In due righe
- Una riunione di reparto si fa in piedi, a inizio turno o nel cambio turno, e dura al massimo 20 minuti.
- Ordine del giorno fisso: sicurezza, qualità, piano di produzione, materiali e fermi macchina, presenze.
- La guida il capo reparto, non il titolare. Partecipano solo le persone del reparto.
- La cadenza giusta: 10 minuti al giorno di allineamento, 15-20 minuti a settimana, revisione mensile con i capi.
Una riunione di reparto non deve mai fermare la produzione: si fa in piedi, a inizio turno o nel cambio turno, dura al massimo 20 minuti e segue un ordine del giorno fisso di cinque punti: sicurezza, qualità, piano di produzione, materiali e fermi macchina, presenze. La guida il capo reparto, non il titolare. Nei reparti produttivi la cadenza giusta è un allineamento di 10 minuti a inizio turno più una riunione di reparto settimanale; tutto il resto si toglie. Alla riunione partecipano solo le persone di quel reparto.
Quanto costa una riunione di reparto fatta male?
Prendiamo un reparto con 8 operatori. Il costo orario pieno medio nazionale è 29,4 euro; per le unità con 10-49 dipendenti scende a 23,1 euro, secondo Istat, La struttura del costo del lavoro in Italia, anno 2020. Usiamo il dato più vicino a una PMI: 23,1 euro l'ora.
Una riunione di 30 minuti ferma 4 ore-uomo, cioè 92 euro di solo costo del lavoro, più la produzione persa. Se capita una volta a settimana per 50 settimane, sono 4.620 euro l'anno, senza contare i pezzi non prodotti. Se le riunioni sono due, o durano un'ora, il conto raddoppia.
Il costo vero non è il tempo in riunione: è il tempo sottratto alla linea. Se vuoi capire quali riunioni eliminare in azienda, parti da quali riunioni tagliare.
Che cos'è una riunione di reparto e cosa non è
Una riunione di reparto è l'incontro breve e ricorrente in cui il capo reparto e la sua squadra allineano sicurezza, qualità e piano di produzione.
Non è la riunione di inizio giornata, che dura 10 minuti e risponde a tre domande: cosa si produce, chi c'è, cosa blocca. Per quella c'è un metodo dedicato: riunione di inizio giornata in produzione.
Non è la riunione di direzione del lunedì, che sta a un livello diverso e coinvolge i responsabili di funzione. Quella segue regole proprie, descritte nella riunione settimanale di direzione.
Non è la riunione periodica di sicurezza prevista dall'art. 35 del D.Lgs. 81/2008. Quella è un obbligo di legge: nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori va convocata almeno una volta l'anno, con datore di lavoro, RSPP, RLS e medico competente ove nominato. La riunione periodica è l'adempimento annuale sulla sicurezza, non un allineamento operativo.
Ogni quanto va fatta: la cadenza giusta per un reparto produttivo
Cadenza è la frequenza regolare e prevedibile con cui un gruppo si riunisce.
Per un reparto produttivo servono tre livelli, non cinque.
| Riunione |
Cadenza |
Durata |
Chi partecipa |
A cosa serve |
| Allineamento di inizio turno |
Ogni giorno |
10 minuti |
Squadra del turno |
Sicurezza del giorno, piano di produzione, fermi in corso |
| Riunione di reparto |
1 volta a settimana |
15-20 minuti |
Capo reparto + squadra |
Qualità, scarti, materiali, presenze, miglioramenti |
| Revisione mensile |
1 volta al mese |
45 minuti |
Capi reparto + titolare |
Sicurezza operativa, indicatori, investimenti, formazione |
La regola è semplice: se un tema non entra nei 20 minuti settimanali, va in una riunione ad hoc con le sole persone coinvolte. Il tema ricorrente ma non urgente va nella revisione mensile. L'adempimento di legge resta separato: la riunione periodica dell'art. 35, annuale e solo se l'azienda supera i 15 lavoratori.
L'ordine del giorno fisso: cinque punti e stop
Ogni riunione di reparto segue gli stessi cinque punti, sempre nello stesso ordine:
- Sicurezza e quasi incidenti.
- Qualità e scarti.
- Piano di produzione.
- Materiali e fermi macchina.
- Presenze e sostituzioni.
I temi nuovi si aggiungono solo se avanza tempo, mai sostituendo uno dei cinque. Il punto sicurezza non si salta mai, nemmeno quando la pressione sulla produzione è alta. Saltarlo una volta insegna alla squadra che la sicurezza è accessoria.
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Dove e quando farla per non fermare la linea
Nel reparto, non in sala riunioni, in piedi, nel cambio turno o a inizio turno.
- Scegli il cambio turno o l'inizio turno, sfruttando le pause naturali della produzione.
- Non convocare la riunione in pieno orario di produzione.
- Se la linea non può fermarsi tutta insieme, dividi la squadra in due gruppi.
- Ripeti la riunione in due momenti, sotto i 15 minuti ciascuno.
In un reparto di 12 persone su due turni, si fanno due passaggi nel cambio turno: la produzione non si ferma e tutti ricevono le stesse informazioni.
Chi la guida e chi deve esserci
Capo reparto è il responsabile operativo del reparto, la persona che coordina la squadra e presidia la produzione giorno per giorno.
La riunione la guida il capo reparto, non il titolare. Il capo reparto conosce la squadra, vede i problemi ogni giorno e può tenere il ritmo. Il titolare al massimo assiste una volta al mese, e solo per osservare.
Partecipano solo le persone di quel reparto. Gli altri vengono informati dopo con il verbale. Se il capo reparto non è la persona giusta, il problema va risolto a monte: qui trovi come si sceglie un capo reparto.
Il verbale in cinque righe e le regole anti-deragliamento
Il verbale si scrive sulla lavagna di reparto e si fotografa. La foto va nella bacheca di reparto. Cinque righe bastano: decisioni prese, chi fa cosa, entro quando.
Tre regole per non farla deragliare:
- Niente racconti: si dicono fatti, non storie.
- Niente ricerca del colpevole: si cerca la causa, non il responsabile.
- Un tempo massimo per ogni punto: due minuti a testa per i cinque punti, salvo emergenze che si spostano a parte.
Cosa non fare: gli errori che fermano la produzione
- Non convocarla in pieno orario di produzione: ogni minuto fermato è pezzi non prodotti.
- Non invitare tutto il reparto quando la linea non può fermarsi: dividi in due gruppi.
- Non lasciarla guidare al titolare: il titolare alza il livello di formalità e il reparto aspetta il suo giudizio.
- Non saltare mai il punto sicurezza: se lo salti una volta, la squadra impara che la sicurezza è accessoria.
- Non confonderla con la riunione periodica dell'art. 35: quella è un obbligo annuale con attori diversi.
Domani mattina, prima di convocare la prossima riunione, scrivi i cinque punti su una lavagna e stabilisci chi la guida. Se la riunione è già prevista, portala da 60 a 20 minuti e sposta i temi extra in una riunione ad hoc. Questo è il passo più piccolo, e comincia a restituire minuti di produzione.
Domande frequenti
Ogni quanto va fatta una riunione di reparto?
Nei reparti produttivi una volta a settimana, in 15-20 minuti, più un allineamento di 10 minuti a inizio turno. Il mensile si riserva ai capi reparto con il titolare. Più frequente non serve, più rara fa accumulare i problemi.
Quanto deve durare una riunione di reparto?
Al massimo 20 minuti. Oltre questo tempo l’attenzione cala e la produzione resta ferma senza motivo. Se un argomento richiede di più, si sposta in una riunione ad hoc con le sole persone coinvolte.
Chi deve partecipare alla riunione di reparto?
Solo chi lavora in quel reparto: la squadra e il capo reparto che la guida. Il titolare non partecipa, al massimo assiste una volta al mese. Invitare persone non coinvolte allunga la riunione e ferma lavoro inutile.
La riunione di reparto è obbligatoria per legge?
No. Obbligatoria è la riunione periodica di sicurezza dell’art. 35 del D.Lgs. 81/2008: nelle aziende con più di 15 lavoratori va convocata almeno una volta l’anno con datore di lavoro, RSPP, RLS e medico competente ove nominato. Sono due cose diverse.
Come si fa una riunione di reparto se la linea non può fermarsi?
Si fa nel cambio turno o all’inizio del turno, in piedi, nel reparto stesso. Se non si può fermare tutto, si divide la squadra in due gruppi e si ripete la riunione in due momenti, restando sotto i 15 minuti ciascuna.
Cosa mettere nell’ordine del giorno di una riunione di reparto?
Cinque punti fissi: sicurezza e quasi incidenti, qualità e scarti, piano di produzione, materiali e fermi macchina, presenze e sostituzioni. Nient’altro: i temi nuovi si aggiungono solo se avanza tempo.
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