In due righe
- Non serve un ufficio HR: servono una mappa delle competenze e un calendario.
- Chi sa insegna a chi non sa, un'ora a settimana, con una scheda per sessione.
- Dopo 30 giorni verifichi che il compito sia svolto senza aiuto.
- I fondi interprofessionali finanziano la formazione con lo 0,30% già versato all'INPS.
La formazione interna in una PMI senza ufficio HR si organizza in tre mosse: individua le tre o cinque competenze critiche, costruisci un calendario di micro-sessioni in cui chi le sa le insegna a chi non le sa, e verifica dopo trenta giorni che il lavoro sia svolto senza aiuto. Non servono un HR, un LMS o un budget: bastano un foglio condiviso, un'ora a settimana e una scheda per sessione. Il costo si può quasi azzerare con i fondi interprofessionali, che finanziano la formazione con il contributo dello 0,30% già versato all'INPS.
La formazione interna è l'attività in cui un collaboratore trasferisce una competenza a un collega, senza fornitori esterni. Non è il corso in aula con il docente esterno e non è l'affiancamento informale in cui il nuovo arrivato osserva e poi si arrangia. È una via di mezzo con un metodo: chi sa una cosa la spiega in modo strutturato, in un tempo breve, a chi deve usarla nel lavoro.
Il training on the job è l'apprendimento che avviene svolgendo il lavoro reale, sotto la guida di chi lo sa già fare. In una PMI è la forma di formazione più adatta, perché usa i processi veri dell'azienda invece di simulazioni generiche. Il report Istat sulla formazione nelle imprese rileva che il 66,1% delle imprese con 10-49 addetti ha svolto attività formative nel 2020. Il dato riguarda le imprese con almeno 10 addetti: le micro imprese sotto i 10 non sono rilevate dalla statistica. Tra il 2015 e il 2020 la quota di imprese che usa il training on the job è cresciuta di 10,3 punti. Lo stesso report indica un costo medio di 56 euro per ora di corso, ma il vincolo più frequente nelle piccole imprese non è il costo, è il tempo.
Serve una mappa, non un organigramma. Prendi un foglio condiviso e scrivi le tre, quattro o cinque attività che tengono in piedi l'azienda. Per ognuna indica chi la sa già fare e chi no. Il criterio non è il titolo di studio: è chi, se domani non venisse, lascerebbe un buco.
Procedi così:
- Elenca le attività critiche. Esempi: preventivazione, uso del gestionale, controllo qualità, gestione del reclamo, fatturazione.
- Per ogni attività segna chi è in grado di svolgerla da solo.
- Segna chi non è in grado, ma dovrebbe esserlo.
- Evidenzia le attività in cui una sola persona sa fare tutto. Quelle sono le prime da coprire.
Per una valutazione più strutturata del capitale umano, Delera ha uno strumento dedicato: valutare il capitale umano e le competenze delle persone. Ma per iniziare basta il foglio.
Il calendario: un'ora a settimana, chi sa insegna a chi non sa
Mettiamo un'azienda di otto persone: due commerciali, tre in produzione, un amministrativo, un magazziniere e il titolare. Fatturato di 1,2 milioni di euro. Le competenze critiche individuate sono quattro: preventivazione, uso del gestionale per gli ordini, controllo qualità in uscita e lettura del margine di commessa.
Il calendario dura otto settimane, un'ora a settimana. Ogni sessione ha una competenza, un docente e un allievo. L'ora fissa vince sulle giornate in aula per tre motivi: non toglie una giornata intera alla produzione, si ripete ogni settimana senza dover riaprire l'agenda, e il contenuto si può mettere subito in pratica prima della sessione successiva.
Ecco un calendario tipo.
| Settimana |
Competenza |
Chi insegna |
Chi impara |
Durata |
| 1 |
Preventivazione base |
Titolare |
2 commerciali |
1 ora |
| 2 |
Uso del gestionale per gli ordini |
Amministrativo |
3 produzione |
1 ora |
| 3 |
Gestione del reclamo cliente |
Commerciale senior |
Commerciale junior |
1 ora |
| 4 |
Lettura del margine di commessa |
Titolare |
Tutti |
1 ora |
| 5 |
Controllo qualità in uscita |
Responsabile produzione |
3 produzione |
1 ora |
| 6 |
Fatturazione e incassi |
Amministrativo |
2 commerciali |
1 ora |
| 7 |
Organizzazione del magazzino |
Magazziniere senior |
Magazziniere |
1 ora |
| 8 |
Ripasso e verifica pratica |
Chi ha insegnato |
Chi ha imparato |
1 ora |
Il tempo di chi insegna non è zero: un'ora di sessione più un'ora di preparazione per otto settimane fa sedici ore. Se ipotizzi un costo interno di 40 euro l'ora, sono 640 euro di tempo. Una giornata di corso esterno può costare tra 1.000 e 3.000 euro, e spesso non copre i processi interni. Il conto è una stima, ma l'ordine di grandezza regge: la formazione interna costa soprattutto attenzione, non denaro.
I materiali minimi: una scheda, non un corso
Per ogni sessione serve una scheda di una pagina, preparata da chi insegna in circa un'ora. La scheda contiene quattro elementi:
- l'obiettivo della sessione, espresso come azione concreta («preventivare un ordine standard senza chiedere al titolare»);
- i passaggi in ordine, con i tasti del gestionale o le casistiche da trattare;
- gli errori tipici da evitare;
- una verifica finale, cioè un compito reale da svolgere entro la settimana.
Niente slide, niente LMS, niente piattaforma da installare. Un LMS, Learning Management System, è un software che eroga corsi online e registra chi li ha completati. Non serve all'inizio, perché il contenuto da trasferire sta nella testa delle persone, non in una piattaforma. Un foglio condiviso o una pagina nel drive interno bastano. La scheda resta consultabile da chi ha imparato, e diventa il punto di partenza per la sessione dell'anno dopo.
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Come si finanzia: fondi interprofessionali e il contributo dello 0,30%
Ogni azienda versa già all'INPS un contributo dello 0,30% del monte salari, previsto dall'art. 25 della legge 845/1978. Un fondo interprofessionale è un organismo paritetico che raccoglie quel contributo e lo restituisce alle imprese sotto forma di formazione finanziata. Il Conto Formazione è l'accantonamento sul fondo interprofessionale da cui l'azienda attinge per finanziare i propri piani formativi.
Fondimpresa, Fondartigianato e Fondoprofessioni sono esempi di fondi a cui aderire. Fondartigianato spiega che l'adesione avviene tramite la denuncia UNIEMENS, che è il canale con cui l'azienda comunica all'INPS i dati retributivi e contributivi. I passi concreti sono tre:
- Scegli il fondo in base al settore e al contratto applicato.
- Comunica l'adesione tramite UNIEMENS inserendo il codice del fondo.
- Quando il fondo apre un avviso, presenta un piano formativo con l'aiuto di un ente accreditato.
Come spiega la guida di Gility, i rimborsi possono coprire fino al 100% delle spese di formazione. Ma attenzione: lo 0,30% è un accantonamento, non un rimborso automatico. I piani vanno presentati rispondendo agli avvisi del fondo e rispettando le scadenze. Non aspettarti che il fondo paghi tutto senza domanda: va costruita e rendicontata.
Come misuri che funziona: il controllo a trenta giorni
Il criterio non è la soddisfazione del corso, è l'autonomia nel lavoro reale. A trenta giorni dalla sessione verifichi tre cose:
- il compito è svolto senza chiedere aiuto al docente?;
- quante correzioni servono in una settimana?;
- dove servono un ripasso o una sessione aggiuntiva?
Se chi ha imparato usa la competenza da solo, la sessione ha funzionato. Se ogni volta torna dal docente, il problema può essere nella scheda, nella scarsità di pratica o nel fatto che la sessione era troppo densa. In quel caso accorci: mezz'ora su un solo passaggio vale più di un'ora su tutto il processo.
Gli errori da evitare
Non partire da un LMS. Il software viene dopo, se serve, quando hai già un calendario e delle schede. Prima del metodo è solo un costo.
Non comprare un catalogo di corsi. Rischi di formare le persone su argomenti che non servono alla tua azienda, mentre le competenze critiche restano concentrate in una o due persone.
Non coinvolgere tutti su tutto. La formazione interna funziona quando è mirata: una competenza, un docente, un allievo. Il corso collettivo su un argomento generico è un'altra cosa, e in una PMI spesso non lascia traccia.
Non delegare a un consulente esterno una competenza che esiste già in azienda. Pagare qualcuno per insegnare l'uso del tuo gestionale, quando il tuo amministrativo lo conosce meglio di chiunque, è uno spreco.
E non confondere questo metodo con la formazione obbligatoria sulla sicurezza prevista dal D.Lgs. 81/2008. Quella ha docenti qualificati e regole proprie, e va tenuta separata. Questo metodo serve per le competenze operative, non per gli obblighi di legge.
Per le competenze che esistono già in azienda conviene quasi sempre la formazione interna: costa meno, si adatta ai processi reali e crea un legame diretto tra chi sa e chi impara. Il corso esterno serve quando una competenza non c'è proprio, ad esempio un nuovo software o una norma, oppure per la formazione obbligatoria. La maggior parte delle PMI dovrebbe partire dall'interno e usare il corso esterno solo per colmare i vuoti.
Il passo più piccolo, domani mattina: apri un foglio condiviso e scrivi le tre attività che, se restassero nella testa di una sola persona, bloccherebbero l'azienda. Accanto a ciascuna segna chi la sa già fare e chi no. Hai la mappa. Il calendario viene da solo.
Domande frequenti
Come si organizza la formazione interna se non c’è un ufficio HR?
Parti da una mappa delle competenze: elenca le tre-cinque attività critiche e indica chi le sa fare e chi no. Poi costruisci un calendario di micro-sessioni da un’ora, in cui chi sa insegna a chi non sa, con una scheda di una pagina per ogni sessione. Dopo trenta giorni verifichi che il compito sia svolto senza aiuto. Non servono un HR né un software.
Quanto costa la formazione interna in una piccola impresa?
Il costo diretto è quasi solo il tempo di chi insegna: un’ora a settimana per otto settimane più un’ora di preparazione fanno circa sedici ore. Molto meno di un corso esterno, che costa spesso più di mille euro a partecipante. In più i fondi interprofessionali rimborsano la formazione finanziata con il contributo dello 0,30% già versato all’INPS.
I fondi interprofessionali finanziano davvero la formazione interna?
Sì. Ogni azienda versa già all’INPS lo 0,30% del monte salari. Aderendo a un fondo interprofessionale tramite UNIEMENS, quel contributo finisce sul Conto Formazione dell’azienda e torna come formazione finanziata, con rimborsi fino al 100% delle spese. I piani vanno presentati rispondendo agli avvisi del fondo, di solito con l’aiuto di un ente accreditato.
Chi può fare da formatore interno?
Chiunque padroneggi una competenza e sappia spiegarla in modo semplice: il titolare, un tecnico senior, l’amministrativo per il gestionale. Non servono titoli da docente, serve solo preparare una scheda con i passaggi essenziali. Attenzione: la formazione obbligatoria sulla sicurezza ha regole proprie e richiede docenti qualificati, va tenuta separata.
Formazione interna o corso esterno: cosa conviene?
Per le competenze che esistono già in azienda conviene quasi sempre la formazione interna: costa meno e si adatta ai processi reali. Il corso esterno serve quando una competenza non c’è proprio, ad esempio un nuovo software o una norma, oppure per la formazione obbligatoria. La maggior parte delle PMI dovrebbe partire dall’interno.
Quanto tempo serve per organizzare la formazione interna?
La mappa delle competenze richiede mezza giornata, il calendario un’ora di lavoro. Poi bastano un’ora a settimana di sessione e un’ora di preparazione per chi insegna. Con otto settimane copri tre o quattro competenze critiche. È un sistema pensato per reggere anche quando nessuno ha tempo: pochi minuti alla volta, ogni settimana.
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