In due righe
- Stima i ricavi per linea di prodotto
- Somma i costi fissi
- Calcola i costi variabili in percentuale sui ricavi
- Verifica il punto di pareggio
Il budget aziendale si può fare in due giornate di lavoro, anche senza ufficio amministrativo: servono un foglio di calcolo e i numeri dell'anno scorso. Il primo giorno stimi i ricavi per linea di prodotto e sommi i costi fissi. Il secondo calcoli i costi variabili in percentuale sui ricavi e verifichi il punto di pareggio, cioè il fatturato sotto il quale perdi. Il risultato non è una previsione esatta: è un controllo che ti dice se gli obiettivi di vendita reggono i costi che hai già. Attenzione: il budget non prevede la cassa, quello è un altro esercizio.
Il budget aziendale in due giorni: i quattro passi del metodo
Il budget è il conto economico scritto prima che l'anno cominci: ricavi attesi meno costi attesi. Non serve una struttura amministrativa, serve metodo. In Italia il 95,1% delle imprese attive ha meno di dieci addetti, secondo i dati Istat dell'Annuario Statistico Italiano 2024. Vuol dire che la maggioranza dei titolari fa budget da solo, se lo fa. Il problema non è il tempo, è non sapere da che parte cominciare.
I quattro passi sono questi:
- Stima i ricavi per linea di prodotto
- Somma i costi fissi
- Calcola i costi variabili in percentuale sui ricavi
- Verifica il punto di pareggio
Due giorni bastano perché non stai costruendo un piano finanziario da presentare a una banca. Stai verificando se il tuo piano di vendita copre i costi che hai già. E non è solo buona pratica: dal 2019 l'art. 2086 del codice civile, novellato dal Codice della Crisi d'Impresa e dell'Insolvenza (D.Lgs. 14/2019), chiede anche alle imprese piccole un assetto contabile adeguato a cogliere la crisi per tempo. Un budget fatto come si deve è il primo mattone di quell'assetto.
Giorno 1, mattina: stima i ricavi per linea di prodotto
Non partire da un unico totale di fatturato. Parti da una riga per ogni linea di ricavo: prodotto, servizio, contratto. Per ciascuna linea, moltiplica quantità per prezzo, oppure prendi lo storico dell'anno scorso e applica la variazione attesa. Se l'anno scorso hai venduto 100 e per l'anno prossimo prevedi una crescita del 10%, scrivi 110. Se hai tre servizi, scrivi tre righe. Se ne hai sette, scrivi sette righe. Solo alla fine sommi tutto.
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Mettiamo un'officina con sei dipendenti e 800.000 euro di fatturato, diviso in due linee: manutenzione a contratto e interventi a chiamata. Per la manutenzione, 40 contratti da 1.000 euro al mese fanno 480.000 euro l'anno. Per gli interventi a chiamata, 800 interventi da 400 euro fanno 320.000 euro. Totale: 800.000 euro.
Non confondere fatturato con incassi. Se un cliente paga a 90 giorni, il ricavo è di gennaio ma l'incasso è di aprile. Il budget guarda al ricavo, cioè a quello che maturi. La cassa la vedi con un altro strumento, e tenerli separati è la prima condizione per non illudersi.
Giorno 1, pomeriggio: somma i costi fissi
I costi fissi sono quelli che non cambiano quando cambiano le vendite: affitto, stipendi, assicurazioni, canoni, consulenze. Non dipendono da quanto vendi questo mese. Li elenchi tutti e li sommi. Per farlo, parti dall'estratto conto dell'anno scorso e segna ogni uscita ricorrente: mensile, trimestrale, annuale. Poi riporta ogni voce all'anno intero.
Il personale va contato per intero, incluso il compenso del titolare. È l'errore che fa tornare i conti a caso: se il titolare non si conta uno stipendio, il budget risulta in utile anche quando l'azienda non lo può pagare. Non fare questo errore.
Tornando all'officina, mettiamo questi costi fissi: personale (dipendenti più compenso del titolare), affitto del capannone, assicurazioni e utenze, consulenze. Il totale è 420.000 euro l'anno. Non importa se l'anno prossimo vendi di più o di meno: quei 420.000 euro li paghi comunque.
Giorno 2, mattina: calcola i costi variabili in percentuale sui ricavi
I costi variabili sono quelli che scattano solo quando vendi: materie prime, ricambi, subappalti, provvigioni, spedizioni. Per ogni linea di ricavo, esprimi i costi variabili in percentuale sui ricavi di quella linea. Se il costo variabile di un prodotto è 25 euro e lo vendi a 100, il costo variabile è il 25%.
Il margine di contribuzione è ciò che resta dei ricavi dopo aver tolto i costi variabili. È la quota che copre i costi fissi e poi genera utile. Più alto è il margine, meno fatturato ti serve per andare in pari.
Nell'officina di esempio, la manutenzione a contratto ha costi variabili pari al 25% dei ricavi: ricambi e subappalti. Gli interventi a chiamata hanno costi variabili pari al 55%: ricambi, materiali e provvigioni. Calcoliamo: 25% di 480.000 euro fa 120.000 euro. 55% di 320.000 euro fa 176.000 euro. Costi variabili totali: 296.000 euro. Margine di contribuzione: 800.000 meno 296.000, cioè 504.000 euro, pari al 63% dei ricavi.
Attenzione: il 63% è il margine di questo esempio, non una media di settore. Con due linee diverse, il margine di contribuzione medio si calcola ponderando i margini delle due linee sui ricavi. Non usare il margine della singola linea per l'intera azienda.
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
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Giorno 2, pomeriggio: la verifica sul punto di pareggio
Il punto di pareggio è il fatturato minimo al quale i ricavi coprono esattamente tutti i costi, fissi e variabili, e l'utile è zero. Sotto quel fatturato perdi; sopra, guadagni.
La formula, come riporta il glossario TeamSystem, è questa: punto di pareggio uguale a costi fissi totali diviso margine di contribuzione percentuale. Nel caso dell'officina: 420.000 diviso 0,63 fa 666.667 euro.
Ora confronta questo numero col budget dei ricavi del giorno 1. L'officina prevede 800.000 euro di ricavi, cioè 133.333 euro sopra il punto di pareggio. Il risultato operativo previsto è 84.000 euro: 504.000 di margine meno 420.000 di costi fissi. Il piano regge, ma con un margine di sicurezza del 16,7%. Se i ricavi scendono sotto 666.667 euro, l'officina va in perdita.
Se il tuo budget sta sotto il pareggio, non chiudere il piano così com'è. Va rivisto, e lo vedi subito nella sezione dopo.
Se il punto di pareggio non torna: le mosse prima di chiudere il budget
Hai quattro leve, in ordine di convenienza:
- Alzare i prezzi, dove puoi
- Tagliare i costi fissi, peggiorando il meno possibile il servizio
- Spostare il mix verso le linee ad alto margine
- Rivedere l'obiettivo di vendita, portandolo a un livello realistico
Cosa non fare: non gonfiare i ricavi per far tornare il conto. Se il primo giorno hai stimato 800.000 euro e il pareggio è a 666.667, non portare i ricavi a 700.000 solo perché ti serve un margine più comodo. Stai calcolando per decidere, non per confermare una decisione già presa.
Gli errori più frequenti in questa fase sono tre. Primo, contare il personale come costo variabile quando in realtà è fisso. Secondo, ignorare il compenso del titolare. Terzo, cercare di aggiustare i numeri finché non dicono quello che vuoi sentire. Se il conto non torna, torna al primo giorno e rivedi le ipotesi di quantità e prezzo. Non toccare i costi solo perché il risultato non ti piace.
E dopo? Il budget serve solo se lo confronti col consuntivo
Il passo più piccolo che puoi fare domani mattina è aprire un foglio di calcolo e buttare giù le linee di ricavo dell'anno scorso. Una riga per linea, due colonne: quantità e prezzo. Non serve altro per cominciare.
Poi, ogni mese, dedica trenta minuti a confrontare il budget col consuntivo: dove sei sotto, dove sei sopra, perché. Lo scostamento non è un fallimento: è il segnale che ti dice dove guardare. Se non lo leggi, il budget resta un esercizio di fine anno e non serve a niente.
Per misurare l'area numeri e controllo di gestione, puoi partire dal PMI Speed Test, l'analisi gratuita delle cinque aree aziendali.
Domande frequenti
Serve davvero il budget se ho una ditta con due dipendenti?
Sì, ed è lì che serve di più. Una ditta piccola non ha margine per errori: il metodo completo richiede due giornate, ma per una ditta con poche linee di ricavo una versione minima si può impostare in un pomeriggio. Dal 2019 l’art. 2086 del codice civile chiede anche alle imprese piccole assetti contabili adeguati a cogliere la crisi per tempo. Un foglio con ricavi, costi fissi e variabili, e punto di pareggio è già un buon punto di partenza.
Quanto tempo ci vuole a fare il budget annuale?
Due giornate di lavoro, se i dati dell’anno scorso sono in ordine. La prima serve a stimare i ricavi per linea e a sommare i costi fissi. La seconda a calcolare i costi variabili in percentuale e a verificare il punto di pareggio. Se la contabilità è in disordine, aggiungi mezza giornata per mettere insieme i numeri. Dal secondo anno è molto più veloce.
Il budget è la stessa cosa della previsione di cassa?
No. Il budget è il conto economico previsionale: ricavi attesi meno costi attesi, e risponde alla domanda se guadagnerai. La previsione di cassa guarda a quando i soldi entrano ed escono dal conto, e risponde alla domanda se avrai liquidità quando serve. Puoi essere in utile e restare senza cassa a luglio se i clienti pagano a 90 giorni. Vanno tenuti separati.
Posso usare Excel o mi serve un software di budgeting?
Per una PMI fino a qualche decina di dipendenti Excel o Google Sheets bastano. Un foglio con le righe di ricavi e costi, una colonna per il budget e una per il consuntivo fa tutto quello che serve. Il software diventa utile quando devi consolidare più sedi o commesse e la doppia digitazione diventa un costo. Prima di allora, un foglio ordinato è più che sufficiente.
Cosa faccio se a metà anno sono lontano dal budget?
Non cancellare il budget e non riscriverlo per farlo combaciare col reale. Guarda lo scostamento e chiediti perché: ho venduto meno, ho speso di più, o ho sbagliato l’ipotesi di partenza? Se lo scostamento è strutturale, aggiorna le previsioni dei mesi successivi. Se è una sola voce fuori controllo, intervieni su quella. Il budget serve a leggere lo scarto, non a negarlo.
Il punto di pareggio vale per tutte le aziende?
Vale per tutte, ma con precisione diversa. È più affidabile quando i costi si separano bene in fissi e variabili e hai una sola attività. Se vendi molti prodotti con margini diversi, usa il margine di contribuzione medio ponderato. Se hai una sola linea, la formula costi fissi diviso margine percentuale è esatta. In ogni caso è una bussola, non un oracolo.
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