In due righe
- Un archivio semplice nasce da quattro decisioni, non da un software.
- Tre cartelle, una regola di nome dei file, una persona responsabile.
- Fatture e scritture contabili si conservano dieci anni dall'ultima registrazione, ai fini fiscali anche oltre.
- Il deposito si svuota da solo quando scadono i termini, senza buttare niente per errore.
Un archivio documentale aziendale semplice si costruisce con quattro decisioni, non con un software. Primo: una sola cartella condivisa divisa in tre livelli, corrente, deposito e storico. Secondo: una regola fissa per i nomi dei file, ad esempio anno-mese-tipo-fornitore. Terzo: una sola persona presidia l'archivio e gli altri depositano in un'unica cartella di ingresso. Quarto: sapere cosa conservare e per quanto. Per fatture e scritture contabili sono dieci anni dall'ultima registrazione, come prevede l'articolo 2220 del codice civile. Con queste regole trovare un documento richiede secondi.
Quali documenti vanno conservati e per quanto tempo?
La regola di fondo è l'articolo 2220 del codice civile: scritture contabili, fatture e corrispondenza commerciale vanno conservate per dieci anni dall'ultima registrazione. Ai fini fiscali il termine può allungarsi. L'articolo 22 del DPR 600/1973 impone di conservare le scritture contabili fino alla definizione dell'accertamento, anche oltre i dieci anni. La Corte di Cassazione lo ha confermato con l'ordinanza 16752/2020.
Le fatture elettroniche seguono un vincolo diverso. La conservazione a norma è il processo regolamentato dal Codice dell'Amministrazione Digitale che garantisce negli anni autenticità, integrità e leggibilità dei documenti digitali. Per chi emette e chi riceve fatture elettroniche è obbligatoria e l'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito sul Portale Fatture e Corrispettivi.
| Documento |
Quanto va conservato |
Norma di riferimento |
| Scritture contabili (libro giornale, libro inventari) |
10 anni dall'ultima registrazione |
Art. 2220 codice civile |
| Fatture attive e passive |
10 anni |
Art. 2220 codice civile |
| Corrispondenza commerciale (lettere, contratti) |
10 anni |
Art. 2220 codice civile |
| Fatture elettroniche |
Conservazione a norma obbligatoria per chi emette e chi riceve |
Art. 39 DPR 633/1972 |
| Scritture contabili ai fini fiscali |
Fino alla definizione dell'accertamento, anche oltre 10 anni |
Art. 22 DPR 600/1973 |
La regola dei tre livelli: corrente, deposito, storico
Il disordine nasce quando documenti vivi e documenti morti finiscono nella stessa cartella. La soluzione è dividere l'archivio in tre livelli.
- Archivio corrente: è l'insieme dei documenti necessari al lavoro quotidiano, ancora in uso o da consultare spesso.
- Archivio di deposito: sono i documenti che non servono più ogni giorno ma vanno conservati per obbligo di legge fino alla scadenza del termine.
- Archivio storico: sono i documenti da conservare per sempre, come gli atti costitutivi o notarili.
In pratica basta una cartella condivisa su Google Drive, OneDrive o un server interno. Dentro, tre cartelle con ordine voluto: 01-CORRENTE, 02-DEPOSITO, 03-STORICO. In ognuna, sottocartelle per tipo: fatture, contratti, personale. Ogni documento che arriva ha già il suo posto. Il deposito si svuota da solo quando scadono i termini, perché sai cosa contiene e quando può essere eliminato. Questo metodo è un pezzo di un'organizzazione più ampia: come costruire un'azienda che non dipende da te.
Come si dà un nome ai file una volta sola
La regola dei nomi è la decisione più importante. Un nome deve far trovare il file a chi non c'era quando è stato salvato.
Usa quattro pezzi: anno, mese, tipo, controparte. Esempio: 2026-03-FATT-Rossi.pdf per una fattura del fornitore Rossi di marzo 2026.
La convenzione in quattro passi:
- Anno e mese in formato numerico, così l'ordinamento cronologico è automatico.
- Tipo documento abbreviato e fisso: FATT per fatture, CONTR per contratti, DDT per i documenti di trasporto, PERSON per i documenti del personale.
- Controparte: nome del cliente o del fornitore, senza spazi.
- Niente descrizioni libere, niente versioni, niente "finale" o "definitivo".
Da evitare sempre nomi come scan0001.pdf o fattura-finale-definitiva.pdf. Il primo non dice nulla, il secondo racconta una storia di revisioni che nessuno ricorda.
Chi archivia: l'archivio ha bisogno di un solo padrone
L'archivio fallisce quasi sempre per una ragione: è compito di tutti, quindi non è compito di nessuno. Ognuno salva dove gli torna comodo.
La soluzione è un responsabile unico. Una sola persona classifica i documenti, una volta al giorno, per dieci minuti. Tutti gli altri non archiviano: depositano in un'unica cartella di ingresso. Il responsabile sposta i file nella cartella giusta e applica la convenzione dei nomi.
Il rischio opposto è il dipendente chiave che sa dove sta tutto. Se l'unica persona che conosce l'archivio si assenta, l'azienda si ferma. Il metodo dei tre livelli e la convenzione dei nomi riducono questo rischio, perché il criterio è scritto e non sta nella testa di qualcuno. Per definire chi fa cosa in modo esplicito serve la matrice delle responsabilità. Il tema è approfondito in cosa fare se manca la persona che sa dove sta tutto.
Il passo successivo
Deleghe, processi e ruoli si sistemano lavorandoci sopra. Da Caos a Impresa sono tre giorni dal vivo a Bologna, su casi veri.
Guarda Da Caos a Impresa
- Una cartella per persona. Ognuno crea la sua e il documento sta da Mario. Se Mario cambia ufficio o se ne va, spariscono mesi di documenti.
- Usare la posta come archivio. I file restano legati ai messaggi, i nomi sono illeggibili, e chiudendo un account si perde tutto.
- Tenere tutto per sicurezza. Un archivio gonfio di documenti morti rallenta ogni ricerca. Tenere dati personali oltre il necessario può perfino violare il GDPR.
- Comprare un software prima di avere le regole. Digitalizza il caos e non lo risolve, come spiega nessun gestionale sistema un'organizzazione che non esiste.
Un esempio: come si mette in piedi in una settimana
Facciamo un conto su un'officina con otto dipendenti e 1,2 milioni di fatturato. Riceve circa quaranta fatture al mese, firma quindici contratti l'anno ed emette trenta documenti di trasporto a settimana.
- Giorno 1: creare le tre cartelle, 01-CORRENTE, 02-DEPOSITO, 03-STORICO.
- Giorno 2: scrivere la convenzione dei nomi e un esempio per ogni tipo di documento.
- Giorno 3: nominare il responsabile e aprire la cartella di ingresso.
- Giorno 4: svuotare i primi cinquanta documenti arretrati applicando il metodo.
- Giorno 5: far partire la regola dei dieci minuti al giorno.
Se oggi trovare un documento richiede quindici minuti e con il metodo ne bastano due, su dieci ricerche al giorno il risparmio è di 130 minuti, più di venti ore al mese. Sono ore che tornano al lavoro vero.
Il passo più piccolo che puoi fare domani mattina è creare le tre cartelle nella condivisione già in uso e dare alla persona scelta il compito di custodirle. Non serve un software, non serve un consulente. Dopo una settimana il metodo gira da solo.
Domande frequenti
Quanto tempo devo conservare le fatture?
Dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, come prevede l’articolo 2220 del codice civile, per fatture, scritture contabili e corrispondenza commerciale. Ai fini fiscali il termine può allungarsi: l’articolo 22 del DPR 600/1973 impone di conservare le scritture fino alla definizione dell’accertamento, anche oltre i dieci anni. Prima di buttare, chiedi conferma al commercialista.
Serve un software di gestione documentale per organizzare l’archivio?
No, non per iniziare. Il disordine nasce quasi sempre dall’assenza di regole, non dalla mancanza di strumenti: una cartella condivisa ben strutturata risolve l’ottanta per cento del problema. Il software conviene quando i documenti sono migliaia e serve ricerca avanzata o conservazione a norma. Prima le regole, poi l’eventuale strumento.
Chi deve occuparsi dell’archivio in una piccola azienda?
Una persona sola, che ne è responsabile. Se l’archivio è compito di tutti, finisce per non essere di nessuno e ogni documento viene salvato in un posto diverso. Gli altri non archiviano: depositano in un’unica cartella di ingresso e il responsabile classifica una volta al giorno. Dieci minuti al giorno bastano.
Posso tenere i documenti solo nella posta elettronica?
No. La mail non è un archivio: i file restano legati ai singoli messaggi, i nomi sono illeggibili, e se un account viene chiuso o una persona va via si perde tutto. Scarica gli allegati importanti nella cartella condivisa con il nome corretto, appena arrivano. La mail resta solo un canale di transito.
Cosa succede se non conservo i documenti aziendali?
Due conseguenze. La prima è legale: in caso di verifica non puoi esibire le scritture, e la Cassazione ha chiarito che il contribuente non può difendersi dicendo che i dieci anni sono passati. La seconda è operativa: senza contratti e fatture precedenti non puoi ricostruire accordi, garanzie e condizioni pattuite con clienti e fornitori.
Come organizzo l’archivio cartaceo senza digitalizzare tutto?
Con la stessa logica dei tre livelli: un armadio per i documenti correnti, uno per il deposito, uno per lo storico. Scansiona solo ciò che consulti spesso o che serve come prova, e tieni il resto in faldoni etichettati per anno e tipo. Il cartaceo non è il problema: lo è non sapere dove sta.
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