vanno contate a parte perché quasi tutte escono da posti diversi del bilancio. Se le guardi insieme non sai dove intervenire. Le voci sono queste:
- Ore di selezione: il tempo che tu e i tuoi collaboratori spendete su annunci, screening dei CV e colloqui. Quando calcoli queste ore, stai calcolando il cost per hire, cioè il costo medio di un'assunzione, la somma dei costi interni ed esterni di recruiting divisa per il numero di assunzioni nello stesso periodo.
- Retribuzione e oneri erogati nei mesi di rapporto: il costo pieno del dipendente per il periodo in cui è rimasto.
- Formazione e affiancamento: le ore di chi insegna il lavoro e controlla i primi compiti.
- Errori e rilavorazioni: il danno economico degli sbagli commessi quando la persona non era ancora autonoma.
- Tempo dei colleghi: le ore rubate al lavoro ordinario per assorbire quello che il nuovo assunto non ha prodotto o ha rallentato.
- Nuova ricerca: la selezione che devi rifare per sostituirlo.
Nessuna di queste voci richiede una percentuale magica. Sono costi che puoi misurare con il tuo bilancio e il tuo calendario.
Il conto completo su un esempio: impiegato da 30.000 € che se ne va dopo 6 mesi
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Una PMI con 8 dipendenti assume un impiegato amministrativo con una RAL di 30.000 euro. Dopo sei mesi il rapporto si chiude, perché la persona se ne va o perché l'azienda la allontana durante il periodo di prova, la fase iniziale in cui entrambe le parti possono recedere liberamente, senza preavviso né giustificato motivo. Ecco il conto, voce per voce.
| Voce |
Come si calcola |
Importo (stima prudente) |
| Ore di selezione |
16 ore (annuncio, screening CV, colloqui) a 23 €/h + 200 € di annuncio |
570 € |
| Retribuzione e oneri (6 mesi) |
RAL 30.000 € × 1,4 / 2 (oneri Istat inclusi) |
21.000 € |
| Formazione e affiancamento |
40 ore di un collega a 23 €/h nel primo mese |
920 € |
| Errori e rilavorazioni |
Ipotesi dichiarata: un ordine sbagliato da rifare |
500 € |
| Tempo dei colleghi |
30 ore per assorbire il lavoro non fatto, a 23 €/h |
690 € |
| Nuova ricerca |
Stesso costo della prima selezione |
570 € |
| Totale |
|
24.250 € |
Il totale è di 24.250 euro, circa l'80% della RAL. È un conto prudente. Manca il costo opportunità, cioè quello che l'azienda avrebbe prodotto con una persona giusta. Manca la demotivazione del team, che non si somma in una tabella. Mancano i clienti persi se gli errori sono arrivati fuori dall'azienda. E manca la posizione scoperta, che obbliga qualcun altro a fare due lavori.
La voce errori è un'ipotesi dichiarata: ho messo 500 euro, tu puoi sostituirla con il margine reale del cliente perso o della pratica sbagliata. Se non hai un errore specifico, lascia zero: il tuo minimo diventa ancora più prudente.
Quanto vale un'ora del tuo tempo: i dati Istat e INPS da usare
Per valorizzare le ore interne serve un numero, e lo prendo da due fonti aperte. L'Istat rileva che il costo del lavoro orario per le imprese con 10-49 dipendenti è 23,1 euro. La media di tutte le imprese è 29,4 euro, ma per una PMI come quella dell'esempio il valore giusto è il primo.
Gli oneri sociali sono i contributi previdenziali e assicurativi e il TFR a carico del datore: in Italia pesano in media 38,4 euro ogni 100 di retribuzione lorda. Il TFR, cioè il trattamento di fine rapporto, matura una quota pari al 6,91% della retribuzione annua, come prevede l'articolo 2120 del codice civile, regola che l'INPS riporta.
Questi due dati spiegano perché moltiplicare la RAL per 1,4 è la scorciatoia corretta per stimare il costo pieno di un dipendente. Non è esatto per ogni CCNL: alcuni settori hanno aliquote più alte, altri più basse. Per una stima rapida e prudente funziona.
Per il titolare e per le figure senior la tariffa oraria va alzata: il loro tempo vale più di 23 euro all'ora, perché se è occupato a fare selezione non guadagna clienti.
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Perché le percentuali che trovi in giro non ti servono
In giro trovi numeri spaventosi: un'assunzione sbagliata costa fino a 5 volte lo stipendio, o il 200% della RAL. Sono medie estere o di profili diversi dal tuo, e quasi mai dicono da quali voci escono. Non ti servono.
Il tuo numero dipende dalle tue voci: quanto paghi, quante ore di selezione fai, quanto ritardi sui clienti. Un dato medio altrui non ti aiuta a decidere se rifare una selezione, se intervenire sulla formazione o se allungare il periodo di prova. La percentuale che leggi non risponde a nessuna di queste domande. Il tuo calcolo sì.
Se usi il numero di qualcun altro, stai decidendo con una media che non esiste nella tua azienda. Se usi il tuo, sai esattamente quale voce pesa di più e dove intervenire.
Come calcolare il tuo numero in 20 minuti
Prendi carta, penna e gli ultimi sei mesi. Non ti servono software o consulenti. In cinque passi hai il tuo numero minimo.
- Prendi la RAL del ruolo e moltiplicala per 1,4. Dividi per 12 e moltiplica per i mesi in cui la persona è rimasta. Esempio: 30.000 × 1,4 = 42.000; per sei mesi, 21.000 euro.
- Somma le ore di selezione. Conta i colloqui, lo screening dei CV, la stesura dell'annuncio. Valorizza ogni ora a 23 euro. Aggiungi il costo degli annunci o della job board, come Indeed o LinkedIn. Se hai usato un'agenzia per il lavoro o un head hunter, inserisci la fee.
- Stima le ore di affiancamento e dei colleghi. Chi ha spiegato il lavoro? Quante ore nel primo mese? Valorizza anche quelle a 23 euro.
- Inserisci il costo dell'errore reale che conosci. Non serve una media: se un ordine sbagliato è costato 400 euro di margine, scrivi 400. Se non hai un errore specifico, lascia zero.
- Somma le voci. Quello è il tuo totale minimo. Se il rapporto si chiude in periodo di prova, le prime quattro voci bastano; se sei oltre, aggiungi la nuova ricerca.
Questo è il metodo. Non è una formula da esportare in un foglio Excel complesso: è una sequenza di numeri che già possiedi, messi in fila.
Cosa NON fare per non pagare due volte
Quando il costo di un errore è alto, si fanno tre errori che lo fanno pagare due volte.
- Non accorciare il periodo di prova per risparmiare. Sei mesi di prova servono proprio a scoprire se la persona è giusta. Interrompere durante la prova costa pochissimo; farlo dopo costa l'intero conto di cui sopra.
- Non saltare le verifiche delle referenze. Due telefonate a ex datori o clienti valgono meno di un'ora del tuo tempo e possono evitare migliaia di euro di danno.
- Non assumere in fretta per tappare un buco. Un buco urgente spinge a scegliere il primo candidato disponibile, che è quasi sempre il modo migliore per rifare lo stesso errore. In quei momenti, una valutazione strutturata del capitale umano una valutazione strutturata del capitale umano costa meno dell'errore che evita.
Il passo più piccolo che puoi fare domattina è prendere l'ultima assunzione che non ha funzionato e rifare questo conto con i tuoi numeri. Se il totale supera la metà della RAL, hai già un motivo per trattare la prossima selezione come un investimento e non come una spesa.
Domande frequenti
Quanto costa un’assunzione sbagliata in una PMI?
Per un impiegato da 30.000 euro lordi che se ne va o viene allontanato entro sei mesi, il conto è di circa 24.000 euro, l’80% della RAL. È una stima prudente: somma selezione, retribuzione e oneri, formazione, errori, tempo dei colleghi e nuova ricerca. Non include il costo opportunità e i clienti persi.
Quali sono le voci di costo di un’assunzione sbagliata?
Sono sei: le ore di selezione, la retribuzione e gli oneri erogati nei mesi di rapporto, la formazione e l’affiancamento iniziale, gli errori e le rilavorazioni, il tempo che i colleghi perdono per assorbire il lavoro non fatto, e la nuova ricerca per sostituire la persona.
Dopo quanto tempo ci si accorge di un’assunzione sbagliata?
Di solito entro il periodo di prova, quindi nei primi tre-sei mesi. Ma alcuni costi emergono dopo: un cliente perso, una pratica sbagliata, la demotivazione del team. Per questo il conto va fatto a fine rapporto, non nel primo mese, quando il danno è ancora parzialmente nascosto.
Conviene pagare un’agenzia per evitare assunzioni sbagliate?
L’agenzia riduce il rischio ma non lo azzera, e costa tipicamente il 15-25% della RAL. Conviene confrontare quella fee con il costo dell’errore: se l’errore vale l’80% della RAL, investire in una selezione più accurata è quasi sempre un buon affare. Il punto non è spendere meno, ma sbagliare meno.
Come si calcola il costo pieno di un dipendente?
Si moltiplica la RAL per circa 1,4: in Italia gli oneri sociali (contributi e TFR) pesano in media 38,4 euro ogni 100 di retribuzione lorda, secondo Istat. Il fattore varia per settore e CCNL, ma per una stima rapida 1,4 è corretto e prudente.
È meglio allungare o accorciare il periodo di prova?
Conviene usare tutto il periodo di prova che il CCNL consente, non accorciarlo. Accorciarlo per risparmiare è un falso risparmio: è proprio nei primi mesi che emergono i segnali di un’assunzione sbagliata, e interrompere durante la prova costa molto meno che farlo dopo.
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