In due righe
- Non rispondere subito: prendi tempo, fai i conti e comunica entro una settimana.
- L'aumento lordo non è il costo vero: 100 euro lordi costano circa 131 euro tra contributi INPS e TFR, più l'INAIL di settore.
- Decidi su tre domande: quanto costa sostituirlo, se produce più di quanto costa, se la cassa regge.
- Anche il no si comunica in trenta minuti, trasformandolo in un percorso con obiettivi e una data.
Quando un dipendente chiede un aumento, la risposta giusta non è né un sì immediato né un no secco: è «me ne parlo e ti rispondo entro una settimana». Prendere tempo non è una fuga, è decidere su tre dati e non sull'emozione: quanto costa sostituirlo, se il suo contributo supera il costo, se la cassa regge l'aumento. Poi comunichi la decisione in un incontro breve: sì, parziale, o no con un percorso. Rispondere sul momento è l'unico errore che non puoi correggere.
Cosa fare nei primi cinque minuti quando un dipendente chiede un aumento
La richiesta arriva quasi sempre a fine giornata, in corridoio o davanti al pc. Il tuo compito nei primi minuti non è decidere, è prendere tempo senza chiudere la porta. Ringrazia per la richiesta, fai una domanda aperta su cosa la motiva e fissa un incontro entro una settimana. Se il dipendente insiste per una risposta, non cedere: rispondere sul momento è l'unico errore che non puoi correggere. Una risposta rimandata con una data è percepita come serietà, non come fuga.
Prendere tempo serve anche a stimare quanto ti costerebbe sostituirlo, in un mercato in cui come trovare personale quando il mercato è vuoto.
Quanto costa davvero l'aumento che ti chiede
La RAL è la Retribuzione Annua Lorda: lo stipendio lordo complessivo annuo, la base su cui calcoli contributi e TFR. Il TFR è il Trattamento di Fine Rapporto: la quota accantonata ogni anno, pari al 6,91% della retribuzione lorda, versata al dipendente alla fine del rapporto.
Un aumento lordo non è quello che esce dalla cassa. Su 100 euro lordi, l'azienda paga circa 23,81 euro di contributi INPS (aliquota 2026 a carico del datore di lavoro) e accantona 6,91 euro di TFR, come fissa l'articolo 2120 del codice civile. Poi c'è l'INAIL, che varia per settore. Cento euro di aumento, quindi, diventano circa 131 euro, più l'INAIL.
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Un tecnico con RAL di 32.000 euro chiede 2.000 euro lordi in più all'anno. I 2.000 di lordo diventano circa 2.614 euro di costo aziendale: 2.000 più 476 di contributi INPS (23,81%) più 138 di TFR (6,91%), più l'INAIL di settore. Su tredici mensilità sono circa 200 euro al mese. Non sono pochi, ma il numero che ti serve non è la media di un settore: è il tuo numero, calcolato sulla tua cassa.
Se il calcolo non torna, la risposta non è per forza no. Può essere parziale o scaglionato, come vedi nella tabella più avanti. Se vuoi il quadro completo, leggi quanto costa davvero un dipendente, oltre allo stipendio.
Tre domande per capire se la richiesta è giustificata
Prima di rispondere, non decidere a sensazione. Rispondi a tre domande.
- Quanto mi costa sostituirlo? Il costo di sostituzione è quanto costa rimpiazzare un dipendente: selezione, formazione e tempo per portare il nuovo assunto a regime. Secondo Randstad, che cita dati Gallup, il costo di sostituzione può arrivare al doppio dello stipendio annuale, e il 42% di chi se n'è andato ritiene l'uscita evitabile.
- Genera più valore di quanto costa? Se non puoi misurare il valore con dati, usa una domanda: se questa persona desse le dimissioni domani, cosa si romperebbe nei prossimi tre mesi?
- La cassa regge l'aumento? Un aumento non si concede sulla buona volontà. Si concede se il margine operativo lo assorbe senza togliere investimenti, assunzioni o riserve per i mesi deboli.
Poi fai la diagnosi. Quasi mai la richiesta è solo una questione di soldi. Spesso c'è un problema di crescita, di autonomia o di riconoscimento. quasi mai è solo per lo stipendio.
Per capire se il ruolo è sottopagato rispetto al mercato, non usare la media nazionale: la retribuzione media annua dei dipendenti privati è 24.486 euro secondo l'INPS, ma include operai e part-time. Un impiegato medio è a 27.797 euro, un quadro a 72.279. Il benchmark va costruito sul ruolo e sul territorio. Trovi il metodo in quattro riferimenti per decidere quanto offrire.
Le quattro risposte possibili, e quando ciascuna è quella giusta
La decisione non è fra sì e no. Ci sono quattro risposte, e ognuna ha una situazione in cui è quella giusta.
| Situazione |
Risposta giusta |
Come riconoscerla |
Cosa dire in una riga |
| Dipendente sottopagato rispetto al mercato e difficile da sostituire |
Sì, adeguamento |
La retribuzione è sotto il benchmark del ruolo e il costo di sostituzione è alto |
«Ti adeguo a X da questa data, perché il tuo ruolo oggi vale di più.» |
| Dipendente bravo ma la richiesta supera il budget disponibile |
Parziale o scaglionato |
Puoi dare una parte subito e legare il resto a un obiettivo misurabile |
«Ti do Y ora e Z quando raggiungi questo obiettivo.» |
| Dipendente bravo ma la cassa oggi non regge l'aumento |
No con un percorso |
Non puoi sostenere il costo adesso ma vuoi trattenerlo |
«Oggi non posso. Entro questa data rivediamo su questi tre obiettivi.» |
| Richiesta non giustificata dal valore generato |
No motivato |
Il contributo non supera il costo e la persona è sostituibile |
«Non ora. Ecco cosa serve perché la richiesta diventi sostenibile.» |
Il no con un percorso non è un no: è un rinvio con criteri. Se la richiesta è giustificata ma la cassa non regge, questa è la risposta che trattiene la persona senza promettere ciò che non puoi pagare.
Lo strumento
UmanValue misura le persone che hai già e mostra dove sono i buchi, prima di aprire una selezione.
Scopri UmanValue
Come comunicare la decisione in trenta minuti
L'incontro ha una struttura fissa e dura trenta minuti, non di più.
Prima la decisione, secca. Apri con la risposta, senza preamboli: sì, parziale, no con percorso, no motivato. Il dipendente non deve aspettare la fine per capire.
Poi il ragionamento, con i numeri. Mostra il costo aziendale dell'aumento, il benchmark del ruolo e il margine disponibile. Non usare paragoni con i colleghi. Usa solo dati che puoi discutere con calma.
Infine il prossimo passo, con una data. Se la risposta è sì, scrivi da quando vale. Se è parziale, scrivi l'obiettivo e la data di revisione. Se è no con percorso, scrivi gli obiettivi e quando vi rivedrete.
Dire di no senza far scappare il dipendente significa trasformare il rifiuto in un piano. Non dire «non posso» e basta. Di': «Oggi non posso per questi numeri, ed ecco cosa deve succedere perché la richiesta diventi sostenibile». Per costruire quel piano senza promettere promozioni, usa come costruire un piano di crescita senza promettere promozioni.
La cosa peggiore è finire l'incontro senza una data. Un sì senza data non è un sì, e un no senza data è solo una porta chiusa.
Cosa non fare quando ti chiedono un aumento
- Non rispondere sul momento. Nessuna decisione presa in trenta secondi è buona.
- Non paragonare il dipendente ai colleghi. Il paragone genera nuove richieste e risentimento.
- Non promettere senza controllare la cassa. La promessa non mantenuta costa più del no.
- Non concedere per paura del conflitto. Un sì concesso per evitare una conversazione difficile diventa un precedente per tutti.
- Non ignorare la richiesta. Il silenzio viene letto come un no, ma senza motivazione.
- Non concedere l'aumento come superminimo assorbibile senza saperlo.
Il superminimo è la quota di retribuzione che supera il minimo previsto dal CCNL, il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro. Può essere assorbibile o non assorbibile dagli aumenti contrattuali. Se lo concedi come superminimo assorbibile, i futuri rinnovi del CCNL lo erodono gradualmente. Se vuoi che resti intero, va scritto come superminimo non assorbibile. La formula giusta va concordata con il consulente del lavoro.
E non usare la retribuzione media INPS come benchmark unico. I 24.486 euro annui includono operai e part-time: non valgono per un tecnico specializzato o un quadro.
Domani mattina, prima di rispondere a qualsiasi richiesta, scrivi i tre numeri della tua azienda: il costo pieno dell'aumento, il benchmark del ruolo e la cassa disponibile. Con quei tre numeri puoi decidere in una settimana e comunicare anche un no senza perdere una persona nella tua PMI.
Domande frequenti
Devo rispondere subito alla richiesta di aumento?
No. Rispondere sul momento porta a promesse fatte sull’onda dell’emozione o a rifiuti che rovinano il rapporto. La risposta giusta è: «me ne parlo e ti rispondo entro una settimana». In quei giorni verifichi mercato, costi e cassa, e prepari una risposta motivata.
Come si dice di no senza far scappare il dipendente?
Trasformando il no in un percorso. Spieghi con i numeri perché oggi non è sostenibile, concordi due o tre obiettivi misurabili e fissi una data di revisione. Un no con una scadenza e un criterio chiaro non demotiva: dà al dipendente una strada concreta.
Quanto aumento posso concedere senza mettere in difficoltà l’azienda?
Dipende dalla cassa, non dalla buona volontà. Il calcolo base: 1.000 euro lordi in più all’anno costano circa 1.320 euro, fra contributi INPS (23,81%), TFR (6,91%) e INAIL. Moltiplica per le mensilità e verifica che il margine operativo lo regga senza toccare altri investimenti.
Un aumento a un solo dipendente crea problemi con gli altri?
Sì, se viene percepito come un favore personale. Il rischio non è l’aumento ma il criterio. Se i colleghi vedono che la decisione segue regole chiare, benchmark di mercato, risultati e responsabilità, l’aumento diventa un segnale positivo. Se sembra arbitrario, genera tensioni e nuove richieste.
L’aumento va dato in busta paga o come superminimo?
Quasi sempre in busta paga, ma attenzione alla forma. Se lo dai come superminimo assorbibile, i futuri aumenti del CCNL lo erodono gradualmente. Se vuoi che resti intero, va scritto come superminimo non assorbibile. La formula giusta va concordata con il consulente del lavoro.
Delera CRM
Delera Agent AI
UmanValue
PMI Speed Test