In due righe
- Il regolamento interno di una PMI sta in due o tre pagine e contiene solo regole che si possono verificare.
- Le regole organizzative e il codice disciplinare sono due cose diverse: il secondo va affisso in luogo accessibile a tutti prima della violazione (art. 7 L. 300/1970).
- Per sanzionare servono contestazione scritta, almeno cinque giorni per le difese e il rispetto del CCNL, anche con cinque dipendenti.
- Telefoni, PC e GPS richiedono l'art. 4 se permettono anche il controllo a distanza: scriverlo nel regolamento non basta.
Un regolamento interno per una PMI è un documento di due o tre pagine che dice ai dipendenti come si lavora in azienda: orari, assenze, uso di telefono, auto e computer, sicurezza, riservatezza. Si scrive partendo dalle regole che oggi vengono violate, in frasi che si possono verificare. Se contiene sanzioni, vale come codice disciplinare: va affisso in luogo accessibile a tutti prima della violazione e deve rispettare il contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicato. Senza affissione la sanzione rischia di cadere.
Che differenza c'è tra regolamento interno, codice disciplinare e manuale del dipendente?
Il regolamento interno è il documento con cui l'azienda stabilisce le regole organizzative e di comportamento che i dipendenti seguono nel lavoro di ogni giorno. Il codice disciplinare è l'insieme delle norme che indicano infrazioni, sanzioni e procedura di contestazione, e che l'art. 7 dello Statuto dei lavoratori obbliga ad affiggere. Il manuale del dipendente è un documento informativo per chi entra in azienda e non serve a sanzionare.
Il CCNL è l'accordo fra associazioni di imprese e sindacati che fissa per un settore i minimi di trattamento e, di norma, un elenco di infrazioni e sanzioni. Il tuo codice disciplinare deve stargli dentro.
| Documento |
A cosa serve |
Cosa contiene |
Affissione (art. 7) |
Si può sanzionare in base a questo? |
| Regolamento interno |
Organizzare il lavoro di ogni giorno |
Orari, assenze, strumenti, sicurezza, riservatezza, rapporti con i clienti |
Solo per le parti che prevedono infrazioni e sanzioni |
Solo se la parte disciplinare è stata pubblicata prima della violazione |
| Codice disciplinare |
Dire cosa è vietato e cosa succede |
Infrazioni, sanzioni, procedura di contestazione, coerenza con il CCNL |
Sì, in luogo accessibile a tutti |
Sì, con contestazione scritta e diritto di difesa |
| Manuale del dipendente |
Far entrare bene una persona nuova |
Chi è chi, a chi chiedere cosa, buste paga, ferie, strumenti |
No |
No, è informativo |
Il codice disciplinare può stare dentro il regolamento. Ma è la parte che richiede pubblicità.
Quando una PMI ha davvero bisogno di un regolamento interno?
Serve quando la stessa questione si ripete, quando devi poter sanzionare e quando installi strumenti da cui deriva un controllo. Il regolamento è un pezzo di come organizzare l'azienda perché non dipenda da te: toglie al titolare il ruolo di giudice di ogni caso. Non serve scriverlo per ogni dubbio.
Un test in tre domande, da fare sui tre problemi di comportamento dell'ultimo anno:
- Il problema è già coperto dal CCNL o dalla legge? Allora basta richiamarlo, non riscriverlo.
- È una regola organizzativa che si ripete (ritardi, telefono, auto)? Allora va scritta.
- È una questione di persone, di una persona sola? Allora serve un colloquio, non un regolamento.
Non scrivere una regola per risolvere un conflitto con un singolo: il regolamento vale per tutti, e un testo nato per colpire qualcuno si capisce subito.
Come si scrive una regola che un dipendente può rispettare e un titolare può verificare?
Ogni regola ha quattro elementi: chi, cosa, quando, cosa succede se non viene rispettata. Se uno manca, la regola è un auspicio. Il regolamento riguarda i comportamenti: come si lavora, non come si esegue un compito, che è materia delle procedure aziendali di una pagina che qualcuno legge davvero.
Facciamo un esempio lavorato su un'azienda tipo, con dodici dipendenti e un reparto produzione. Le tre regole sono ipotesi, da confrontare con il CCNL applicato.
| Regola vaga |
Regola verificabile |
Cosa succede se no |
| Avvisare in tempo in caso di assenza |
Chi si assenta avvisa il responsabile di reparto per telefono entro le 8:00 del primo giorno |
Quello che prevede il codice disciplinare del CCNL |
| Uso moderato del telefono |
In reparto il telefono personale resta nell'armadietto durante le lavorazioni, salvo emergenze |
Come sopra |
| Uso corretto dell'auto aziendale |
Uso solo per servizio, il privato va autorizzato per iscritto |
Come sopra |
Una regola verificabile si controlla senza interpretarla: o hai telefonato entro le 8:00 o no.
La trappola è scrivere regole che nessuno ha intenzione di far rispettare. Una regola ignorata insegna che anche le altre sono facoltative. Meglio dieci regole applicate che quaranta ignorate.
Cosa va scritto nel regolamento di una PMI e cosa va lasciato fuori?
Si scrivono le regole che servono alla tua azienda, e si lascia al CCNL e alla legge ciò che già dicono loro. Per le sezioni usuali il criterio è lo stesso: scrivi la parte che cambia da un'azienda all'altra, richiama il resto.
| Sezione |
Cosa scrivere |
Cosa lasciare a CCNL o legge |
| Orari e presenze |
Dove si timbra, come si comunica un ritardo |
Durata dell'orario e maggiorazioni |
| Assenze e permessi |
Chi si avvisa, entro quando, con quale mezzo |
Regole su malattia, ferie e permessi retribuiti |
| Strumenti aziendali |
Per cosa si usano telefono, PC, auto e cosa è vietato |
Regole sul controllo: servono art. 4 e privacy |
| Sicurezza |
Chi fa cosa in azienda: dispositivi, zone, referenti |
Gli obblighi di legge, che si richiamano |
| Riservatezza |
Cosa è riservato (listini, dati clienti) e verso chi |
Gli obblighi di fedeltà già previsti |
| Rapporti con i clienti |
Chi risponde, chi fa preventivi, chi concede sconti |
Niente: è organizzazione tua |
Il lavoro agile ha una disciplina propria, la legge 81/2017: non si liquida con una riga nel regolamento. Se la questione è chi fa cosa, è materia da mansionario, non da regolamento.
Cosa non copiare da un modello scaricato: clausole che contraddicono il CCNL che applichi, regole sulla vita privata dei dipendenti, promesse di benefit che non sono regole. Un modello non adatto al tuo CCNL rende fragile proprio la parte disciplinare.
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Come rendere valido il regolamento: affissione, CCNL e controlli sugli strumenti?
La validità si costruisce con una sequenza di controlli, nell'ordine che segue.
- Affiggi in luogo accessibile a tutti. L'art. 7 della L. 300/1970 chiede di pubblicare infrazioni, sanzioni e procedure di contestazione dove ogni lavoratore possa leggerle, in ogni sede.
- Affiggi prima della violazione. Se il dipendente contesta, l'onere di provare l'affissione è tuo. Conserva una prova datata.
- Controlla la conformità al CCNL. L'art. 7 richiede che le norme rispettino accordi e contratti. Un'infrazione o una sanzione non previste dal contratto non reggono.
- Verifica gli strumenti. Se uno strumento permette anche il controllo a distanza (un localizzatore GPS, per esempio), l'art. 4 richiede accordo sindacale, con RSU o RSA, o autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro. Fa eccezione ciò che serve a rendere la prestazione, come telefono e PC per lavorare, e gli strumenti che registrano accessi e presenze, come il badge. Per quelle funzioni base l'accordo non serve. Serve per le funzioni di controllo ulteriori. Le informazioni raccolte si usano a condizione di aver informato il lavoratore su modalità d'uso e controlli, nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy).
- Fai firmare la presa visione. È una buona prassi che documenta la consegna. Non sostituisce l'affissione.
Non puntare sul "tanto è ovvio". Per una regola sull'organizzazione dell'azienda, la Cassazione (sentenza 10201/2004) richiede che sia espressamente prevista. Solo per le condotte manifestamente contrarie agli interessi dell'impresa non serve l'elenco puntuale.
Come si applica una sanzione senza invalidarla? Il conto sui tempi e sui limiti
Si applica con la procedura dell'art. 7. La contestazione disciplinare è la comunicazione scritta con cui indichi al dipendente il fatto che gli addebiti, prima di poter applicare qualsiasi sanzione più grave del rimprovero verbale. Poi:
- Contesta per iscritto, descrivendo il fatto in modo specifico.
- Lascia correre i cinque giorni. Sono il termine a difesa del lavoratore: dentro quel termine arrivano le giustificazioni. Fino alla scadenza puoi solo rimproverare a voce.
- Ascolta se lo chiede. Se il dipendente chiede di essere sentito, lo senti prima di decidere.
- Decidi con proporzione. L'art. 2106 del codice civile chiede che la sanzione sia proporzionata all'infrazione. Se le difese non escludono l'addebito, puoi applicarla.
Facciamo un conto su un'azienda tipo con dodici dipendenti e un reparto produzione. Un dipendente accumula ritardi e gli consegni la contestazione il lunedì (giorno 1). Il giorno della consegna non si conta e si contano i giorni di calendario, sabato e domenica compresi. I cinque giorni sono quindi i giorni 2-6 e finiscono a fine sabato. Fino ad allora puoi solo rimproverare a voce. La sanzione si può applicare dal giorno 7, cioè una domenica: in pratica, dal lunedì successivo.
Se la sanzione è una multa, il tetto di legge è quattro ore di retribuzione base. Con una retribuzione ipotetica di 10 euro l'ora, sono al massimo 40 euro. La sospensione disciplinare, senza retribuzione, non supera dieci giorni. Dopo due anni dall'applicazione la sanzione non conta più. Sono tetti di legge: il CCNL può fissare limiti diversi e termini più lunghi, e va rispettato. I 10 euro sono un'ipotesi.
Non confondere la sospensione disciplinare con quella cautelare, cioè l'allontanamento temporaneo e retribuito durante gli accertamenti su un fatto grave, che non è una sanzione.
Vale anche con cinque dipendenti. L'art. 7 non prevede soglie dimensionali: la procedura vale per ogni datore di lavoro. La Corte costituzionale, con la sentenza 427/1989, ha esteso le garanzie dell'art. 7 anche al licenziamento disciplinare nelle imprese sotto i sedici dipendenti. Il licenziamento resta fuori dal regolamento: ha regole proprie e richiede il consulente del lavoro.
Come introdurlo in azienda e tenerlo aggiornato?
Si introduce in sei passi, e si aggiorna una volta l'anno. Noi partiamo sempre dai problemi reali, non dai modelli.
- Scrivi una bozza di una pagina con i problemi dell'ultimo anno.
- Fai vedere le parti disciplinari al consulente del lavoro, che le confronta con il CCNL.
- Dedica un'ora ai responsabili di reparto: sono loro a dover far rispettare le regole, e serve coinvolgere i dipendenti nelle decisioni operative che li riguardano.
- Affiggi il testo in ogni sede.
- Consegna una copia a ogni dipendente, con firma per presa visione.
- Rivedilo una volta l'anno e a ogni nuova regola.
Ogni modifica va pubblicata di nuovo prima di poterla applicare. Una regola organizzativa pubblicata dopo il fatto non regge per quel fatto. Per le condotte manifestamente contrarie agli interessi dell'impresa, la Cassazione (10201/2004) non richiede l'elenco puntuale.
Non introdurre il regolamento dopo un episodio per colpire quella persona: perde valore per tutti e dà al dipendente il primo argomento di difesa.
Domani mattina scrivi su un foglio i tre problemi di comportamento dell'ultimo anno. Accanto a ciascuno segna: già nel CCNL, regola da scrivere, questione di persone.
Domande frequenti
Il regolamento interno è obbligatorio per una PMI?
Il regolamento organizzativo in sé non è obbligatorio per legge. Lo è invece rendere note le norme disciplinari: l’art. 7 dello Statuto dei lavoratori impone di affiggere in luogo accessibile a tutti infrazioni, sanzioni e procedure di contestazione. Se vuoi poter sanzionare un comportamento, quelle norme devono esistere ed essere pubblicate prima della violazione.
Basta far firmare il regolamento a ogni dipendente?
No, non basta per la parte disciplinare. L’art. 7 prevede l’affissione in luogo accessibile a tutti, e una firma per presa visione non la sostituisce. La firma resta una buona prassi: documenta che il dipendente ha ricevuto il testo. Servono entrambe, e l’onere di provare l’affissione è del datore di lavoro.
Posso sanzionare un dipendente per qualcosa che non è scritto nel regolamento?
Dipende dal comportamento. Per le regole sull’organizzazione dell’azienda serve che siano scritte e pubblicate. Per le condotte manifestamente contrarie agli interessi dell’impresa, la Cassazione (sentenza 10201/2004) ammette che non serva l’elenco puntuale. Nel dubbio, scrivi la regola prima. In ogni caso la sanzione deve essere proporzionata alla gravità.
Il regolamento vale anche se ho meno di sedici dipendenti?
Sì. L’art. 7 dello Statuto dei lavoratori non prevede soglie dimensionali: la procedura di contestazione vale per ogni datore di lavoro, anche con cinque dipendenti. Inoltre la sentenza 427 del 1989 della Corte costituzionale ha esteso le garanzie dell’art. 7 (commi 2 e 3) al licenziamento disciplinare nelle imprese sotto i sedici dipendenti. Prima di sanzionare, contesta per iscritto e ascolta le difese.
Posso controllare telefono e computer aziendali dei dipendenti scrivendolo nel regolamento?
Non basta scriverlo. Se uno strumento permette anche il controllo a distanza, l’art. 4 richiede accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Questo non vale per gli strumenti usati per rendere la prestazione e per la registrazione di accessi e presenze. In ogni caso serve informare il lavoratore su modalità d’uso e controlli, nel rispetto della normativa privacy.
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