In due righe
- Un preventivo è in perdita quando il prezzo non copre il costo pieno del lavoro.
- La paga oraria non è il costo: servono contributi, ferie e ore non lavorate.
- Materiali a listino vecchio e trasporti dimenticati bastano a bruciare il margine.
- Incassare a 90 giorni costa denaro vero: va messo nel conto prima di firmare.
Un preventivo in perdita è quello in cui il prezzo offerto è più basso del costo pieno del lavoro: ore al costo reale, materiali al prezzo di oggi, trasporti e una quota di spese generali. Per accorgertene prima di firmare bastano quattro controlli: calcola il costo orario reale invece della paga, verifica i prezzi aggiornati dei materiali, aggiungi trasporti e piccoli extra, e considera i tempi di incasso. Se uno di questi numeri manca, stai firmando alla cieca.
Che cosa significa che un preventivo è in perdita?
Un preventivo è in perdita quando il prezzo che offri è più basso del costo pieno. Il costo pieno non è la somma dei materiali e delle ore pagate: include anche le spese generali, quelle che non puoi imputare a una singola commessa. Affitto, utenze, amministrazione, commerciale: se non li carichi su ogni preventivo, stai regalando una parte del lavoro. Nei prezzari, le spese generali oscillano storicamente tra il 13% e il 15%, come chiarito da Tecnilex per l'appalto pubblico.
Si perde in tre modi: quando i costi diretti non sono coperti, quando le spese generali restano fuori, quando i tempi di incasso mangiano il margine. I primi due si vedono nel foglio di calcolo, il terzo si vede in banca. Tutti e tre si prevengono con la stessa mossa: fermarsi prima di inviare e rifare i conti.
Quanto ti costa davvero un'ora di lavoro?
La paga oraria è quello che il lavoratore vede in busta paga. Il costo orario reale è quello che esce davvero dal conto dell'azienda per ogni ora di lavoro: paga più contributi INPS e INAIL, ferie, permessi e tutte le ore pagate che non sono fatturabili. Nei settori manuali il costo reale è spesso il doppio della paga lorda.
Le tabelle ministeriali del Decreto Direttoriale n. 5/2025 indicano per un operaio edile di primo livello un costo medio orario tra 26,51 euro a Roma e 27,77 euro a Milano, valori di dicembre 2023. Se il tuo settore è diverso, il metodo non cambia.
Per calcolare il tuo costo orario reale:
- Somma il costo annuo totale del lavoratore: paga lorda, contributi INPS e INAIL, ferie, permessi, TFR.
- Calcola le ore effettivamente fatturabili in un anno: non 2.088, ma meno, perché ferie, malattia, formazione e trasferte non sono fatturabili.
- Dividi il costo annuo totale per le ore fatturabili: ottieni il costo orario reale da usare nel preventivo.
Non usare la paga oraria come base del preventivo: è il modo più rapido per regalare metà della manodopera.
I materiali: a quale prezzo li hai messi nel preventivo?
Il listino dei materiali fermo da sei mesi è un preventivo già sbagliato in partenza. I prezzi di molti materiali cambiano nel giro di poche settimane, e se il tuo fornitore ti fa un prezzo nuovo dopo che hai inviato, la differenza esce dal tuo margine. Prima di inviare il preventivo, chiedi al fornitore il prezzo aggiornato per i materiali principali.
Poi calcola il margine nel modo giusto. Il margine è la differenza tra prezzo di vendita e costo, espressa in percentuale sul prezzo di vendita. Il ricarico è l'aumento percentuale applicato al costo per arrivare al prezzo. Un ricarico del 30% non è un margine del 30%: su un costo di 100, un ricarico del 30% porta a un prezzo di 130, il margine è 30 su 130, cioè il 23%. Se confondi i due, pensi di guadagnare più di quello che guadagni.
Ci sono costi che quasi sempre restano fuori dal preventivo, e che a fine lavoro ti ritrovi in cassa negativa. Viaggi, carburante, spedizioni, attrezzature specifiche, materiali di consumo, ore di coordinamento con il cliente. Se non li metti in una riga dedicata, li paghi tu.
Il metodo più semplice è aggiungere una voce per le trasferte o una percentuale forfettaria tra il 3% e il 5% del valore dei lavori. Scrivere cosa NON è incluso vale quanto scrivere cosa è incluso: una voce esclusa dal preventivo non può essere contestata, una voce dimenticata sì.
Perché i tempi di incasso possono mandarti in perdita
Il preventivo può coprire tutti i costi e comunque farti perdere denaro, se incassi troppo tardi. Secondo lo Studio Pagamenti CRIBIS del secondo trimestre 2025, le imprese italiane pagano in media dopo 66 giorni. Se tu paghi i fornitori a 30 giorni e incassi a 90, anticipi tu il denaro per 60 giorni. Quel denaro ha un costo: interessi passivi, scoperto di conto, oppure un mancato guadagno.
Facciamo un conto: su una commessa da 20.000 euro, finanziare 60 giorni al 6% annuo costa circa 200 euro. Non è un numero che puoi ignorare, perché esce dal margine pulito. L'acconto riduce il rischio: chiedere il 30% alla firma e il 30% a metà lavoro sposta il saldo in avanti e riduce il fabbisogno finanziario.
La checklist dei 10 minuti prima di firmare
Prendi carta e penna, o apri un foglio di calcolo. Prima di inviare il preventivo, controlla queste sei voci. Se una sola risponde al segnale di perdita, fermati e rivedi i numeri.
| Voce |
La domanda da farsi |
Segnale che sei in perdita |
Controllo da fare |
| Ore di lavoro |
Quante ore servono davvero e a quale costo orario? |
Hai usato la paga oraria invece del costo pieno |
Moltiplica le ore per il costo orario reale, non per la paga |
| Materiali |
Il prezzo che hai messo è quello di oggi? |
Listino fermo da mesi, prezzi saliti nel frattempo |
Richiedi il prezzo aggiornato al fornitore prima di inviare |
| Trasporti e trasferte |
Chi paga viaggi, carburante e spedizioni? |
Nessuna voce dedicata nel preventivo |
Aggiungi una riga o una percentuale di trasferta |
| Spese generali |
Hai caricato una quota di struttura? |
Prezzi che coprono solo i costi diretti |
Aggiungi il 10-15% per affitto, utenze e amministrazione |
| Tempi di incasso |
Quando incassi e quando paghi i fornitori? |
Paghi a 30 giorni e incassi a 90 |
Valuta un acconto o uno sconto per pagamento rapido |
| Utile |
Quanto guadagni davvero su questo lavoro? |
Margine calcolato sul ricarico invece che sul prezzo |
Calcola margine = (prezzo – costo) / prezzo |
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
Guarda Da Caos a Impresa
Un esempio lavorato: il preventivo da 8.000 euro
Prendiamo un'officina tipo che installa e ripara impianti: sei dipendenti, 800.000 euro di fatturato. Il titolare prepara un preventivo da 8.000 euro per un lavoro di manutenzione straordinaria.
Prima il calcolo della manodopera. Stima 150 ore. Usa la paga di 13 euro l'ora: 150 x 13 = 1.950 euro. Ma il costo orario reale in quella zona è 26 euro l'ora: 150 x 26 = 3.900 euro. Buco: 1.950 euro.
Poi i materiali. Ha messo materiali per 2.500 euro basandosi sul listino di sei mesi prima. Il fornitore conferma che oggi costano 2.900 euro. Buco: 400 euro.
Poi i trasporti. Servono 200 euro di trasferte e carburante, mai inseriti nel preventivo.
Poi le spese generali. I costi diretti reali sono: manodopera 3.900 + materiali 2.900 + trasporti 200 = 7.000 euro. Le spese generali dell'officina, affitto, utenze, amministrazione, pesano il 15% sui costi diretti: 7.000 x 15% = 1.050 euro.
Ora il costo pieno: 7.000 + 1.050 = 8.050 euro. Prezzo offerto: 8.000 euro. Perdita secca: 50 euro, e zero utile.
E non è finita. Se il cliente paga a 90 giorni e il titolare paga i fornitori a 30, deve finanziare 8.000 euro per 60 giorni. Al 6% annuo, sono circa 80 euro di interessi. Il preventivo non solo non guadagna, ma costa 130 euro: 50 di perdita più 80 di finanziamento.
Questi numeri sono ipotesi di un'azienda tipo, non rilevazioni di Delera. Servono a mostrare il metodo: con i tuoi numeri, fai lo stesso conto.
Cosa non fare quando prepari un preventivo
Tre errori che trasformano un preventivo in una perdita, e uno che la blocca.
- Non copiare i prezzi della concorrenza. Non sai come calcolano i costi, se li calcolano. Se il tuo concorrente lavora sottocosto, copiarlo ti fa solo perdere più velocemente.
- Non usare il ricarico al posto del margine. Il margine si calcola sul prezzo, il ricarico sul costo. Con un ricarico del 30% su 100, il prezzo è 130 e il margine è 23%. Se nel preventivo hai scritto margine 30%, stai promettendo un utile che non esiste.
- Non abbassare il prezzo per paura di perdere il cliente. Un cliente che sceglie solo sul prezzo non è un cliente che resta; e un lavoro in perdita non è un lavoro, è una donazione. Meglio non firmare che firmare male.
- Non correggere mai un preventivo a corpo dopo la firma. Se hai sbagliato i conti e il cliente ha già firmato, il prezzo è quello. Per questo la verifica si fa prima di inviare, non dopo.
Domani mattina, prima di inviare il prossimo preventivo, fai una cosa sola: prendi gli ultimi tre preventivi inviati e ricalcola il costo orario reale e il prezzo aggiornato dei materiali. Se vedi che anche uno solo è sotto il costo pieno, hai trovato la perdita. Poi rifai il conto con i numeri giusti. Se dopo questo controllo ti accorgi che più di un'area non torna, non serve un'altra consulenza: serve un quadro d'insieme. L'analisi delle 5 aree aziendali del PMI Speed Test parte esattamente da qui.
Domande frequenti
Come faccio a capire subito se un preventivo è in perdita?
Somma quattro voci: ore stimate moltiplicate per il costo orario reale, materiali al prezzo aggiornato di oggi, trasporti e trasferte, e una quota di spese generali del 10-15%. Se il totale è vicino o superiore al prezzo che vuoi offrire, il preventivo è in perdita o non copre la struttura. Il margine si calcola dopo, sul prezzo e non sul costo.
Qual è la differenza tra paga oraria e costo orario reale?
La paga è quanto il lavoratore riceve in busta. Il costo orario reale è quanto quell’ora costa davvero all’azienda: paga più contributi INPS e INAIL, ferie, permessi e ore pagate ma non lavorate. In molti settori il costo reale è dal 40 al 90% più alto della paga lorda. Preventivare sulla paga invece che sul costo è la strada più rapida per lavorare in perdita.
Perché i tempi di incasso possono trasformare in perdita un preventivo?
Perché tra il momento in cui paghi fornitori e stipendi e quello in cui incassi passano settimane. In Italia le imprese pagano in media dopo 66 giorni, secondo lo Studio Pagamenti CRIBIS del 2025. Se paghi i fornitori a 30 giorni e incassi a 90, anticipi tu il denaro, e quel denaro ha un costo. Su una commessa lunga gli interessi passivi possono mangiare tutto il margine.
Che margine devo applicare per non lavorare in perdita?
Non esiste una percentuale valida per tutti, ma il metodo è fisso: costo pieno, fatto di costi diretti più spese generali, più un utile. Come riferimento, nei prezzari le spese generali pesano tra il 13% e il 15% e l’utile intorno al 10%. Prima di decidere il margine, assicurati che il prezzo copra almeno il costo pieno.
Posso correggere un preventivo già inviato se scopro che è in perdita?
Prima della firma sì: puoi sempre inviare una versione aggiornata con il prezzo corretto. Dopo la firma è molto più difficile, specie se il preventivo è a corpo: il prezzo concordato resta. Per questo la verifica va fatta prima di inviare, non dopo. Meglio perdere una trattativa che firmare un lavoro in perdita.
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