In due righe
- La causa non è quasi mai la lentezza delle persone: è l'attesa della firma di una sola persona.
- Le tre leve sono soglie chiare, approvazioni in parallelo, scadenze con escalation.
- Il software viene dopo le regole: prima si decide chi approva cosa, poi si digitalizza.
- Parti dal misurare dove il flusso si ferma, non dal comprare uno strumento.
I colli di bottiglia nelle approvazioni si sciolgono con tre interventi, in quest'ordine: fissare soglie chiare sotto le quali non serve alcuna firma, trasformare le approvazioni in sequenze parallele invece che in serie, e dare a ogni richiesta una scadenza con escalation automatica. Prima va misurato dove il flusso si ferma. Nella maggior parte delle PMI il blocco non è il lavoro, ma l'attesa della firma di una sola persona. Il software viene dopo le regole.
Colli di bottiglia nelle approvazioni: dove si fermano le richieste
Un collo di bottiglia è il punto di un processo in cui il lavoro si accumula perché una fase è più lenta o più presidiata delle altre. Un workflow approvativo è la sequenza ordinata di passaggi e autorizzazioni che una richiesta o un documento deve attraversare prima di essere approvato. Quando il collo sta in un workflow di firme, il sintomo è sempre lo stesso: ordini, spese, ferie e contratti restano fermi in attesa di un visto.
I tre punti caldi sono questi.
La firma centralizzata. Un solo autorizzato, il più delle volte sommerso o fuori ufficio, tiene in mano tutte le autorizzazioni. Il flusso non è lento perché lui lavora male: è lento perché ogni pratica aspetta la stessa persona.
Il passaggio via email senza traccia. La richiesta parte, si perde in una casella, qualcuno la sollecita, la richiesta riparte. Nessuno ha la vista d'insieme, e il tempo tra un sollecito e l'altro non è misurabile.
Le soglie assenti. Ogni richiesta, anche la più piccola, arriva alla stessa scrivania. Il controllo diventa un imbuto perché non c'è una soglia sotto la quale la decisione può stare più in basso.
Il punto di partenza è organizzativo: un'azienda che non dipende da una sola persona si costruisce con regole e deleghe, come spiega come costruire un'organizzazione che non dipende da una sola persona.
I dati sulla firma confermano il sintomo. Un'analisi HEU citata da Forme.online su oltre 960.000 documenti dice che la metà dei contratti resta bloccata prima della firma, e nel 90% dei casi il collo sta tra l'invio e la firma. Non sono approvazioni interne, ma mostrano quanto la firma sia un punto di accumulo. Sul versante interno, l'Istat segnala che quasi l'80% delle imprese con almeno 10 addetti è a livello base di digitalizzazione: il 48,8% delle PMI usa un ERP, ma solo il 21,1% usa un CRM. Gli strumenti ci sono, i processi che li collegano no.
Prima di cambiare: quanto tempo resta ferma una richiesta
Il primo intervento non è organizzativo, è di misura. Prendi dieci richieste recenti: ordini di acquisto, note spese, richieste ferie, contratti. Per ciascuna segna due date, quella della richiesta e quella dell'approvazione. Calcola i giorni di attesa e individua il passaggio in cui il tempo si accumula.
Se il passaggio A, la compilazione, dura dieci minuti e il passaggio B, l'approvazione, dura tre giorni, il collo è il passaggio B. Non serve un software per vederlo: bastano dieci righe su un foglio o su un foglio di calcolo. Se vuoi un metodo più ampio per cercare le criticità nei processi, parte da qui: come individuare le criticità nei processi aziendali.
Questa misura risponde alla domanda di chi teme di cambiare le regole senza sapere cosa toccare. Finché non sai dove si ferma il flusso, ogni intervento è un tiro al buio.
Soglie di approvazione: la leva che toglie la maggior parte dei blocchi
La leva più potente è la soglia di approvazione: l'importo o il livello oltre il quale una richiesta richiede la firma di una persona specifica. Il principio è semplice. Sotto una certa cifra approva il responsabile di reparto. Sopra serve il livello successivo. La firma del titolare resta solo sui numeri grossi.
Facciamo un conto su un'azienda tipo, per vedere l'effetto. Mettiamo un'officina metalmeccanica con 15 dipendenti e 2,4 milioni di fatturato. Oggi ogni ordine di acquisto sopra 500 euro richiede la firma del titolare. Sono 16 ordini al mese, con un'attesa media di tre giorni lavorativi: 48 giornate di attesa al mese. Se ogni ordine fermo costa mezz'ora di solleciti, sono 8 ore al mese solo per inseguire le firme.
Adesso fissiamo due soglie: 2.000 e 10.000 euro. Gli ordini sotto 2.000 li approva il capo reparto. Tra 2.000 e 10.000 firma il responsabile amministrativo. Sopra 10.000 firma ancora il titolare.
| Fascia di importo |
Chi approva prima |
Chi approva dopo |
Effetto |
| Sotto 2.000 € |
Titolare, attesa 3 giorni |
Capo reparto, firma in giornata |
L'80% degli ordini non aspetta più |
| 2.000-10.000 € |
Titolare, attesa 3 giorni |
Responsabile amministrativo |
Controllo dove conta, tempi ridotti |
| Oltre 10.000 € |
Titolare |
Titolare |
La firma resta sui numeri grossi |
In questo esempio, se 13 dei 16 ordini stanno sotto i 2.000 euro, l'80% degli ordini non aspetta più il titolare, che firma tre o quattro ordini al mese invece di sedici. Le soglie di 2.000 e 10.000 euro sono solo un'ipotesi: rifai il conto con i tuoi numeri e con i tuoi importi reali.
Il passo successivo
Deleghe, processi e ruoli si sistemano lavorandoci sopra. Da Caos a Impresa sono tre giorni dal vivo a Bologna, su casi veri.
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In serie o in parallelo: come ridurre i passaggi senza perdere controllo
La seconda leva è la sequenza. Spesso il problema non è chi firma, ma il fatto che legale, amministrazione e direzione firmano uno dopo l'altro. Ogni passaggio in serie moltiplica i giorni di attesa, anche se ogni firma singola dura poco.
Il metodo è trasformare in parallelo le approvazioni che non dipendono l'una dall'altra. Se il legale può verificare un contratto mentre l'amministrazione controlla i costi, non c'è motivo di farli aspettare in fila. Tieni in serie solo i passaggi che si condizionano davvero: per esempio, la firma del responsabile del budget che deve arrivare prima di quella del titolare.
Per decidere chi approva e chi va solo informato, la matrice RACI è lo strumento giusto. Definisce chi è responsabile, chi approva, chi va consultato e chi va solo informato. Qui trovi come usarla senza impazzire con le sigle: matrice delle responsabilità per definire chi approva cosa.
Scadenze ed escalation: cosa succede se la firma non arriva
Anche con soglie e sequenze giuste, una richiesta può restare ferma perché la persona non risponde. La terza leva è la scadenza con escalation.
L'escalation è il passaggio automatico di una richiesta rimasta ferma oltre la scadenza al livello decisionale superiore. Dai a ogni richiesta una scadenza, per esempio 48 ore. Se la firma non arriva, la pratica sale al livello superiore. Per i casi a basso rischio puoi decidere che la mancata risposta equivalga ad approvazione, ma solo dove il costo di un errore è basso.
Un workflow approvativo digitale serve esattamente a questo: notifiche, promemoria automatici e tracciabilità di chi ha fatto cosa. La documentazione TeamSystem sul workflow approvativo descrive questi meccanismi: soglie per importo, escalation, promemoria. Il principio resta uno: l'assenza di risposta non deve mai essere un fermo.
Cosa non fare quando le approvazioni bloccano l'azienda
Quattro errori da evitare, perché ognuno allunga la fila invece di accorciarla.
Non aggiungere un livello di approvazione in più per controllare. Ogni firma in più allarga l'imbuto: chi approva ora sorveglia il lavoro di chi ha approvato prima, e il tempo non si riduce.
Non comprare il software prima di aver scritto le regole. Automatizzeresti il caos. Un workflow digitale accelera le regole che già esistono: se le regole non esistono, accelera un processo sbagliato.
Non far diventare il titolare l'approvatore di riserva delle eccezioni. Se ogni caso strano risale a lui, il collo di bottiglia rinasce lì, e le soglie non servono più. La delega di controllo va costruita, non improvvisata: come delegare senza perdere il controllo.
Non usare l'email come sistema di approvazione. Le richieste si perdono, nessuno ha la vista d'insieme, e la prova di chi ha approvato cosa sparisce in una casella.
Il passo più piccolo, da fare domani mattina, è prendere dieci richieste degli ultimi due mesi e segnare per ciascuna la data di richiesta e la data di firma. Se scopri che il blocco è una sola persona o una sola soglia, hai già trovato cosa cambiare. Il resto, a partire da come costruire un'organizzazione che non dipende da una sola persona, viene dopo.
Domande frequenti
Quanto tempo si perde con le approvazioni ferme?
Dipende dalle regole che hai scritto, ed è per questo che la prima mossa è misurarlo sui tuoi processi. Il riferimento più vicino arriva dall’analisi HEU su quasi un milione di documenti: la metà dei contratti resta bloccata prima della firma. Sulle approvazioni interne prendi dieci richieste recenti e conta i giorni di attesa: trovi il tuo numero.
Qual è la prima cosa da fare per sbloccare le approvazioni?
Misurare dove il flusso si ferma, non comprare un software. Prendi dieci richieste degli ultimi due mesi e registra data di richiesta, data di approvazione e chi doveva firmare. Di solito emerge che il blocco è un solo passaggio, spesso la firma di una persona. Finché non sai dove si ferma il flusso, ogni intervento è un tiro al buio.
Serve un software per ridurre i colli di bottiglia nelle approvazioni?
Non subito. Il software accelera le regole che già esistono: se il processo è sbagliato, lo rende sbagliato più in fretta. Prima fissa soglie chiare, sequenze parallele e scadenze. Solo quando le regole sono scritte ha senso digitalizzarle con un workflow approvativo, che aggiunge notifiche, tracciabilità e promemoria automatici.
Come si decide chi può approvare cosa?
Con una soglia di importo, non con il grado gerarchico. Sotto una certa cifra approva il responsabile di reparto, sopra serve il livello successivo. La matrice RACI aiuta a definire chi è responsabile, chi va consultato e chi firma. La regola pratica: chi firma deve essere la persona che ha le informazioni per valutare, non la più alta in organigramma.
Le soglie di approvazione vanno scritte o bastano le abitudini?
Vanno scritte. Le abitudini valgono finché c’è la persona che le ha create: quando manca o è in ferie, il processo si blocca o ognuno decide per conto suo. Scrivere le soglie in un documento di una pagina, comunicarle e farle valere per tutti è il modo più rapido per togliere l’approvazione dalla testa di una sola persona.
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