In due righe
- L'ottimizzazione non è un navigatore: riordina le visite rispettando competenze, priorità e finestre orarie.
- Prima di comprare un software, misura il costo reale della trasferta: tempo di guida e costo al chilometro.
- Con sei tecnici e due ore di guida al giorno, la sola trasferta supera 70.000 euro l'anno.
- Servono quattro dati puliti: indirizzi esatti, durate reali, competenze, finestre orarie e priorità.
Ottimizzare i percorsi dei tecnici con l'AI conviene quando il tempo di guida è una voce misurabile. Prima di scegliere un software si calcola quanto costa oggi un'ora di trasferta, poi si decide se l'algoritmo ripaga. Per sei tecnici che perdono due ore al giorno in spostamenti, il solo costo del tempo di guida supera i 70.000 euro l'anno. L'AI non serve a trovare la strada, ma a riordinare le visite rispettando competenze, priorità e finestre orarie, cosa che un navigatore non fa.
Cosa fa davvero l'AI per ottimizzare i percorsi dei tecnici
L'ottimizzazione dei percorsi è la ricerca dell'ordine e del tragitto migliori tra più fermate rispettando vincoli come orari, competenze e priorità. Spesso si confonde con il navigatore, ma sono due mestieri diversi: Google Maps ti dice come andare da A a B, non come ordinare quindici interventi di tecnici diversi.
Il problema matematico si chiama VRP (Vehicle Routing Problem) ed è il problema di assegnare più fermate a più veicoli minimizzando il tempo e la distanza totale. Con tre o quattro fermate una persona risolve il problema a occhio. Con dieci interventi al giorno per tecnico, le combinazioni esplodono e un algoritmo diventa utile. L'AI entra qui: non sostituisce il navigatore, ma decide in che ordine fare le visite e quale tecnico mandare dove, rispettando vincoli che nessuna app di mappe considera.
Se non hai ancora chiaro come l'intelligenza artificiale entra in un'azienda, il punto di partenza è come l'intelligenza artificiale entra in una PMI.
Perché i percorsi dei tecnici non sono quelli dei corrieri
Un corriere consegna pacchi simili tra loro, quasi sempre senza vincoli di competenza. Un tecnico dell'assistenza no: può essere l'unico abilitato a mettere mano a una caldaia a gas, ha certificazioni, deve rispettare la durata variabile di un intervento e le priorità di chi ha un guasto piuttosto che una manutenzione programmata.
La finestra temporale è l'intervallo di orario in cui un cliente accetta l'intervento del tecnico. Lo SLA (Service Level Agreement) è l'accordo col cliente sui tempi di risposta e di intervento che l'azienda è tenuta a rispettare. Il field service management (FSM) è il software che gestisce i tecnici sul campo, la pianificazione degli interventi e i consuntivi.
Un software nato per la logistica ragiona su pacchi e firme, non su un tecnico che deve riparare un impianto entro due ore e che non può essere sostituito da un altro. Se i percorsi li ottimizzi con uno strumento pensato per le consegne, i vincoli veri dell'assistenza li gestisci male.
Quanto ti costa oggi un'ora di trasferta: il calcolo in tre numeri
Prima di parlare di software, servono tre numeri. Il costo annuo della trasferta si calcola così: ore di guida per tecnico moltiplicate per il costo orario pieno, più i chilometri percorsi moltiplicati per il costo al chilometro del mezzo.
Per calcolare il costo annuo della trasferta servono tre numeri:
- Le ore di guida al giorno per tecnico, non stimate ma misurate su una settimana tipo.
- Il costo orario pieno del tecnico. Secondo le tabelle del Ministero del Lavoro, per operai e impiegati del settore metalmeccanico e installazione di impianti il costo medio orario va da 22,41 a 36,28 euro a seconda del livello.
- Il costo al chilometro del mezzo. Le tabelle ACI dei costi chilometrici indicano circa 0,54 euro/km per un'auto media diesel.
Il primo numero spesso è quello che sorprende di più. Il TomTom Traffic Index 2025 dice che a Milano si perdono 136 ore l'anno nel traffico, a Roma 115, a Bologna 74. La trasferta non è solo la distanza: è il tempo dentro il traffico, e va pagato.
Il conto su un'azienda con sei tecnici
Facciamo un conto su un'azienda tipo: una ditta di manutenzione impianti termoidraulici con sei tecnici. Ogni tecnico fa quattro interventi al giorno, con una trasferta media di 30 minuti fra un intervento e l'altro. Sono due ore di guida al giorno. Il costo orario pieno del lavoro lo fissiamo a 28 euro, dentro la forbice del Ministero del Lavoro. Il costo al chilometro è 0,54 euro, come da tabelle ACI.
Ecco il conto:
| Voce |
Calcolo |
Valore annuo |
| Tempo di guida per tecnico |
2 ore/giorno x 220 giorni |
440 ore |
| Tempo di guida totale |
440 ore x 6 tecnici |
2.640 ore |
| Costo del tempo di guida |
2.640 ore x 28 euro/ora |
73.920 euro |
| Chilometri totali |
48 km/giorno x 220 giorni x 6 tecnici |
63.360 km |
| Costo chilometrico |
63.360 km x 0,54 euro/km |
34.214 euro |
| Totale trasferta |
tempo + chilometri |
circa 108.000 euro |
In questa azienda, la trasferta costa circa 108.000 euro l'anno. Se un'ottimizzazione dei percorsi riduce il tempo di guida del 20% e i chilometri del 15%, si liberano circa 528 ore l'anno, quasi 15.000 euro di tempo, più circa 5.000 euro di costi chilometrici: quasi 20.000 euro l'anno su sei tecnici. Sono numeri ipotetici, costruiti per fare il conto con i tuoi. La logica resta: prima si misura, poi si decide se vale.
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Quali dati servono prima di accendere l'algoritmo
Un algoritmo di ottimizzazione funziona solo se gli dai dati corretti. Prima di comprare qualunque software servono quattro cose:
- Indirizzi esatti dei clienti. La geocodifica è la trasformazione di un indirizzo in coordinate geografiche usabili da una mappa o da un algoritmo. Un indirizzo sbagliato manda il tecnico dall'altra parte della città.
- Durata reale di ogni intervento. Un guasto non dura come una manutenzione programmata, e se non lo sai l'algoritmo accatasta le visite.
- Competenze e certificazioni di ogni tecnico. Se solo uno sa lavorare su un certo impianto, l'algoritmo deve saperlo.
- Finestre orarie e priorità di ogni cliente. Senza priorità scritte, l'algoritmo tratterà tutti allo stesso modo.
I primi due mesi servono a raccogliere e pulire questi dati, non a comprare. Esistono API di routing come Google Cloud Fleet Routing API o moduli di Microsoft Dynamics 365, ma senza dati puliti qualunque algoritmo sbaglia.
Da dove si parte senza comprare nessun software
Una parte del risparmio arriva prima di qualunque acquisto. Tre mosse manuali, applicabili domani mattina:
- Zone territoriali fisse. Assegnare a ogni tecnico una zona riduce i chilometri e stabilizza la giornata.
- Disciplina delle finestre orarie. Non offrire al cliente la scelta di un orario qualsiasi: dimezzare gli slot riduce i tempi morti.
- Regole scritte di priorità. Chi decide tra un guasto urgente e una manutenzione programmata, e con quali criteri? Se non lo scrivi, ogni giorno è una trattativa.
La logica è la stessa di automatizzare i processi aziendali partendo dal lavoro, non dal software. Prima di investire in un algoritmo, vale la pena fare il conto come in assumere o automatizzare, numeri alla mano.
Cosa non fare quando automatizzi i percorsi
Tre errori da evitare, e sono errori che costano.
Non comprare il software prima di aver misurato la trasferta. Se non sai che il tempo di guida supera i 70.000 euro, non puoi sapere se un abbonamento da 300 euro al mese è un affare o una spesa inutile.
Non affidare la pianificazione a Google Maps per più di una manciata di fermate. Google Maps calcola il percorso più breve tra due punti, ma non riordina le visite rispettando competenze e finestre orarie. Con più di dieci interventi il problema esplode.
Non lasciare al cliente la scelta di finestre orarie illimitate. Ogni finestra aggiuntiva complica il percorso e fa perdere minuti a ogni fermata. Meglio due slot e un tecnico puntuale che cinque slot e ritardi.
Come si misura il risultato dopo due mesi
Il risultato vero si separa dall'effetto placebo solo con i numeri. Prima di accendere l'algoritmo, registra quattro KPI:
- Chilometri per intervento.
- Ore di trasferta per tecnico.
- Interventi completati al giorno.
- Puntualità sugli appuntamenti.
Dopo due mesi, confronta. Se i chilometri scendono ma gli interventi completati restano uguali, stai solo risparmiando carburante. Se salgono gli interventi completati e la puntualità, il guadagno è strutturale. Misurare questi quattro numeri è l'unica difesa contro la percezione di aver migliorato qualcosa senza prove.
Domani mattina, prendi un tecnico e misura il tempo di guida e i chilometri di una giornata tipo. Non serve software: servono tre numeri. Da lì si decide se l'AI ripaga.
Domande frequenti
Serve davvero l’AI o basta Google Maps per pianificare i tecnici?
Google Maps calcola il tragitto migliore fra due punti, ma non riordina decine di visite rispettando competenze, finestre orarie e priorità. Con tre o quattro interventi al giorno una persona può cavarsela; oltre le dieci-quindici fermate il problema esplode e un algoritmo fa la differenza.
Quanti tecnici servono perché l’ottimizzazione dei percorsi convenga?
Non è questione di numero di tecnici ma di ore perse in trasferta. Con sei tecnici che guidano due ore al giorno il costo supera i 70.000 euro l’anno: anche un risparmio del 10-15% ripaga ampiamente il software. Con uno o due tecnici in provincia conviene prima provare i metodi manuali.
Quanto costa un software di ottimizzazione dei percorsi?
I prezzi variano molto, da poche decine a centinaia di euro al mese in base al numero di tecnici e alle funzioni. Il punto non è la licenza ma il confronto col costo della trasferta misurato: se un’ora di guida ti costa 28 euro, un piccolo risparmio quotidiano per tecnico ripaga l’abbonamento.
L’AI riesce a gestire i guasti e gli interventi urgenti?
Sì, è uno dei punti di forza: l’algoritmo ricalcola in tempo reale l’ordine delle visite quando entra un’emergenza, rispettando priorità e accordi di servizio. Ma funziona solo se i dati di base sono corretti: indirizzi precisi, durate reali e regole di priorità scritte.
Da quali dati devo partire per ottimizzare i percorsi?
Servono quattro cose: indirizzi esatti dei clienti, durata reale di ogni intervento, competenze e certificazioni di ogni tecnico, finestre orarie e priorità di ogni cliente. I primi due mesi servono a raccoglierli e pulirli, non a comprare software: un indirizzo sbagliato vanifica qualunque algoritmo.
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