In due righe
- I primi trenta giorni decidono se la persona resta: preparali prima che arrivi.
- Il tutor è un collega, non il titolare. Il titolare entra solo al primo giorno, a fine prima settimana e a fine mese.
- La prima settimana va pianificata giorno per giorno; le tre successive hanno un obiettivo ciascuna.
- Ogni passo sta su un foglio scritto, così l'inserimento non dipende da una persona sola.
I primi trenta giorni di un nuovo assunto si organizzano in tre blocchi: una preparazione prima che arrivi, una prima settimana pianificata giorno per giorno e tre settimane con un obiettivo ciascuna. La regola che decide tutto è che l'onboarding non può dipendere dal titolare: si affida a un tutor scelto tra i colleghi, si scrive il percorso su un foglio che chiunque può seguire, si fissa un check-in a fine settimana. Se manca uno di questi pezzi, la persona impara da sola, che è il modo più rapido per perdersi.
Perché i primi trenta giorni decidono se la persona resta
L'onboarding è il percorso strutturato che porta un nuovo assunto dalla firma del contratto all'autonomia nel ruolo. I primi trenta giorni di quel percorso sono quelli in cui la persona decide se è nel posto giusto. Nel primo mese non sta solo imparando il lavoro: sta capendo se il lavoro assomiglia a quello che le è stato raccontato durante la selezione.
Confindustria, nell'Indagine sul lavoro del 2024, riporta per il 2023 un turnover complessivo del 34,0%: 17,8% in entrata e 16,2% in uscita. Il 65,8% delle cessazioni avviene per dimissioni. Vuol dire che, nella maggior parte dei casi, a lasciare il posto è il lavoratore. Non sappiamo quanti addii dipendano da un inserimento confuso, ma sappiamo che il primo mese è il periodo in cui quella decisione matura. Un inserimento lasciato al caso è una delle cause più frequenti di addio precoce.
Chi segue il nuovo assunto quando il titolare non c'è
In una PMI il titolare è quasi sempre in trattativa, in produzione o a spegnere un incendio. Se l'inserimento dipende da lui, il nuovo assunto trascorre i primi giorni ad aspettare. La soluzione non è un corso: è un tutor.
Il tutor, a volte chiamato buddy, è il collega che segue il nuovo assunto giorno per giorno nelle prime settimane, senza esserne il capo. Il tutor non deve essere un capo, altrimenti la persona non fa domande per paura di sembrare inadatta. Il titolare entra in tre momenti soltanto: il benvenuto del primo giorno, il check-in di fine prima settimana e il bilancio di fine mese. Tutto il resto lo segue il tutor, con un foglio scritto che dice cosa fare ogni giorno. Così, quando il titolare è in trattativa, l'inserimento va avanti lo stesso.
La settimana prima dell'arrivo: preparare tutto prima che cominci
Il preboarding è la fase tra la firma del contratto e il primo giorno, dedicata a preparare postazione, accessi e documenti. La regola è che ogni voce ha un responsabile e una data. Le quattro cose da chiudere prima di lunedì mattina sono:
- la postazione di lavoro pronta, con strumenti e accessi funzionanti il giorno prima;
- i documenti firmati, dal contratto alla lettera di assunzione;
- la comunicazione al team, con nome, ruolo e nome del tutor;
- il calendario del primo giorno condiviso con il nuovo assunto e con il tutor.
La comunicazione al team serve a non far arrivare la persona da estranea: se i colleghi sanno chi è e perché è lì, il primo caffè non è imbarazzante. Se il nuovo assunto arriva e una di queste quattro cose non è pronta, capisce subito che l'azienda non l'aspettava.
Prima settimana giorno per giorno
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Un'officina metalmeccanica con otto dipendenti assume un tecnico commerciale. Il titolare passa metà della giornata in trattativa con i clienti. Se l'inserimento dipende da lui, il nuovo assunto resta fermo per ore. La soluzione è questa: il responsabile di produzione fa da tutor un'ora al giorno, il percorso è scritto su un foglio condiviso e il titolare entra solo nei tre momenti fissi. Il piano dei primi cinque giorni sta tutto in una tabella.
| Giorno |
Cosa succede |
Chi lo segue |
A fine giornata sa |
| Giorno 1 |
Accoglienza, tour, postazione e accessi funzionanti, pranzo con il team |
Tutor + titolare (30 minuti) |
Muoversi da solo e accedere agli strumenti |
| Giorno 2 |
Formazione sicurezza parte generale e documenti da firmare |
Tutor + consulente |
Conoscere i rischi base e le regole |
| Giorno 3 |
Primo affiancamento al collega che fa lo stesso lavoro |
Tutor |
Capire il processo di lavoro reale |
| Giorno 4 |
Primo task semplice ma reale, da solo |
Tutor controlla |
Completare un'attività vera |
| Giorno 5 |
Check-in di fine settimana: cosa ha capito, cosa manca |
Titolare + tutor |
Sapere cosa fare la settimana dopo |
Già al terzo giorno la persona è affiancata a chi svolge il suo stesso lavoro. Al quarto completa un task vero, semplice ma reale, con il tutor che controlla. Al quinto sa cosa dovrà fare la settimana successiva. Questo piano funziona perché non lascia mai la persona da sola per un'intera giornata, ma la porta presto a toccare il lavoro vero.
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Settimana 2, 3 e 4: un obiettivo per settimana
Finita la prima settimana, il percorso non diventa automatico. Serve un obiettivo per ciascuna delle tre settimane successive, con una verifica a fine settimana, non a fine mese.
- Settimana 2: autonomia sui task base. La persona ripete da sola le attività viste nella prima settimana, con controlli brevi del tutor.
- Settimana 3: conoscenza del prodotto e dei clienti. Deve saper spiegare cosa vendete e a chi, con parole proprie, e conoscere i clienti più importanti.
- Settimana 4: primo feedback strutturato e obiettivi per i 60-90 giorni successivi.
La verifica settimanale dura trenta minuti: il tutor e la persona guardano il foglio, segnano cosa è andato e cosa va ripreso. A fine mese la persona deve fare da sola i task base del ruolo, spiegare il prodotto e sapere a chi chiedere per ogni problema. Non serve che sia produttiva come un veterano: serve che non debba più fermarsi per ogni minima cosa.
La formazione sulla sicurezza va messa in calendario subito. L'art. 37 del D.Lgs. 81/2008, il Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, dice che la formazione dei lavoratori va erogata alla costituzione del rapporto di lavoro, prima che la persona sia adibita alle sue mansioni. Il comma 12 specifica che la formazione avviene durante l'orario di lavoro e non può comportare oneri economici per il dipendente. Non va fatta quando c'è tempo: va fatta nella prima settimana. La formazione non è una formalità. Farla subito dice che la sicurezza conta davvero.
Il periodo di prova è la fase iniziale del rapporto in cui entrambe le parti possono recedere senza preavviso né indennità, come prevede l'art. 2096 del Codice Civile. La durata massima la fissa il CCNL, il contratto collettivo nazionale di lavoro che fissa, tra l'altro, la durata massima del periodo di prova per ogni livello. In genere si va da due settimane a sei mesi, a seconda del livello e del contratto. Il patto di prova deve risultare da atto scritto con indicazione delle mansioni.
Il documento di percorso: il foglio che salva l'onboarding
Tutto il piano appena descritto sta su un foglio. Non serve un software: basta un documento condiviso o un foglio cartaceo con cinque colonne. Il tutor lo compila ogni venerdì. Serve perché l'inserimento non dipenda da una persona sola e si possa correggere in corsa.
Le colonne sono: giorno, obiettivo, chi lo segue, cosa la persona deve saper fare a fine giornata, note del tutor. Se il tutor si assenta una settimana, chiunque può leggere il foglio e sapere cosa fare. È questo che salva l'inserimento.
Se serve capire chi, in azienda, può fare da tutor o quali competenze vanno rinforzate, la valutazione del capitale umano aiuta a leggere le persone con un metodo.
Cosa non fare nei primi trenta giorni
Ci sono tre errori che da soli bastano a bruciare un inserimento.
- Non lasciare la persona a leggere manuali per giorni. I manuali servono per consultare, non per formare. Dopo due giorni da soli con un manuale, la persona si chiede se l'azienda sa cosa farsene.
- Non improvvisare il primo giorno. Se la postazione non è pronta o il tutor non c'è, il nuovo assunto capisce che nessuno lo aspettava.
- Non aspettare la fine del mese per il primo feedback. Se c'è un problema di metodo o di aspettative, a fine mese è già radicato.
Anche il feedback positivo va dato subito: se una cosa è riuscita bene, dirlo il venerdì vale dieci volte di più che dirlo in una valutazione trimestrale.
Il primo passo da fare domani mattina è questo: scegli il tutor e prepara il foglio della prima settimana. Poi non resta che seguirlo.
Domande frequenti
Quanto deve durare l’onboarding di un nuovo assunto?
In una PMI i primi trenta giorni sono la fase decisiva, ma il percorso vero si chiude con la fine del periodo di prova, di solito da due settimane a sei mesi a seconda del CCNL. Nei primi trenta giorni la persona deve capire il ruolo, gli strumenti e le regole; nei mesi successivi deve raggiungere l’autonomia. Se il primo mese è ben organizzato, il resto viene da sé.
Chi segue il nuovo assunto se il titolare non ha tempo?
Un tutor scelto tra i colleghi, che non sia il capo diretto. Il titolare interviene solo in tre momenti: il primo giorno per il benvenuto, il check-in di fine prima settimana e il bilancio di fine mese. Tutto il resto lo segue il tutor, con un foglio scritto che dice cosa fare ogni giorno. Così l’inserimento non si ferma quando il titolare è in trattativa.
Cosa deve saper fare il nuovo assunto alla fine del primo mese?
Deve fare da solo i task base del ruolo, conoscere il prodotto o il servizio abbastanza da spiegarlo a parole proprie, e sapere a chi chiedere per ogni tipo di problema. Non serve che sia già produttivo come un veterano: serve che non sia più dipendente da qualcuno per ogni minima cosa.
Quando va fatta la formazione sulla sicurezza per un nuovo assunto?
Alla costituzione del rapporto di lavoro, prima che la persona sia adibita alle sue mansioni. Lo prevede l’art. 37 del D.Lgs. 81/2008. La formazione avviene durante l’orario di lavoro e senza costi per il dipendente. Per questo va messa in calendario già nella prima settimana, non lasciata a quando c’è tempo.
Cos’è il periodo di prova e quanto dura?
È la fase iniziale del rapporto in cui entrambe le parti possono recedere senza preavviso né indennità, come prevede l’art. 2096 del Codice Civile. La durata massima la fissa il CCNL applicato: varia per livello, di solito da due settimane a sei mesi. Il patto di prova deve indicare per iscritto le mansioni.
Come capisco se l’inserimento sta funzionando?
Con tre segnali, tutti verificabili alla fine di ogni settimana: la persona fa da sola i task della settimana precedente, fa domande sempre più precise invece che generiche, e il tutor conferma che non deve più ripetere le stesse cose. Se uno di questi tre manca, si interviene subito, non a fine mese.
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