Cliente non paga la fattura: cosa fare subito

In due righe

Giorno 1-7: verifica che la fattura sia corretta e ricevuta, poi invia un promemoria cortese con data certa.
Dal giorno successivo alla scadenza maturano gli interessi di mora al 10,40% annuo, più 40 euro forfettari.
Giorno 30-45: sollecito formale con prova di ricezione, che quantifica interessi e spese.
Giorno 60-90: passi il fascicolo a un legale, che valuta il decreto ingiuntivo.

Il cliente non paga la fattura? Il giorno dopo la scadenza non mandi una messa in mora e non chiami un avvocato: verifichi che la fattura sia corretta e ricevuta, poi invii un promemoria scritto con data certa. Dal giorno successivo alla scadenza maturano gli interessi di mora del d.lgs. 231/2002, oggi al 10,40% annuo, più 40 euro forfettari. Se a 60-90 giorni non è arrivato nulla, smetti di sollecitare e passi il fascicolo a un legale, che valuta il decreto ingiuntivo.

Il cliente non paga: cosa fare il giorno dopo la scadenza

Il giorno dopo la scadenza si fanno due cose, in quest'ordine. Prima verifichi che la fattura sia corretta e che sia stata ricevuta. Dalla notifica dello SDI sai se la fattura elettronica è stata consegnata. Se hai emesso una fattura con errori, il cliente ha un motivo per non pagare e tu stai litigando con un foglio sbagliato. Poi mandi un promemoria scritto cortese, con data certa: email semplice o PEC.

Non partire con la messa in mora il giorno 1. La messa in mora è l'atto scritto con cui il creditore intima formalmente al debitore di pagare, inviato con modalità che provano la ricezione. Mandarla subito brucia il rapporto con un cliente che magari ha solo dimenticato. La richiesta con prova di ricezione serve più avanti, per interrompere la prescrizione.

Quanto ti costa ogni giorno di ritardo: il conto vero

Il credito scaduto non è un problema astratto: è capitale tuo immobilizzato. Devi calcolare due numeri. Il primo è il costo finanziario: il capitale che non rientra lo stai finanziando con il tuo fido o togliendolo ad altro. Il secondo sono gli interessi di mora a cui hai diritto.

Facciamo un conto su un'azienda tipo: una fattura da 12.000 euro scaduta da 90 giorni. Gli interessi di mora sono 12.000 moltiplicato per 10,40% moltiplicato per 90 diviso 365, cioè circa 308 euro. A questi si sommano 40 euro forfettari: totale 348 euro da chiedere. Il costo finanziario, con un fido al 7%, è 12.000 moltiplicato per 7% moltiplicato per 90 diviso 365, circa 207 euro. Ogni giorno che passa aggiunge poco più di un euro di costo finanziario e circa 3,40 euro di interessi di mora.

Questi numeri sono un esempio: sostituisci i tuoi importi e il tuo tasso. Il metodo resta lo stesso.

Cosa prevede il d.lgs. 231/2002 sugli interessi di mora

Gli interessi di mora sono gli interessi dovuti per il ritardo nel pagamento, calcolati dal giorno successivo alla scadenza. Tra imprese scattano in automatico, senza messa in mora: lo stabilisce l'art. 4 del d.lgs. 231/2002. Il tasso è il tasso di riferimento della Banca centrale europea più 8 punti percentuali. Oggi, per il secondo semestre 2026, il tasso di riferimento fissato dal Ministero dell'Economia e delle Finanze è al 2,40%, quindi la mora è al 10,40% annuo.

Il termine ordinario di pagamento è di 30 giorni. Oltre 60 giorni serve una clausola espressa tra le parti e non gravemente iniqua. In più spettano 40 euro forfettari di risarcimento, senza bisogno di costituzione in mora: è l'art. 6. Attenzione: il d.lgs. 231/2002 vale solo per le transazioni tra imprese o tra imprese e pubbliche amministrazioni, non per i consumatori. Non confonderlo con il tasso di interesse legale dell'art. 1284 del codice civile, molto più basso.

Il cliente non paga: la scala dei solleciti da 7 a 60 giorni

La sequenza è precisa. Ogni passaggio scritto costruisce la prova che servirà dopo.

Giorno 7: promemoria cortese scritto. Email semplice o PEC, con il numero della fattura e la scadenza.
Giorno 15-20: telefonata al referente, poi sollecito scritto con prova di ricezione, via PEC o raccomandata A/R.
Giorno 30-45: sollecito formale che quantifica gli interessi di mora e i 40 euro forfettari, inviato con raccomandata A/R.
Giorno 60: si decide. Se il cliente ha ripreso a pagare o ha proposto un piano, si valuta. Se è tutto fermo, si passa il fascicolo a un legale.

Non esiste un modello di lettera che vada bene per tutti. La sostanza è la pretesa chiara, l'importo esatto e la scadenza entro cui pagare. Se scrivi a voce o non tieni traccia scritta con data certa, non interrompi la prescrizione e non hai una prova per il decreto ingiuntivo.

La scala di intervento giorno per giorno

Quando	Azione	Strumento	Costo o effetto
Giorno 0: scadenza	Nessuna azione formale	Nessuno	Dal giorno successivo alla scadenza decorrono gli interessi di mora al 10,40%
Giorno 1-3	Verifica che la fattura sia corretta e ricevuta	SDI o PEC	Zero
Giorno 7	Promemoria cortese scritto	Email o PEC	Zero; preserva il rapporto
Giorno 15-20	Telefonata più sollecito formale	PEC o raccomandata A/R	Prova scritta utile per la prescrizione
Giorno 30-45	Sollecito che quantifica interessi e 40 euro	Raccomandata A/R	Mostra il costo crescente del ritardo
Giorno 60-90	Passaggio del fascicolo a un legale	Valutazione decreto ingiuntivo	Contributo unificato dimezzato più parcella
Oltre 90 giorni	Decreto ingiuntivo e, se serve, esecuzione	Ricorso ex art. 633 c.p.c.	Emissione in circa 30 giorni; 40 giorni per opporsi

Il passo successivo

I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.

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Dopo 90 giorni: il decreto ingiuntivo e quando chiamare un legale

Il decreto ingiuntivo è il provvedimento del giudice che ordina al debitore di pagare una somma, emesso senza sentire il debitore, sulla base di una prova scritta del credito. Basta avere fatture ed estratti contabili. Il giudice lo emette in circa 30 giorni. Va notificato entro 60 giorni, poi il debitore ha 40 giorni per opporsi o pagare.

I costi: il contributo unificato è dimezzato per il decreto ingiuntivo. Su un credito da 12.000 euro ammonta a circa 60 euro, più 27 euro di imposta di bollo. La voce principale è la parcella dell'avvocato, che dipende dal valore del credito. L'azione la valuta e la fa un legale: qui si decide solo quando passargli il fascicolo.

Quando NON conviene andare per vie legali

Prima di spendere in legale, stima la probabilità di incasso, non solo l'importo. Tre casi in cui non conviene agire.

Credito sotto i 1.000 euro con cliente all'estero o irreperibile: il recupero costa più del credito.
Cliente già in procedura concorsuale: non si agisce singolarmente, ci si insinua al passivo.
Rapporto commerciale che vale più del singolo credito: si negozia, perché il costo di perdere il cliente supera il credito da recuperare.

Non trattare allo stesso modo il cliente in difficoltà temporanea e il cattivo pagatore cronico. Nel primo caso un piano di rientro protegge il rapporto. Nel secondo il passaggio al legale va fatto prima, non dopo mesi di promesse.

Il foglio che ti dice subito se hai un problema di incassi

Apri lo scadenzario: è l'elenco delle fatture ordinate per data di scadenza, con i giorni di ritardo di ciascuna. Dividi i crediti per fascia di età: 0-30, 31-60, 61-90, oltre 90 giorni. Poi calcola la percentuale del fatturato scaduto.

Due segnali d'allarme. Primo: oltre il 10% del fatturato è scaduto. Secondo: una singola fattura oltre 90 giorni supera il margine mensile dell'azienda. Terzo indicatore: il DSO, i giorni medi che passano tra emissione e incasso. Se sale, stai finanziando i tuoi clienti con la tua cassa. Da qui parti per capire se il problema è sistematico o è un singolo cliente.

Se il problema è sistematico, prima di cambiare processi serve una fotografia completa. Uno strumento come il PMI Speed Test, che fotografa le cinque aree aziendali, aiuta a capire dove intervenire.

Domani mattina apri lo scadenzario e segna tutte le fatture oltre 60 giorni. Poi prendi la più vecchia e manda un sollecito formale con il calcolo degli interessi di mora. Non serve fare tutto: serve iniziare dal credito più vecchio.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni posso chiedere gli interessi di mora?

Dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di mandare una messa in mora: lo prevede l’art. 4 del d.lgs. 231/2002, che vale per le transazioni commerciali tra imprese. Il tasso è il tasso di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti percentuali, oggi al 10,40% annuo. Devi però aver mandato una fattura o richiesta di pagamento con data certa.

Quanto valgono oggi gli interessi di mora per le transazioni commerciali?

Per il secondo semestre 2026 il MEF ha fissato il tasso di riferimento al 2,40%, quindi gli interessi di mora sono al 10,40% annuo. Il tasso si aggiorna ogni sei mesi: nel primo semestre 2026 era al 10,15%. Prima di scrivere un importo in una lettera controlla l’ultimo comunicato MEF, perché il valore cambia.

Serve una lettera di messa in mora per interrompere la prescrizione?

Serve un atto scritto che manifesti in modo inequivocabile la volontà di incassare il credito, inviato con prova di ricezione, cioè PEC o raccomandata A/R. Per far scattare gli interessi di mora la messa in mora non serve, perché decorrono da soli. Per interrompere la prescrizione, invece, la richiesta scritta con data certa è utile e va rinnovata.

Quando conviene il decreto ingiuntivo?

Quando il credito è certo, liquido ed esigibile e hai una prova scritta: fatture ed estratti contabili bastano. Conviene se l’importo supera i costi, cioè contributo unificato dimezzato, bollo e parcella dell’avvocato, e se il debitore non è già in procedura concorsuale. Il giudice lo emette in circa 30 giorni, poi il debitore ha 40 giorni per opporsi o pagare.

Posso smettere di lavorare per un cliente che non paga?

In teoria sì, con l’eccezione di inadempimento dell’art. 1460 del codice civile: se l’altra parte non paga, puoi sospendere la tua prestazione. Ma è una mossa delicata nei rapporti continuativi, perché un’interruzione ingiustificata può ritorcersi contro di te. Prima di sospendere un servizio essenziale per il cliente, fatti valutare la posizione da un legale.

Fonti