Mappa delle decisioni aziendali: chi decide cosa

In due righe

La mappa delle decisioni assegna ogni decisione ricorrente a un decisore, una soglia e un flusso di informazione.
Per una PMI da 5 a 20 dipendenti si costruisce in due mezze giornate.
Le prime decisioni da mappare sono sconti, spese, prezzi e assunzioni.
Non è la matrice RACI e non è la delega di firma: le precede e le rende efficaci.

La mappa delle decisioni è una tabella che assegna ogni decisione ricorrente a chi ha l'ultima parola, alla soglia entro cui può decidere da solo e a chi va solo informato. Serve a togliere le due ambiguità che bloccano le PMI: la decisione che tutti credono di poter prendere e quella che nessuno prende. Si costruisce in tre passi: elenchi le decisioni per area, assegni a ciascuna un decisore e un limite, scrivi chi consulta e chi informa. Non è la matrice RACI e non è la delega di firma: è lo strumento che rende efficaci entrambe.

Mappa delle decisioni: cosa è (e cosa non è)

La mappa delle decisioni è la tabella che associa ogni decisione ricorrente a chi la prende, con quali limiti e chi va informato. Ha cinque colonne: decisione, chi decide, soglia, chi viene consultato, chi va informato. La colonna "soglia" fa la differenza: senza un numero o una condizione, la mappa resta una lista di buone intenzioni.

Non è la matrice RACI. La RACI dice chi fa cosa: per ogni attività assegna un responsabile, un approvatore, un consultato e un informato. La mappa delle decisioni dice chi ha l'ultima parola su una scelta e con quali limiti. La prima descrive il lavoro, la seconda l'autorità. Servono entrambe, ma prima si definisce chi decide con la mappa, poi si traduce ogni decisione in attività con la RACI. Qui puoi leggere la matrice RACI, che assegna chi fa cosa.

Non è nemmeno la delega di firma: quella è un atto formale, la mappa è uno strumento di gestione. Lo vedremo più avanti. Esiste anche il modello RAPID di Bain & Company, con cinque ruoli: raccomanda, approva, esegue, contribuisce, decide. Ma per una PMI la tabella semplice basta.

Quali decisioni mappare per prime: le tre categorie

Dividi le decisioni in tre fasce. La prima raccoglie quelle che restano solo al titolare: prezzi sotto costo, assunzioni, contratti con fornitori strategici. La seconda fascia assegna una soglia numerica: fino a un certo importo decide il responsabile, oltre decide il titolare. La terza fascia scende al ruolo in autonomia: ferie del personale, piccole spese operative, ordini di routine.

Perché si parte da sconti, spese, prezzi e assunzioni? Perché sono le quattro voci che generano più colli di bottiglia in una PMI. Lo sconto che ogni commerciale può decidere a caso, la spesa che va sempre chiesta al titolare, il prezzo che non si sa chi può alzare, l'assunzione che resta bloccata per mesi. Mappare queste quattro voci per prime dà il risultato più visibile.

La soglia decisionale è il limite di importo, quantità o tempo entro cui una persona può decidere da sola senza chiedere autorizzazione. Se non riesci a scrivere una soglia numerica, usa una condizione verificabile: "solo se i turni restano coperti". Se la soglia non esiste, quella decisione resta al titolare.

Non partire da decisioni rare o simboliche, come la scelta del colore della carta intestata. Parti da quelle che tornano ogni settimana e che oggi passano tutte da te.

Come si costruisce la mappa in quattro passi

Primo passo: elenca le decisioni per area. Prendi un foglio e dividilo per aree: commerciale, acquisti, produzione, amministrazione, personale. Sotto ogni area, scrivi le decisioni ricorrenti. Non cercare di mappare tutto: elenca le dieci o quindici decisioni che oggi ti arrivano addosso più spesso. Domanda da farti: quali decisioni fanno suonare il telefono ogni giorno?

Secondo passo: assegna decisore e soglia. Per ogni riga, scrivi chi decide e qual è il limite. Se non riesci a scrivere una soglia numerica, usa una condizione verificabile. Se la soglia non esiste, quella decisione resta al titolare.

Terzo passo: definisci chi consulta e chi informa. Il consultato è chi dà un parere prima della decisione. L'informato è chi deve sapere dopo, senza poter bloccare. Spesso bastano due colonne: chi va sentito prima, chi va avvisato dopo.

Quarto passo: testala su due settimane reali. Usa la mappa per tutte le decisioni che capitano. Dove qualcuno decide male o dove la soglia si rivela sbagliata, correggi la riga. Non cercare la perfezione al primo colpo.

Una domanda utile per ogni riga: se questa decisione sbaglia, quanto costa? La risposta ti dice se la soglia è troppo alta o troppo bassa.

Esempio lavorato: l'officina con sei dipendenti

Facciamo un conto su un'azienda tipo: un'officina meccanica con sei dipendenti e 800.000 euro di fatturato. I numeri che seguono sono ipotesi, non rilevazioni. Ecco la sua mappa delle decisioni.

Decisione	Chi decide	Soglia	Chi viene consultato	Chi va informato
Sconto al cliente oltre il 5%	Titolare	Oltre il 5%: solo titolare	Responsabile commerciale	Amministrazione
Acquisto ricambi	Capo officina	Fino a 1.500 euro al mese	Titolare	Amministrazione
Preventivo di lavoro	Responsabile commerciale	Fino a 5.000 euro	Capo officina	Amministrazione
Assunzione di un tecnico	Titolare + capo officina	Nessuna soglia	Consulente HR	Tutto il personale
Ferie del personale	Capo officina	Con turni coperti	Titolare	Amministrazione
Rinnovo contratto fornitore	Titolare	Qualsiasi importo	Capo officina	Amministrazione

La riga "Acquisto ricambi" toglie al titolare dieci telefonate a settimana: il capo officina compra i ricambi di routine fino a 1.500 euro al mese, poi informa l'amministrazione. La riga "Sconto al cliente oltre il 5%" tiene in mano al titolare la leva che tocca il margine. La riga "Ferie del personale" affida la gestione dei turni a chi li vede ogni giorno, con la condizione che i turni restino coperti. L'assunzione resta con titolare e capo officina insieme, senza soglia: è una decisione che non si delega.

Il passo successivo

Deleghe, processi e ruoli si sistemano lavorandoci sopra. Da Caos a Impresa sono tre giorni dal vivo a Bologna, su casi veri.

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Mappa delle decisioni e poteri di firma: due cose diverse

La mappa delle decisioni è uno strumento di gestione. La delega di firma è l'atto formale con cui un soggetto autorizza un altro a firmare atti giuridici in nome dell'impresa. La mappa dice chi decide, la procura dice chi firma. Le due cose devono coincidere.

L'art. 2086 del Codice Civile, introdotto dal D.Lgs. 14/2019 (Codice della crisi d'impresa), impone all'imprenditore in forma societaria di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato. L'assetto organizzativo è l'insieme di direttive e procedure che fanno sì che il potere decisionale sia assegnato ed esercitato a un livello appropriato di competenza e responsabilità (definizione CNDCEC 2021). La mappa delle decisioni è la versione operativa di quell'assetto per una PMI.

Quando esistono procure, devono coincidere con la mappa. Se la procura dice che il capo officina può firmare acquisti fino a 2.000 euro ma la mappa dice 1.500, qualcosa va corretto. La mappa non sostituisce la procura, ma la rende applicabile ogni giorno. Per costruire un'organizzazione che non dipende da te, parti da qui: costruire un'organizzazione che non dipende da te.

I tre errori che la fanno finire in un cassetto

Errore 1: mappare tutto in una volta. Vuoi includere ogni decisione possibile, e dopo due mesi non hai finito. Correzione: mappa le prime dieci o quindici decisioni, quelle che tornano ogni settimana. Una mappa di una pagina vale più di un documento perfetto mai aperto.

Errore 2: non mettere soglie numeriche. Scrivi "il responsabile decide gli sconti" senza limite, e dopo una settimana il responsabile concede il 20% perché non sa dove fermarsi. Correzione: ogni riga deve avere una soglia di importo, quantità o tempo. Se non riesci a definirla, quella decisione resta al titolare.

Errore 3: non definire la regola per le decisioni non mappate. Quando capita qualcosa che non è nella tabella, le persone improvvisano o bloccano tutto. Correzione: vale una regola di default: ciò che non è scritto risale al titolare. Quando una decisione si ripresenta più volte, entra nella mappa. Evita che una decisione non mappata venga presa da chi capita.

Domani mattina, prendi tre decisioni che oggi passano tutte da te: uno sconto, una spesa, una richiesta di ferie. Per ciascuna, scrivi su un foglio chi potrebbe deciderla, con quale soglia e chi va solo informato. Metti il foglio in una busta trasparente e appendilo dove tutti lo vedono. La prima versione della tua mappa è pronta.

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Domande frequenti

Che differenza c’è tra mappa delle decisioni e matrice RACI?

La RACI dice chi fa cosa: per ogni attività assegna un responsabile, un approvatore, un consultato e un informato. La mappa delle decisioni dice chi ha l’ultima parola su una scelta e con quali limiti. La prima descrive il lavoro, la seconda l’autorità. Servono entrambe: prima si definisce chi decide con la mappa, poi si traduce ogni decisione in attività con la RACI.

Quanto tempo serve per costruirla?

Per una PMI da cinque a venti dipendenti bastano due mezze giornate: una per elencare le decisioni e assegnare i responsabili, una per fissare soglie e flussi di informazione. Il costo reale non è il tempo di redazione, è il tempo delle decisioni che oggi restano bloccate. Una mappa di una pagina, se usata, vale più di un documento perfetto mai aperto.

Serve un avvocato o un commercialista per farla?

No, per la mappa in sé. È uno strumento di gestione che redige il titolare con i suoi responsabili. Il professionista serve dopo, se l’azienda ha deleghe di firma e procure: deve allineare i poteri formali alla mappa, perché la mappa dice chi decide e la procura dice chi firma, e le due cose devono coincidere.

Cosa succede se una decisione non è nella mappa?

Vale una regola di default: ciò che non è scritto risale al titolare. Serve per evitare che la mappa diventi un vincolo paralizzante. Quando una decisione si ripresenta più volte, entra nella mappa. La cosa da evitare è che una decisione non mappata venga presa da chi capita: meglio farla risalire in modo esplicito.

Ogni quanto va aggiornata?

Ogni volta che cambia un ruolo, un responsabile o una soglia, e comunque almeno una volta l’anno. L’azienda che cresce o che assume un nuovo responsabile deve rivedere chi decide cosa. Una mappa vecchia è peggio di nessuna mappa: descrive un ordine che non esiste più, e le persone smettono di fidarsene.

La mappa serve anche senza un organigramma formale?

Sì, anzi spesso è il primo passo per costruirlo. Scrivere chi decide cosa costringe a chiarire i ruoli che oggi esistono solo nella testa del titolare. Da lì l’organigramma viene quasi da solo, perché le righe della mappa diventano le caselle dell’organigramma.

Fonti