In due righe
- Si parte dalle funzioni, non dai nomi.
- È normale che una persona copra tre o quattro funzioni.
- La tabella che conta ha tre colonne: funzione, chi la copre, chi decide.
- L'organigramma non è il funzionigramma.
Per fare un organigramma in una PMI da 15 persone dove tutti fanno tutto, parti dalle funzioni, non dalle persone. Prima elenca le caselle: commerciale, produzione, amministrazione, acquisti, personale, marketing. Poi scrivi accanto a ciascuna chi la copre oggi e chi ha l'ultima parola. Accetta che la stessa persona compaia su tre o quattro caselle: è normale, ed è il modo per scoprire i buchi. Il risultato non è un disegno, è una tabella con tre colonne: funzione, chi la copre oggi, chi decide.
Perché a 15 persone l'organigramma serve (e perché oggi non c'è)
In Italia, secondo il Censimento permanente delle imprese 2023 dell'Istat, il 78,9% delle imprese con almeno 3 addetti è una microimpresa (3-9 addetti) e il 18,5% una piccola (10-49 addetti). Oltre il 97% sta sotto i 50 addetti.
Una microimpresa, secondo la Commissione europea, è un'impresa con meno di 10 addetti e fatturato o bilancio fino a 2 milioni di euro.
In queste aziende non esiste quasi mai una funzione organizzativa o HR dedicata, e l'organigramma viene visto come roba da multinazionale. È esattamente il contrario. Una multinazionale può permettersi ruoli sfumati e procedure scritte: anche senza un disegno, tutti sanno a chi chiedere. In una PMI da 15 persone tutti fanno tutto, le responsabilità restano implicite e le cose cadono.
L'organigramma serve proprio lì: non per burocrazia, ma per rendere esplicito chi presidia cosa. A 15 persone l'organigramma non è un lusso: è lo strumento per smettere di dire "ci penso io" a tutto e per scoprire le funzioni che nessuno presidia davvero. Se oggi non c'è, di solito è perché disegnarlo sembra un esercizio da ufficio personale. In realtà basta un pomeriggio e un foglio di calcolo.
Prima le caselle, poi i nomi: il principio che evita il pasticcio
La regola è una: non partire da chi c'è, ma da cosa serve. Prima elenchi le funzioni come caselle vuote. Solo dopo, accanto a ogni casella, scrivi il nome di chi oggi la presidia.
Se parti dalle persone, ottieni la fotografia di come stanno le cose adesso. Il problema è che quella fotografia invecchia nel momento in cui qualcuno se ne va o cambia ruolo. L'organigramma costruito sui nomi diventa obsoleto in tre mesi e va rifatto da capo.
Partire dalle funzioni, invece, ti dà una mappa stabile. Le funzioni necessarie non cambiano quando cambia una persona: cambia solo chi le copre. E così scopri anche i buchi, le funzioni che nella tua azienda non hanno un nome accanto.
Il principio è semplice: prima le caselle, poi i nomi. Sembra banale, ma è la differenza tra un organigramma che descrive il passato e uno che ti serve per decidere.
Quali funzioni esistono in una PMI da 15 persone
Una funzione aziendale è un insieme omogeneo di attività, come vendite, produzione o amministrazione, necessario a far funzionare l'impresa. In una PMI da 15 persone le funzioni necessarie sono di solito tra otto e dieci. Elenchiamole, con una riga di scopo per ciascuna:
- Direzione generale: definisce le priorità, prende le decisioni finali, tiene i conti con la strategia.
- Commerciale e vendite: genera i ricavi, gestisce i clienti, chiude gli ordini.
- Produzione e operations: trasforma gli input nel prodotto o servizio, rispetta tempi e qualità.
- Amministrazione, finanza e controllo: tiene la contabilità, paga e incassa, produce i numeri.
- Acquisti: seleziona i fornitori, negozia i prezzi, garantisce gli approvvigionamenti.
- Personale (HR): assume, forma, gestisce i contratti e il clima.
- Marketing e comunicazione: fa conoscere l'azienda, genera i contatti, cura la reputazione.
- Qualità e sicurezza: garantisce conformità, sicurezza sul lavoro, controllo qualità.
- Logistica e magazzino: gestisce scorte, spedizioni, ricevimento merci.
- IT e sistemi: mantiene software, hardware, dati e connettività.
Non serve che ogni funzione abbia un reparto o un responsabile dedicato. In un'officina da 15 persone, per esempio, dieci funzioni non possono essere coperte da dieci persone diverse. Facciamo il conto su un caso concreto. Prendiamo un'officina metalmeccanica da 15 persone: tre soci, un capo officina, un impiegato amministrativo, nove operai e un tecnico. Tre sono soci, dodici no. Le dieci funzioni si distribuiscono sui tre soci, sul capo officina e sull'impiegato, mentre gli operai e il tecnico lavorano quasi solo nella produzione. Questo significa che quasi tutte le funzioni di staff sono in mano a quattro o cinque persone. La multi-copertura è la regola, non l'eccezione.
La tabella che fa il lavoro: funzione, chi la copre oggi, chi decide
Il cuore del metodo è una tabella con tre colonne: funzione, chi la copre oggi, chi decide. Puoi aggiungerne una quarta opzionale, "rischio se scoperta", per evidenziare subito le criticità.
Riprendiamo l'officina da 15 persone e compiliamola.
| Funzione |
Chi la copre oggi |
Chi decide |
| Direzione generale |
Socio A (titolare) |
Socio A |
| Commerciale e vendite |
Socio B |
Socio B |
| Produzione e operations |
Capo officina |
Socio A |
| Amministrazione e finanza |
Socio C + studio esterno |
Socio C |
| Acquisti |
Socio A (quando serve) |
Socio A |
| Personale (HR) |
Nessuno |
Socio A |
| Marketing e comunicazione |
Nessuno (un po' il socio B) |
Nessuno |
| Qualità e sicurezza |
Capo officina |
Socio A |
| Logistica e magazzino |
Impiegato amministrativo |
Socio C |
| IT e sistemi |
Consulente esterno |
Socio C |
Guarda le righe "Personale" e "Marketing". La colonna "chi la copre oggi" dice "nessuno". In "Marketing" anche "chi decide" dice "nessuno". Questi sono i buchi: funzioni necessarie che non hanno un presidio reale. Non è un problema di organigramma: è un problema di azienda, e la tabella lo rende visibile.
La lettura è questa: ogni riga con "nessuno" è il primo problema da risolvere. Non serve assumere subito: puoi affidare la funzione a qualcuno che già c'è, o a un consulente esterno per un periodo, o decidere consapevolmente di non presidiarla. Ma devi farlo con una decisione, non per inerzia.
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Una persona su tre caselle: quando regge e quando va spezzata
Vedere la stessa persona su tre o quattro caselle non è un errore: a 15 persone è la normalità. Ma la multi-copertura regge solo a certe condizioni.
Regge quando le funzioni sono affini e a basso carico. Per esempio, il socio C che segue amministrazione, finanza e acquisti: sono attività vicine, spesso legate alle stesse scadenze, e in una piccola azienda possono convivere nella stessa testa.
Non regge in due casi. Primo, quando c'è conflitto di interessi: la stessa persona che compra e che controlla i conti può nascondersi gli errori. Secondo, quando una funzione strategica è sempre in coda: se il commerciale è coperto da chi sta tutto il giorno in produzione, le vendite ristagnano.
Il criterio per decidere è questo: spezza una funzione quando trovi un conflitto di interessi, oppure quando una funzione che porta ricavi o garantisce la sicurezza è sistematicamente trascurata. In tutti gli altri casi, lascia pure la multi-copertura.
Coprire più caselle va bene; essere il collo di bottiglia no.
Organigramma e funzionigramma: non confonderli
L'organigramma è la rappresentazione grafica delle funzioni aziendali e delle relazioni gerarchiche tra chi le presidia. La linea di riporto è la relazione gerarchica che stabilisce chi risponde a chi all'interno dell'organizzazione. Il funzionigramma è il documento che elenca, funzione per funzione, i compiti specifici e le attività di ciascun ruolo.
Sono due strumenti diversi, e a 15 persone conviene partire dall'organigramma. Il funzionigramma scende nel dettaglio delle singole attività, e se cominci da lì anneghi nei dettagli e non finisci mai. Prima metti in chiaro quali funzioni esistono, chi le presidia e chi decide. Poi, solo per le funzioni critiche o per quelle scoperte, puoi dettagliare le attività.
In altre parole: l'organigramma è la mappa dei ruoli, il funzionigramma è il manuale delle attività. A 15 persone la mappa viene prima.
Come disegnarlo in un pomeriggio senza software complicati
Non serve Lucidchart, Visio o un software dedicato. Bastano un foglio di calcolo come Excel, o PowerPoint se preferisci vedere le caselle. Lo strumento è secondario: prima la tabella, poi il disegno.
L'ordine è questo:
- Elenca le funzioni necessarie, da direzione generale a IT.
- Compila la tabella con tre colonne: funzione, chi la copre oggi, chi decide.
- Disegna le caselle solo dopo, su un foglio o su PowerPoint, partendo dalla tabella.
- Verifica i buchi: ogni funzione con "nessuno" è una decisione da prendere.
Il disegno è l'ultimo passo, non il primo. Se cominci da PowerPoint a spostare rettangoli, stai facendo grafica, non organizzazione. E l'organigramma non deve essere bello: deve essere vero.
Tre errori da evitare (e cosa non fare)
Tre errori da evitare, e un non fare per ciascuno.
Non partire dai nomi. Se cominci da chi c'è, ottieni la fotografia del passato. Parti dalle funzioni, poi assegni i nomi.
Non copiare l'organigramma di un'altra azienda. Le funzioni sono simili, ma il tuo assetto dipende dalla tua strategia e dalle tue persone. Copiare ti dà un disegno finto.
Non disegnarlo una volta e lasciarlo lì. L'organigramma va aggiornato ogni volta che cambia qualcosa di strutturale: una persona chiave se ne va, assumi un responsabile, apri una nuova area. Se non rispecchia più la realtà, o lo aggiorni o lo butti.
Non confonderlo con il funzionigramma. L'organigramma dice chi presidia cosa e chi decide. Il dettaglio delle attività viene dopo, se serve.
La cosa da fare domani mattina è compilare la tabella delle dieci funzioni. Prendi un foglio di calcolo, elenca le funzioni, e scrivi accanto a ciascuna chi la copre oggi e chi decide. Bastano trenta minuti. I buchi che trovi sono il tuo piano di lavoro.
Per una verifica più ampia delle cinque aree aziendali, puoi usare il PMI Speed Test.
Domande frequenti
Un’azienda da 15 persone ha davvero bisogno di un organigramma?
Sì, anzi ne ha più bisogno di una grande. In una multinazionale i ruoli sono già definiti da procedure e job description; in una PMI da 15 persone tutti fanno tutto e senza una mappa delle funzioni le responsabilità restano implicite. L’organigramma serve a scoprire i buchi, cioè la funzione che nessuno presidia davvero. Non è burocrazia, è un modo per smettere di dire ‘ci penso io’ a tutto.
Da dove si comincia a fare un organigramma aziendale?
Dalle funzioni, non dalle persone. Fai un elenco delle caselle necessarie: commerciale, produzione, amministrazione, acquisti, personale, marketing. Solo dopo scrivi accanto a ciascuna chi la copre oggi e chi ha l’ultima parola. Se parti dai nomi ottieni la fotografia di come stanno le cose ora, non di come dovrebbero stare, e l’organigramma diventa obsoleto appena una persona cambia ruolo.
Quante funzioni servono in una PMI di 15 persone?
Di solito tra otto e dieci: direzione generale, commerciale, produzione, amministrazione e finanza, acquisti, personale, marketing, qualità e sicurezza, logistica, IT. Non serve che ogni funzione abbia un reparto o un responsabile dedicato: in una PMI è normale che una persona ne copra tre o quattro. L’importante è che ogni funzione abbia almeno un nome accanto e uno che decide.
Cosa faccio se una persona copre troppe funzioni?
Guardati le funzioni che quella persona presidia e chiediti: ci sono conflitti di interesse, per esempio la stessa persona che compra e che controlla i conti? C’è una funzione critica, come il commerciale, che viene trascurata perché la persona è presa altrove? Se la risposta è sì, quella funzione va spostata o affidata, anche a un collaboratore esterno. Coprire più caselle va bene; essere il collo di bottiglia no.
Che differenza c’è tra organigramma e funzionigramma?
L’organigramma dice quali funzioni esistono, chi le presidia e chi decide: è la mappa dei ruoli. Il funzionigramma scende sulle singole attività: per ogni funzione elenca i compiti specifici, le procedure e le responsabilità operative. In una PMI da 15 persone conviene partire dall’organigramma e arrivare al funzionigramma solo dopo, altrimenti si annega nei dettagli e non si finisce mai.
Ogni quanto va aggiornato l’organigramma di una piccola azienda?
Ogni volta che cambia qualcosa di strutturale: una persona chiave se ne va, si assume un responsabile, si apre una nuova area di attività, o si scopre che una funzione è rimasta scoperta. Non serve un calendario rigido: una revisione ogni sei mesi è più che sufficiente per un’azienda da 15 persone. La regola è una sola: se l’organigramma non rispecchia più la realtà, o lo aggiorni o lo butti.
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