In due righe
- Il problema non è quasi mai la persona: prima verifica che la regola sia scritta, comunicata e applicata a tutti.
- Il percorso corretto è a tappe: colloquio informale, richiamo scritto, sanzione. Non si salta se non per gravità.
- Il colloquio si fa in privato, su un fatto preciso, chiudendo con cosa ti aspetti e cosa succede se si ripete.
- Ogni tappa va annotata: data, fatto, aspettativa. È la memoria che ti protegge.
Un dipendente che non rispetta le regole si affronta con un percorso a tappe, dalla più leggera alla più severa: prima un colloquio informale in privato, poi un richiamo scritto, infine una sanzione. L'errore che costa di più non è essere severi ma essere incoerenti: tollerare per settimane e poi esplodere. Prima ancora di intervenire, però, verifica che la regola esista, sia scritta e sia stata comunicata a tutti. Nella maggior parte dei casi il problema si ferma al primo gradino, se il colloquio è fatto bene.
Dipendente che non rispetta le regole: prima controlla se la regola è chiara
La prima domanda non è cosa fare con lui, ma cosa hai messo per iscritto. I conflitti costano: secondo una ricerca Myers-Briggs raccolta da Alma Laboris, i manager dedicano quattro ore a settimana a gestirli e più di un terzo dei lavoratori li vive spesso o sempre. Se la regola non è chiara, il conflitto non è con la persona ma con l'assenza della regola.
Prima di aprire bocca, rispondi a tre domande:
- La regola è scritta da qualche parte?
- Tutti la conoscono?
- Viene applicata allo stesso modo a tutti?
Se una risposta è no, il problema è la regola, non la persona. Il richiamo su una regola implicita fallisce quasi sempre. Non richiamare un dipendente per una disposizione che non hai mai formalizzato: lo vivi come ingiusto. Se il dubbio è sistematico, vale la pena fermarsi e tornare a come si costruisce una squadra su cui poter contare prima di intervenire sul singolo.
Il colloquio informale è un richiamo verbale: una conversazione privata in cui segnali un comportamento e chiedi di correggerlo, prima di ogni provvedimento formale. Non serve un modulo: servono una stanza, dieci minuti e un fatto preciso.
Prendiamo un'officina con sei tecnici e ottocentomila euro di fatturato. Un tecnico arriva in ritardo di venti minuti tre volte a settimana da un mese. Se nessuno interviene, il ritardo diventa la norma e gli altri lo imitano: venti minuti per tre volte per quarantacinque settimane fa quarantacinque ore l'anno di lavoro perso, che in officina sono ore fatturabili. Non è un dettaglio: è margine.
Il colloquio non è una ramanzina. Si apre su un fatto verificato e si chiude con un'aspettativa. Ecco come potrebbe suonare:
"Marco, mercoledì e giovedì sei arrivato alle 8.20 invece delle 8. Quando manchi, la prima macchina resta ferma e il cliente aspetta. Da lunedì mi aspetto che tu sia operativo alle 8. C'è qualcosa che te lo impedisce?"
Nota la struttura: un fatto, non un giudizio; l'impatto sull'azienda e sul team; l'aspettativa; una domanda aperta. Poi annota data e sintesi. Non serve firma: serve memoria. Se temi che il colloquio diventi uno scontro, usa lo stesso metodo del feedback a un dipendente senza rovinare il rapporto.
Secondo gradino: il richiamo scritto, quando il colloquio non basta
Il richiamo scritto è una comunicazione formale che descrive il fatto, la regola violata e l'aspettativa, firmata per presa visione. Scatta quando lo stesso comportamento si ripete dopo il colloquio.
Deve contenere cinque elementi: data, fatto specifico, regola violata, aspettativa e conseguenza se si ripete. Va firmato per presa visione, non per accettazione: il dipendente firma che ha letto, non che è d'accordo.
Serve più a te che a lui. Tra tre mesi ricorderai solo che c'era un problema, non cosa avevi detto. Un foglio con data e firma chiude la discussione su "non lo sapevo". E se il comportamento continua, è la base per il gradino successivo.
Non inviare il richiamo scritto via email senza prima aver fatto il colloquio: il documento formale senza conversazione viene vissuto come un agguato.
Terzo gradino: la sanzione, e quando si salta tutto il percorso
La sanzione disciplinare è un provvedimento, come la multa o la sospensione, applicato quando un comportamento si ripete nonostante i richiami. Arriva solo dopo i gradini precedenti e deve essere proporzionata alla gravità e alla ripetizione.
Per comportamenti gravi, il percorso si salta. Se c'è rischio per la sicurezza, violenza, furto o rifiuto palese di ordini, non serve il colloquio informale: si agisce subito, con un consulente del lavoro al fianco. Il modello a quattro gradini, dal richiamo verbale all'uscita, è descritto da AIHR: il 61% delle aziende non ha sistemi per segnalare comportamenti scorretti, quindi è spesso il titolare a dover fare tutto da solo.
Il licenziamento è un capitolo a parte. Qui ci fermiamo alla sanzione: quando i richiami non bastano più, il passaggio successivo è cosa fare quando i richiami non bastano più.
I gradini del percorso, in una tabella
| Gradino |
Quando |
Cosa fai |
Cosa scrivi |
| Colloquio informale |
Prima violazione, lieve |
Un fatto, l'impatto, l'aspettativa |
Data e sintesi in un appunto |
| Richiamo scritto |
Stesso comportamento ripetuto |
Fatto, regola violata, aspettativa, conseguenza |
Foglio firmato per presa visione |
| Sanzione |
Il comportamento continua |
Conseguenza proporzionata: multa o sospensione |
Provvedimento e motivazione |
| Salto diretto |
Comportamento grave: sicurezza, violenza, furto |
Sanzione o uscita immediata, con consulente |
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Le tre trappole in cui cadono i titolari
La prima trappola è tollerare e poi esplodere. Si chiude un occhio per settimane, poi un giorno si sbotta davanti a tutti. Il dipendente non capisce cosa sia cambiato, il team percepisce ingiustizia e la credibilità si consuma. La coerenza vale più della severità.
La seconda trappola è trattare persone diverse in modo diverso per la stessa violazione. I favoritismi si vedono subito e uccidono la regola. Se Marco viene richiamato e Luca no, la regola non esiste più: esiste la simpatia.
La terza trappola è reagire in pubblico. Il richiamo si fa in privato, mai davanti al team. Davanti agli altri si parla solo se il comportamento riguarda tutti, come una regola di sicurezza violata in quel momento.
Non cadere in nessuna di queste trappole. Se ti accorgi che il problema non è il singolo ma il clima generale, usa come misurare il clima aziendale in una PMI per capire dove stai intervenendo male.
Il passo più piccolo che puoi fare domani mattina: prendi il caso concreto, controlla se la regola è scritta e chiara, e prenota dieci minuti in privato con la persona. Un fatto, l'impatto, l'aspettativa. Poi annota tutto.
Domande frequenti
Quanti richiami servono prima di una sanzione?
Non esiste un numero fisso, ma di norma almeno due: un colloquio informale e un richiamo scritto. Il criterio è la proporzionalità: più il comportamento è grave o ripetuto, più in fretta si sale. Se la condotta mette a rischio persone o sicurezza, si salta il percorso e si agisce subito.
Come faccio il colloquio se il dipendente nega o si giustifica?
Ascolta senza interrompere: a volte emerge che la regola non era chiara, e allora va sistemata. Ma se i fatti sono verificati, non far cadere il punto. Chiudi con cosa ti aspetti e cosa succede se il comportamento si ripete, e annota la sintesi dell’incontro.
Posso intervenire se la regola non è scritta da nessuna parte?
Puoi, ma parti svantaggiato: il richiamo su una regola mai comunicata viene vissuto come ingiusto. Prima di intervenire metti la regola per iscritto, comunicala a tutti e dagli una data di partenza. Da quel momento il percorso diventa equo anche agli occhi del team.
Quando conviene saltare il percorso e andare dritti alla sanzione?
Quando il comportamento è grave: rischio per la sicurezza, violenza, furto o rifiuto palese di ordini. In questi casi il percorso progressivo non serve e va coinvolto un consulente del lavoro. Per tutto il resto, il percorso a tappe protegge te e dà una possibilità reale alla persona.
Come documento i richiami senza trasformarli in burocrazia?
Bastano quattro elementi: data, fatto specifico, aspettativa concordata e firma per presa visione. Non serve un avvocato per questo: serve un foglio o una mail interna che ti ricordi, tra tre mesi, cosa è stato detto e quando. È la memoria del percorso.
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