In due righe
- Si elimina un prodotto quando, tolti il costo della giacenza e le ore assorbite, il margine è vicino a zero e nessun cliente lo compra insieme ad altro.
- Servono tre numeri per ogni referenza, sugli ultimi dodici mesi: margine totale in euro, giorni di giacenza, ore assorbite.
- Prima di toglierlo, tre test: prodotto d'ingresso, vendita abbinata, novità o prodotto stagionale.
- Prima si prova a correggere (prezzo, lotto di riordino), poi si elimina. Lo scopo è liberare cassa, spazio e ore.
Dal catalogo vanno eliminati i prodotti che, tolti il costo di tenere la merce ferma e le ore di lavoro che assorbono, lasciano un margine vicino a zero e che nessun cliente compra insieme ad altro. Per deciderlo servono tre numeri per ogni referenza, calcolati sugli ultimi dodici mesi: margine totale in euro, giorni di giacenza e ore assorbite.
Poi si controllano tre eccezioni: prodotto d'ingresso, vendita abbinata, novità senza storico. Lo scopo non è tagliare costi: è liberare cassa, spazio e tempo per i prodotti che reggono l'azienda.
Quali prodotti eliminare dal catalogo? I tre numeri da raccogliere
Se il tuo problema è che mancano clienti, e non che i prodotti sono troppi, non partire da qui: parti da come trovare nuovi clienti in modo prevedibile. Questa analisi serve quando i clienti ci sono e il catalogo li disperde.
La referenza è la singola voce di catalogo che si ordina, si vende e si tiene a magazzino con un codice proprio (in sigla SKU). Lo stesso articolo in due formati sono due referenze. Per ognuna raccogli tre numeri:
- Margine totale annuo. È la differenza, in euro, tra i ricavi del prodotto e il suo costo del venduto in dodici mesi, prima di giacenza e ore. Si misura in euro, non in percentuale: un 15% su un prodotto che vende tanto vale più di un 40% su uno che vende poco. Il calcolo è in come calcolare il margine per prodotto.
- Giorni di giacenza. Quanto resta fermo il prodotto prima di essere venduto. La formula è nella sezione sulla rotazione.
- Ore assorbite. Il tempo speso tra preventivi, ordini e assistenza. Chiedilo a chi vende e a chi gestisce gli ordini: una stima onesta vale più di un campo lasciato vuoto.
I dati stanno nelle righe fattura, che si esportano dal gestionale (il software che registra ordini, fatture e magazzino) oppure da un foglio Excel.
Dal margine totale si arriva al margine netto, la colonna che la griglia userà più sotto:
- costo stock = giacenza media x tasso annuo scelto;
- costo ore = ore x costo orario reale;
- margine netto = margine totale meno costo stock e costo ore.
Perché eliminare un prodotto non serve a ridurre i costi
Eliminare una referenza serve a liberare risorse: cassa ferma nello stock, spazio, ore del titolare e dei commerciali, attenzione per i prodotti che vendono. Il costo che scende è un effetto collaterale. Noi partiamo dalla cassa, perché la merce ferma è denaro che non puoi usare.
Nelle aziende piccole ogni referenza in più pesa su poche persone. Secondo l'Istat (Censimento permanente delle imprese 2023, primi risultati), su 1.021.618 imprese con 3 e più addetti, anno di riferimento 2022, il 78,9% ha da 3 a 9 addetti e il 18,5% da 10 a 49. Il dato esclude le imprese sotto i 3 addetti.
In aziende di queste dimensioni spesso gli acquisti e l'assortimento passano dalle stesse poche persone. Ogni codice in più è un preventivo in più, un riordino in più, una domanda del cliente in più.
Per questo ogni prodotto passa tre test prima di essere tolto. Li trovi più sotto.
Come si calcola la rotazione di un prodotto e quanti giorni resta fermo?
L'indice di rotazione è il numero di volte in un anno in cui lo stock di un prodotto si rinnova. Si calcola dividendo il costo del venduto annuo, cioè quanto ti è costata la merce venduta, per la giacenza media, cioè il valore medio della merce a magazzino. Entrambi a valore di costo.
I giorni di giacenza sono il tempo medio in cui il prodotto resta fermo prima di essere venduto: 365 diviso l'indice di rotazione.
Mecalux (2019), fornitore di soluzioni di magazzino, porta questo esempio: 30.000 euro di venduto a prezzo di costo e 10.000 di giacenza media danno un indice di 3. Il prodotto resta fermo circa 122 giorni (365 diviso 3). Con indice 2 sarebbero 182,5 giorni.
Non usare il prezzo di vendita per la giacenza: la rotazione risulterebbe gonfiata. E se vendi servizi, o prodotti senza magazzino, sostituisci la giacenza con le ore assorbite e la frequenza con cui il servizio si vende.
Esempio lavorato: un prodotto che vende e lascia 225 euro l'anno
Facciamo un conto su un'azienda tipo ipotetica: 120 referenze, 1,8 milioni di euro di fatturato, 9 persone. Tutti i numeri che seguono sono ipotesi, non rilevazioni.
Il prodotto X ha 6.000 euro di ricavi e 4.200 di costo del venduto, quindi un margine totale di 1.800 euro (30%). La giacenza media è di 3.500 euro a costo. La rotazione è 4.200 diviso 3.500, cioè 1,2, e il prodotto resta fermo circa 304 giorni (365 diviso 1,2).
Aggiungiamo due ipotesi. Tenere lo stock costa il 15% l'anno tra capitale, spazio e rischio di obsolescenza: 525 euro. Il prodotto assorbe 30 ore l'anno, a 35 euro l'ora: 1.050 euro.
Il margine netto è 1.800 meno 525 meno 1.050, cioè 225 euro. Il 15% e i 35 euro l'ora sono ipotesi: tu metti i tuoi.
Ipotizziamo anche che X superi i tre test: nessun cliente lo compra per primo e chi lo compra non acquista altro. Allora eliminarlo libera 3.500 euro di cassa, se lo stock si vende a costo, e 30 ore l'anno da spendere su prodotti che rendono di più.
Quali prodotti non vanno eliminati anche se rendono poco?
Prendiamo il prodotto Y di un'azienda tipo ipotetica, con le stesse ipotesi di prima: costo dello stock del 15% annuo e 35 euro l'ora. Y ha 6.000 euro di ricavi e un margine totale di 900 euro (15%), quindi 5.100 di costo del venduto. La giacenza media è di 600 euro: rotazione 8,5, circa 43 giorni di giacenza.
Il costo dello stock è 90 euro e le ore sono 10, cioè 350 euro. Il margine netto è 460 euro. Da solo sembra debole.
Ora i tre test, in ordine:
- Prodotto d'ingresso. È quello che il cliente compra per primo, spesso a margine basso, e che apre la strada agli acquisti successivi. Sulle fatture ordina per cliente e per data e guarda quale prodotto compare per primo.
- Vendita abbinata. È l'acquisto di un altro prodotto da parte dello stesso cliente, insieme a quello che stai valutando o nei mesi successivi. Per Y, ipotizziamo 20 clienti, di cui 15 comprano anche altro per 54.000 euro l'anno, con un margine del 30%: 16.200 euro contro i 900 di Y. Quel 15 su 20 è un'ipotesi: verificalo sulle tue fatture.
- Novità o prodotto stagionale. Sotto i dodici mesi di storico, o senza un ciclo stagionale completo, non si decide.
Il conto di Y è un limite massimo: parte di quegli acquisti ci sarebbe comunque. Il test dice se tenerlo come prodotto di servizio, non quanto vale. Se vuoi far crescere gli acquisti abbinati, vedi aumentare il valore medio degli ordini.
Non eliminare un prodotto solo perché ha la percentuale di margine più bassa della lista. Y sarebbe stato il primo a cadere.
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Tenere, alzare il prezzo, riposizionare o eliminare: la griglia di decisione
Prima si prova a correggere: prezzo, quantità di riordino, lotto minimo. Si elimina quando la correzione non cambia il segno del margine netto. Alto e basso si leggono rispetto ai tuoi altri prodotti: ordina la lista per margine netto e guarda dove cade ogni referenza.
| Margine totale annuo, al netto di giacenza e ore |
Rotazione |
Ruolo per gli altri acquisti |
Decisione |
| Alto |
Alta |
Qualsiasi |
Tenere e dare più spazio e visibilità |
| Alto |
Bassa |
Qualsiasi |
Tenere, ridurre i lotti di riordino per liberare cassa |
| Basso o negativo |
Alta |
Nessuno |
Alzare il prezzo; se i clienti restano si tiene, altrimenti si elimina |
| Basso o negativo |
Bassa |
Nessuno |
Eliminare: smaltire lo stock e non riordinare |
| Basso |
Qualsiasi |
Prodotto d'ingresso o abbinato a molti altri acquisti |
Tenere, ma come prodotto di servizio, con un responsabile e una verifica a sei mesi |
| Non valutabile (meno di 12 mesi di storico) |
Non valutabile |
Da verificare |
Non decidere ora: rivalutare a 12 mesi dal lancio |
Non usare la classe C dell'analisi ABC come lista dei prodotti da tagliare. L'analisi ABC è un metodo che divide le referenze in tre classi in base al loro peso su fatturato o movimentazione, sul principio di Pareto per cui circa il 20% degli articoli genera l'80% dei risultati.
Secondo Mecalux (2020), fornitore di soluzioni di magazzino, la classe A è circa il 20% degli articoli e genera l'80% del fatturato, la B è il 30% dell'inventario, la C supera il 50% delle referenze ed è la meno richiesta. Sono tendenze, non regole, e cambiano da azienda ad azienda. Mecalux ricorda anche che vanno considerati il margine e l'impatto delle rotture di stock.
Classe C vuol dire poco peso, non da eliminare. Quando hai finito, guarda come strutturare un catalogo che faccia scegliere il cliente.
Come eliminare un prodotto senza perdere clienti?
Si elimina un prodotto in cinque passi, nell'ordine:
- Elenca i clienti che lo comprano, dalle fatture degli ultimi dodici mesi.
- Scegli un sostituto da proporre a ciascuno.
- Smetti di riordinare dal giorno della decisione.
- Smaltisci lo stock con un'offerta rivolta a quei clienti.
- Comunica per iscritto la data di uscita dal listino.
Non togliere più prodotti insieme e a sorpresa: se un cliente perde tre referenze nello stesso mese, il problema non è più il catalogo, è la fiducia. E non eliminare un prodotto richiesto dal cliente che pesa di più prima di avergli parlato: un prodotto che rende poco può essere il motivo per cui il tuo cliente migliore ordina da te.
Lo stesso ragionamento vale per i clienti: vedi cosa fare con i clienti poco redditizi.
Ogni quanto va rifatta l'analisi del catalogo?
Una volta l'anno, su dodici mesi di dati, così la stagionalità sta dentro il conto. A metà anno basta un controllo più leggero, per intercettare i prodotti che stanno scivolando: si riguardano i dieci peggiori e quelli tenuti come prodotti di servizio. È una scelta di metodo, non una regola di legge.
Il calendario pratico è un'ora fissata a gennaio e una a luglio, con la stessa tabella. Rifai l'analisi subito se cambia un fornitore, il listino o un cliente importante.
Domani mattina:
- Esporta dal gestionale, o da Excel, le righe fattura degli ultimi dodici mesi.
- Fai una tabella per prodotto con ricavi e costo del venduto, e aggiungi giacenza media e ore stimate.
- Calcola il costo stock (giacenza media x tasso scelto) e il costo ore (ore x costo orario reale). Il margine netto è il margine totale meno i due.
- Ordina per margine netto crescente e guarda i primi dieci.
Domande frequenti
Ogni quanto devo rivedere il catalogo prodotti?
Una volta l’anno come minimo, usando dodici mesi di dati così la stagionalità è dentro il conto. Una revisione più leggera a sei mesi serve a intercettare i prodotti che stanno scivolando. Se cambi fornitore, listino o clienti principali, rifai l’analisi subito invece di aspettare la scadenza.
Posso eliminare un prodotto che vende bene ma ha poco margine?
Sì, ma solo dopo due controlli. Primo: provare ad alzare il prezzo e vedere se i clienti restano. Secondo: verificare se chi lo compra acquista anche altro, perché se porta vendite abbinate con margine buono può valere più di quanto rende da solo. Se nessuno dei due regge, si elimina.
Come faccio se non ho un magazzino, vendo servizi?
Al posto della rotazione usa le ore. Per ogni servizio calcola margine totale annuo, ore assorbite tra preventivo, esecuzione e assistenza, e margine per ora. Un servizio che richiede molte ore e lascia poco per ora è il candidato all’eliminazione, soprattutto se il tuo tempo è già saturo.
Che fare con la merce rimasta di un prodotto che elimino?
Vendila prima di toglierlo dal listino e smetti di riordinare dal giorno della decisione. Proponila ai clienti che già la comprano, anche in offerta, oppure abbinala a un prodotto che vende bene. Il ricavo, anche scontato, è cassa che torna: lasciarla a scaffale non lo è.
Quanti prodotti si dovrebbero eliminare?
Non esiste una quota giusta. L’analisi ABC mette di solito oltre il 50% delle referenze in classe C (Mecalux, 2020), ma classe C significa poco valore, non da togliere. Si elimina solo ciò che dopo i tre numeri e i tre test resta in negativo o vicino a zero.
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