In due righe
- Il referral dei dipendenti è un premio a chi segnala una persona che viene assunta e resta. In una PMI bastano quattro regole scritte.
- Il premio si paga in busta paga, in due tranche: alla firma e dopo il periodo di prova.
- Nell'esempio di questo articolo costa circa 1.300 euro contro 5.600 di un'agenzia. Sono ipotesi: rifai il conto con i tuoi numeri.
- Il rischio vero è il gruppo chiuso. Si limita con lo stesso colloquio per tutti e con il referral come uno dei canali, non l'unico.
Il referral dei dipendenti è un programma in cui i tuoi collaboratori segnalano persone che conoscono per i posti aperti, e ricevono un premio se la persona viene assunta e resta. In una PMI funziona con quattro regole scritte: per quali posizioni vale, quanto vale il premio, quando si paga, chi decide. Il premio si paga in busta paga, di solito in due tranche: alla firma e dopo il periodo di prova. L'assunzione resta una tua decisione, con lo stesso colloquio di tutti gli altri candidati.
Come funziona un programma di referral dei dipendenti in una PMI?
L'employee referral è un programma con cui un'azienda chiede ai propri dipendenti di segnalare candidati per i posti aperti, di solito con un premio se la persona viene assunta. In una PMI non serve nessun software. Servono cinque passaggi:
- Apri la posizione al team e dì chi cerchi, in due righe.
- Il dipendente segnala una persona, dopo aver chiesto il suo consenso.
- Il candidato fa lo stesso colloquio di tutti gli altri.
- Comunichi l'esito al segnalatore, anche se è negativo.
- Il premio viene pagato a tranche, in busta paga.
Il referral è uno dei canali possibili: il quadro completo sta in come trovare personale quando nessuno risponde agli annunci.
Non va confuso con il referral clienti, dove sono i clienti a segnalare altri acquirenti: quel tema ha le sue regole nel programma referral clienti.
Perché i referral sono il canale naturale di una PMI?
Perché nelle imprese piccole il passaparola esiste già. Il referral non crea un canale nuovo: dà regole a quello che si usa comunque.
Un dato, con il suo perimetro. Secondo l'indagine Excelsior 2024 letta dalla Camera di Commercio di Modena, nella provincia di Modena le imprese hanno trovato personale così: candidati conosciuti personalmente 36,6%, selezione tra i CV ricevuti 36,3%, segnalazione da conoscenti e parenti 32,0%. È un dato provinciale, non nazionale.
La stessa pagina dice che le imprese fino a 9 dipendenti usano molto di più conoscenze e segnalazioni, mentre quelle da 10 a 249 puntano di più su agenzie interinali e selezione tra i CV. Quindi il passaparola pesa soprattutto sotto i 10 dipendenti. Sopra quella soglia si sposta, e il referral va sollecitato con un premio e con regole, non aspettato.
Un dato più vecchio va nella stessa direzione: ImpresaCity, nel 2014, riportava i dati Excelsior sul 2013, con oltre 6 imprese su 10 che sceglievano il personale per conoscenza diretta o canali informali, e il 67,3% fra le micro-imprese. Sono numeri di dodici anni fa.
Cosa non dicono: nessuno di questi dati misura la qualità delle persone assunte. Dicono come si cerca, non quanto si sceglie bene.
Quanto pagare il premio e quando?
Il premio si decide con una griglia in tre domande:
- Quanto costerebbe coprire il ruolo in un altro modo? Parti da una frazione di quella cifra. Un premio che costa quanto un'agenzia non è un referral, è un'agenzia interna.
- Quanto è difficile il ruolo? Un operaio specializzato introvabile vale più di un'assunzione facile. Puoi fare due fasce, non cinque.
- Chi può segnalare? Meglio un premio uguale per tutti i livelli: se il capo reparto prende più dell'operaio, il messaggio è sbagliato.
Come riferimento pubblico c'è Leonardo S.p.A. Secondo QuiFinanza (9 novembre 2024), prevede fino a 1.500 euro in busta paga, solo se la candidatura arriva a un contratto a tempo indeterminato. Il caso ha avuto anche critiche sindacali, della Cgil: usalo come riferimento di importo e condizione, non come modello. Per ancorare la cifra alla RAL del ruolo, la retribuzione annua lorda, vedi quanto stipendio offrire a un nuovo assunto.
Il momento di pagamento conta quanto l'importo. Mettiamo un premio da 1.000 euro pagato tutto alla firma: se il neoassunto lascia dopo 6 settimane, hai pagato 1.000 euro per niente. Con due tranche da 500, alla firma e dopo il periodo di prova, perdi 500. Il periodo di prova è la fase iniziale in cui datore e lavoratore verificano se il rapporto funziona, e in cui entrambi possono recedere con regole più snelle.
Conviene davvero? Il conto su un'azienda tipo
Facciamo un conto su un'azienda tipo, con ipotesi dichiarate. Ha 12 dipendenti, circa 1,5 milioni di fatturato, e cerca un operaio specializzato con RAL di 28.000 euro. Un'avvertenza: con 12 dipendenti è sopra la soglia dei 10, dove il passaparola pesa meno. Per questo il premio serve.
- Premio referral: 1.000 euro, 500 alla firma e 500 dopo la prova.
- Contributi a carico azienda sul premio, con aliquota ipotetica del 30%: circa 300 euro.
- Costo totale del referral: circa 1.300 euro.
- Agenzia di selezione al 20% della RAL (ipotesi): 5.600 euro.
- Differenza: circa 4.300 euro per assunzione.
| Via di ricerca |
Costo diretto (ipotesi dell'esempio) |
Costo in tempo del titolare |
Quando conviene |
| Referral dei dipendenti |
Premio 1.000 euro, più contributi a carico azienda, pagato solo se la persona resta |
Colloqui come per ogni candidato, più un feedback al segnalatore |
Ruoli operativi e tecnici dove il team conosce i profili giusti |
| Agenzia di selezione |
Percentuale sulla RAL concordata col fornitore (nell'esempio 20% di 28.000 euro, cioè 5.600 euro) |
Briefing iniziale e colloqui sulla rosa proposta |
Ruoli rari o direttivi, quando nel tuo giro non c'è nessuno |
| Annuncio pubblico |
Costo della piattaforma, a volte zero |
Lettura dei CV e filtro: è la voce che pesa di più |
Ruoli con molti candidati potenziali |
L'annuncio costa poco in euro e molto in ore: se a leggere i CV sei tu, quelle ore le paghi tu.
Sono ipotesi, non una media. Rifai il conto con la RAL e il contratto del tuo ruolo. E se vuoi il costo di una persona sbagliata, il conto sta in quanto costa un'assunzione sbagliata.
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Il premio al dipendente è legale e come si tassa?
In Italia l'employee referral è in linea generale lecito. Non è regolato dai CCNL, i contratti collettivi nazionali, ma dalle policy aziendali, come ricorda QuiFinanza nell'articolo già citato. Restano obbligatori trasparenza, non discriminazione e privacy.
Sul fisco, il punto di partenza è l'articolo 51 del TUIR. Il reddito di lavoro dipendente è l'insieme di tutte le somme e i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro, premi compresi. Quindi il premio di segnalazione segue la strada della retribuzione. Non c'è una tassazione agevolata: aliquote e contributi li stima il consulente del lavoro.
Cosa fare: fai inserire il premio nel cedolino, la busta paga, dal consulente del lavoro. Cosa non fare: non pagarlo in contanti, non sostituirlo con regali fuori cedolino. Lascia scoperti sia te sia il dipendente.
Sulla privacy, chi segnala deve avere l'ok del candidato prima di passare i suoi dati. I dati personali sono protetti dal GDPR e dal Codice Privacy: per come gestirli nel dettaglio, chiedi al consulente.
Cosa scrivere nel regolamento di una pagina?
Un regolamento di una pagina è una sequenza di sette controlli. Qui con i numeri di un'azienda ipotetica da 12 dipendenti: premio da 1.000 euro, RAL da 28.000. Cambiali con i tuoi.
- Posizioni coperte. Scrivi per quali ruoli vale: ad esempio operai e tecnici. Se il posto è direttivo, il referral non si applica.
- Importo. 1.000 euro, uguale per tutti i livelli di chi segnala.
- Pagamento. 500 euro alla firma del contratto, 500 dopo il superamento del periodo di prova, in busta paga.
- Chi non può segnalare. Chi decide l'assunzione e i parenti stretti diretti del candidato.
- Tempo di risposta. Il segnalatore riceve un esito entro 10 giorni lavorativi, ad esempio, anche se negativo.
- Se il segnalato non passa. Nessun premio, nessuna discussione: la selezione resta all'azienda e vale per tutti.
- Dati personali. Il dipendente passa i dati solo con l'ok del candidato. L'azienda li usa solo per la selezione.
Mezza pagina, firmata e consegnata a tutti. Se un punto non si riesce a scrivere in una riga, la regola non è ancora chiara.
Quali sono i rischi e come si limitano?
Il rischio più citato è l'effetto clan. L'effetto clan è il rischio che persone assunte tramite segnalazione formino un gruppo chiuso con chi le ha segnalate, escludendo gli altri colleghi. AlmaLaurea, nella sua guida al referral program, indica anche minore diversità e un maggior carico di lavoro per chi gestisce le selezioni. È una fonte qualitativa, ma i rischi si capiscono da soli.
Altri due: il segnalatore deluso se il suo candidato viene scartato, e il candidato poco adatto assunto per amicizia. I rimedi sono tre:
- Stesso colloquio per tutti. Usa la griglia di colloquio strutturato anche con i segnalati.
- Feedback entro un tempo fissato. Il segnalatore deluso lo è molto meno se riceve una risposta chiara.
- Referral come uno dei canali. Non l'unico: se assumi solo per passaparola, il gruppo diventa sempre più simile a sé stesso.
Cosa non fare: non premiare il numero di segnalazioni. Premia le assunzioni riuscite. Chi viene pagato per segnalare tanto segnala tanto, a prescindere dalla qualità.
Come misuri se il programma funziona?
Bastano tre numeri su un foglio:
| Numero |
Cosa conti |
| Segnalazioni ricevute |
Quante persone sono state proposte dai dipendenti |
| Assunzioni da referral |
Quante di queste sono state assunte |
| Persone ancora in azienda dopo la prova |
Quante hanno superato il periodo di prova |
Per rilevare la fonte, fai una domanda nel primo colloquio: «Come hai saputo di noi?». Scrivi la risposta accanto al nome. Per giudicare il neoassunto, vedi come valutare un dipendente durante il periodo di prova.
La soglia di decisione è semplice: se dopo due posizioni aperte non è arrivata nessuna segnalazione valida, rivedi il premio o il modo in cui l'hai comunicato. Non insistere con lo stesso messaggio.
Il passo più piccolo, domani mattina: apri il foglio con i sette punti del regolamento, scrivi la cifra e il tempo di risposta, e leggili ad alta voce. Se reggono, sono pronti da consegnare al team.
Domande frequenti
Il referral dei dipendenti è legale in Italia?
Sì, in linea generale è lecito. Non è disciplinato dai contratti collettivi ma dalle policy aziendali. Vanno rispettate trasparenza, non discriminazione e privacy: chi segnala deve avere l’ok del candidato prima di passare i suoi dati, e la selezione deve valutare le capacità, non l’origine della segnalazione.
Quanto si paga un dipendente che segnala un candidato assunto?
Non esiste un importo di legge. Si decide in base alla difficoltà del ruolo e a quanto costerebbe coprirlo in altro modo. Un esempio pubblico: Leonardo ha previsto fino a 1.500 euro, solo se il candidato arriva a un contratto a tempo indeterminato. In una PMI si parte da una cifra che puoi permetterti con più assunzioni.
Il bonus di segnalazione va in busta paga e viene tassato?
Sì, va gestito come retribuzione. L’articolo 51 del TUIR considera reddito di lavoro dipendente tutte le somme percepite in relazione al rapporto di lavoro. Fai inserire il premio in cedolino dal consulente del lavoro: non pagarlo a mano o con regali fuori busta, perché lascia scoperto sia te sia il dipendente.
Il referral dei dipendenti è diverso dal referral clienti?
Sì. Nel referral dei dipendenti il tuo team segnala candidati per un posto di lavoro e il premio viene dall’assunzione. Nel referral clienti i clienti segnalano altri acquirenti e il premio dipende dalla vendita. Cambiano obiettivo, regole, premio e persone coinvolte, quindi i due programmi non vanno mescolati.
Quando pagare il premio al dipendente che ha segnalato?
La soluzione più prudente è dividerlo in due tranche: la prima alla firma del contratto, la seconda quando il neoassunto supera il periodo di prova. Così il segnalatore ha interesse a una persona che resta, non solo a una che entra, e tu non paghi per assunzioni che durano poche settimane.
Posso far segnalare candidati ai dipendenti se ho solo cinque persone in azienda?
Sì, anzi nelle imprese piccole è già il canale più usato. Non serve un software: bastano una pagina di regole, un premio chiaro e un foglio dove segni da dove arriva ogni candidato. Con cinque persone il rischio è l’effetto clan, quindi tieni lo stesso colloquio per tutti.
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