Matrice delle responsabilità RACI: chi fa cosa

In due righe

R chi esegue, A chi risponde del risultato, C chi consultare, I chi informare
Una sola A per attività: è la regola che rende visibile il collo di bottiglia
La RACI non serve solo ai progetti: funziona meglio sui processi che si ripetono ogni settimana
Qui la applichiamo all'ordine cliente in un'officina con sei persone, tabella pronta da copiare

La matrice delle responsabilità RACI è una tabella che assegna a ogni attività di un processo quattro ruoli: R per chi esegue, A per chi risponde del risultato (uno solo per attività), C per chi va consultato, I per chi va solo informato. Nata per i progetti, è il modo più rapido per eliminare i "pensavo toccasse a lui" dai processi di tutti i giorni. Qui la applichiamo a un processo vero di PMI, l'ordine cliente, con una tabella pronta da copiare e la regola che svela il collo di bottiglia.

Cos'è la matrice delle responsabilità RACI, in una frase

La matrice RACI è una tabella che assegna a ogni attività di un processo uno o più ruoli tra quattro lettere. Wikipedia la definisce come matrice di assegnazione delle responsabilità. Le quattro lettere si leggono così.

R, Responsible: chi esegue materialmente l'attività. Può essere più di una persona.
A, Accountable: chi risponde del risultato. Deve essere una sola persona per attività.
C, Consulted: chi va consultato prima di eseguire o decidere, perché porta informazioni o competenza.
I, Informed: chi va informato a cose fatte, senza partecipare alla decisione.

La guida PM² della Commissione europea, versione 2.5 del 2015, sezione 4.12, usa la RAM (RASCI) come standard per documentare l'assegnazione delle responsabilità. Sempre Wikipedia elenca la variante RASCI, che aggiunge un quinto ruolo, il Support, chi aiuta materialmente il Responsible.

La regola che fa funzionare tutto: una sola A per attività

Chi esegue può essere più di uno. Chi risponde del risultato no: deve esserci una sola A per attività. Se due persone sono Accountable sulla stessa riga, il processo decisionale si blocca o diventa lento, perché ciascuna può dire che decideva l'altra.

Nelle PMI il caso tipico è il titolare che è A su ogni riga. Succede non perché voglia accentrare, ma perché nessuna decisione è mai stata scritta. Quando metti la matrice su carta, il collo di bottiglia compare da solo. Una sola A non è una regola da project manager: è il modo per rendere visibile che ogni decisione ha un nome.

Come si usa su un processo di tutti i giorni: l'ordine cliente

Facciamo un conto su un'azienda tipo: un'officina meccanica con sei persone e ottocentomila euro di fatturato. I ruoli sono titolare, commerciale, caporeparto produzione, magazzino e amministrazione. Prendiamo il processo ordine cliente e lo dividiamo in nove attività. I numeri sono ipotesi trasparenti, non rilevazioni.

La tabella qui sotto è la matrice già rivista: il titolare resta Accountable solo su tre attività. Sulla ricezione e sull'inserimento ordine l'A passa al commerciale, sulla verifica disponibilità e sulla produzione al caporeparto, sulla spedizione al magazzino, sulla fatturazione all'amministrazione. Dove la stessa persona esegue e risponde, la cella contiene A/R.

Attività	Titolare	Commerciale	Caporeparto	Magazzino	Amministrazione
Ricezione ordine dal cliente	I	A/R
Verifica disponibilità e tempi		C	A	R
Conferma prezzo e tempi al cliente	A	R	C
Inserimento ordine a sistema		A/R			I
Pianificazione produzione e acquisti	A	I	R	C
Produzione	I		A/R
Spedizione e consegna		I		A/R	I
Fatturazione	I	C			A/R
Gestione reclami post-consegna	A	R	C		I

Guardala per colonna: se una persona ha la A su molte righe, è lì che le decisioni si fermano. Qui la A non è più concentrata.

Il passo successivo

Deleghe, processi e ruoli si sistemano lavorandoci sopra. Da Caos a Impresa sono tre giorni dal vivo a Bologna, su casi veri.

Guarda Da Caos a Impresa

Come costruire la matrice in 4 passaggi

Scegli un solo processo, non tutta l'azienda. Quello che si ripete ogni settimana e dove i "pensavo toccasse a lui" costano di più.
Elenca le attività in ordine, da quando il processo parte a quando finisce. Non più di dieci o dodici passaggi.
Metti le persone in colonna. Usa i ruoli, non i nomi: commerciale, caporeparto, magazzino, amministrazione.
Assegna le lettere partendo da R e A, poi C e I. Discuti le righe in conflitto, non le lasciare in sospeso.

Falla in un'ora di lavoro condiviso con chi è coinvolto. Un documento calato dall'alto non regge: le persone lo ignorano.

I 5 errori che la matrice rivela

Riga senza A. Nessuno risponde del risultato. Correggi assegnando una sola A.
Riga con due A. Doppio comando. Fermatevi e decidete chi dei due risponde davvero.
Riga senza R. Nessuno esegue. Assegna un R, anche se è la stessa persona che ha la A.
Persona con troppe R. È il collo di bottiglia operativo. Sposta alcune R ad altri, o forma qualcuno.
Celle piene e troppe C. Troppi chef in cucina. Riduci i consultati a chi porta davvero informazioni.

Questa checklist è la parte che rende lo strumento utile: non il foglio, ma quello che il foglio rivela.

Quando la RACI non serve

Non usarla su tutto. Su tutti i processi insieme diventa un documento che nessuno legge. Non usarla con due o tre persone, dove basta una riunione. Non usarla per attività banali o puramente individuali, perché la burocrazia costa più del beneficio.

Serve solo dove si litiga su chi fa e chi decide. Se la fai e resta in un cassetto, non è servita a niente.

Il passo più piccolo, domani mattina: scegli un solo processo, quello dove ogni settimana qualcuno chiede «chi decide?». Elenca le attività, metti i ruoli in colonna e assegna R e A. Se vuoi vedere come questa matrice si incastra con le altre aree dell'azienda, parti dall'ecosistema Delera per le PMI.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra Responsible e Accountable?

Il Responsible esegue il lavoro e può essercene più di uno sulla stessa attività. L’Accountable risponde del risultato: è chi decide e si prende la responsabilità se qualcosa va storto. La regola d’oro è una sola A per attività. Nelle PMI l’errore tipico è un titolare che fa da Accountable su tutto e diventa il collo di bottiglia.

La matrice RACI serve solo per i progetti?

No. È nata nel project management, ma funziona anche meglio sui processi ricorrenti, quelli che si ripetono ogni settimana e dove i ‘pensavo toccasse a lui’ costano di più. Ordine cliente, gestione reclami, fatturazione: sono processi, non progetti, e la RACI li chiarisce in un pomeriggio.

Posso usare la RACI in una PMI con pochi dipendenti?

Sì, ma non su tutto. Con meno di cinque persone non serve una matrice: basta una riunione. La RACI conviene sui processi dove si litiga sempre su chi decide e chi fa, o dove ogni cosa passa dal titolare. Lì una tabella condivisa vale più di dieci riunioni.

Cosa significa RASCI?

È la variante che aggiunge una S, Support: chi aiuta materialmente il Responsible senza esserne il responsabile. La differenza con il Consulted è che il Support mette le mani, il Consulted porta informazioni. Per una PMI la RACI a quattro lettere basta quasi sempre: aggiungere lettere complica senza aggiungere chiarezza.

Cosa succede se una riga ha due A?

Il processo decisionale si blocca o diventa lento: due persone che rispondono dello stesso risultato litigheranno su chi ha l’ultima parola. La regola è una sola A per attività. Se in una riunione spuntano due A sulla stessa riga, fermatevi e decidete chi dei due risponde davvero.

Quanto tempo serve per fare una matrice RACI?

Per un singolo processo, un’ora in una stanza con le persone coinvolte: si elencano le attività, si mettono le lettere, si discutono i punti in conflitto. Il valore non è il foglio, è la discussione che lo compila. Poi si aggiorna solo quando cambia l’organizzazione.

Fonti