In due righe
- Il piano si regge su tre numeri: le ore di lavoro dell'anno, le uscite previste, il budget che puoi sostenere.
- Teste necessarie = ore necessarie diviso ore produttive per persona. La frazione che avanza si copre senza assumere.
- Si lavora all'indietro: ricerca, preavviso e affiancamento ti danno la data in cui aprire ogni ricerca.
- Il piano si rivede ogni trimestre su quattro controlli. Si aggiorna, non si rifà.
Un piano assunzioni annuale si costruisce con tre numeri: le ore di lavoro che l'anno richiederà, le persone che probabilmente usciranno e il budget che puoi sostenere. Dalla differenza tra ore necessarie e ore disponibili esce quante persone servono. Poi si lavora all'indietro: si sottraggono il tempo di ricerca, il preavviso del candidato e l'affiancamento, e si ottiene la data in cui aprire ogni ricerca. Basta mezza giornata e un foglio di calcolo, e lo si rivede ogni trimestre.
Cos'è un piano assunzioni annuale e cosa non è?
Il piano assunzioni annuale è un documento di una pagina che dice quante persone assumere, in quali ruoli, entro quando e con quale costo, partendo dal carico di lavoro previsto e dalle uscite attese. Lo fa il titolare insieme al responsabile di reparto: il primo conosce il budget, il secondo sa quante ore servono davvero.
Non è un annuncio e non è la pagina «lavora con noi». Non sostituisce nemmeno la checklist da chiudere prima di ogni singola ricerca: quella viene dopo, quando il piano ha già stabilito che quella persona serve.
Se il tuo problema è un altro, cioè nessuno risponde agli annunci, parti da come trovare personale quando nessuno risponde agli annunci. Per costruire il piano bastano Excel o Fogli Google.
Primo numero: quante ore di lavoro richiede l'anno che viene?
Le persone necessarie si ricavano da due numeri: le ore di lavoro che l'anno richiederà e le ore produttive per persona. Le ore produttive per persona sono le ore contrattuali annue meno ferie, permessi, malattia e formazione, cioè quelle in cui la persona lavora davvero sul prodotto o sul servizio.
La sequenza:
- Stima le ore necessarie dagli ordini acquisiti o dal fatturato atteso, con le ore che oggi servono per produrli.
- Calcola le ore produttive per persona partendo dalle assenze dell'ultimo anno.
- Dividi: teste necessarie = ore necessarie / ore produttive per persona.
- Sottrai le persone che hai già in quel reparto.
Facciamo un conto su un'azienda tipo: un'officina meccanica ipotetica di Bologna con 12 persone, 9 in produzione, 1,6 milioni di euro di fatturato. Tutte le cifre di questo esempio sono ipotesi, da sostituire con le tue. Le ore produttive per persona sono 1.500.
- Carico attuale: 9 × 1.500 = 13.500 ore.
- Ordini previsti a +15%: 15.525 ore.
- Teste necessarie: 15.525 / 1.500 = 10,35.
- Differenza con le 9 attuali: 1,35 persone.
Il piano mette una assunzione di crescita: un operatore CNC. Il CNC è una macchina a controllo numerico: lavora il pezzo seguendo un programma. Lo 0,35 che resta sono circa 525 ore e non diventa una persona: lo gestisci più avanti.
Nel foglio vero lo ripeti mese per mese, perché gli ordini non arrivano in dodici parti uguali. E con l'ingresso a marzo il residuo reale sale di circa 250 ore, perché l'operatore lavora dieci mesi su dodici e copre 1.250 ore, non 1.500. Lo ricalcoli mese per mese.
Non partire dal «sento che serve gente». È la sensazione della settimana peggiore, non del carico dell'anno: porta ad assumere sul picco, oppure a non assumere finché l'emergenza è già arrivata.
Secondo numero: quante persone usciranno quest'anno?
Il secondo numero è il turnover previsto. Il turnover è il rapporto tra le persone uscite in un periodo e l'organico medio dello stesso periodo. Lo ricavi dal tuo storico degli ultimi 24 mesi, non da una media nazionale: l'organico di una ditta con dodici persone non somiglia a quello di un'azienda grande.
Nell'officina ipotetica, 2 uscite in 24 mesi su 12 persone fanno 1 uscita l'anno, circa l'8%. Con un organico così piccolo il numero è ballerino, quindi non basta: aggiungi le uscite che già conosci.
- Pensionamenti.
- Contratti a termine in scadenza che non rinnoverai.
- Rientri da maternità, che chiudono la sostituzione in corso.
Nell'esempio una uscita è nota: un operatore di reparto lascerà a settembre. È già l'uscita dell'anno, quindi non la sommi alla stima dello storico. Si assume un sostituto con due mesi di anticipo, per l'affiancamento.
Poi distingui il ruolo critico dal ruolo sostituibile in fretta. Per il primo il sostituto deve essere pronto prima dell'uscita: il piano di successione per i ruoli chiave serve a questo. Per il secondo basta aprire la ricerca appena l'uscita è certa.
Quanto costa il piano e come lo si inserisce nel budget?
Il costo del piano per ogni persona è il costo pieno annuo diviso 12, moltiplicato per i mesi di presenza nell'anno, più il costo della ricerca. Per le sostituzioni aggiungi i mesi di sovrapposizione, perché per qualche settimana paghi due persone sullo stesso posto.
Ipotesi dell'esempio: costo pieno di 38.000 euro l'anno a persona, cioè 3.167 euro al mese, e 1.500 euro a ricerca. Il costo reale della tua azienda lo trovi in quanto costa davvero un dipendente oltre allo stipendio.
- Operatore CNC dal 1 marzo: 10 mesi × 3.167 = 31.667 euro.
- Sostituzione dal 1 luglio: solo i 2 mesi di sovrapposizione, 6.333 euro. Da settembre il sostituto prende il costo di chi se ne va.
- Due ricerche: 3.000 euro.
- Totale: 41.000 euro, residuo escluso.
Il piano assunzioni dell'officina tipo (numeri di esempio, da rifare con i tuoi)
| Posizione |
Motivo |
Ingresso necessario |
Apertura ricerca (12 settimane prima) |
Costo nell'anno (ipotesi) |
| Operatore CNC (nuova) |
Crescita ordini +15% |
1 marzo |
inizio dicembre dell'anno prima |
31.667 € (10 mesi a 3.167 € al mese) + 1.500 € di ricerca |
| Operatore di reparto (sostituzione) |
Uscita prevista a settembre, ingresso anticipato per affiancamento |
1 luglio |
inizio aprile |
6.333 € (2 mesi di sovrapposizione) + 1.500 € di ricerca |
| Residuo 0,35 persone (circa 525 ore, più circa 250 per l'ingresso a marzo) |
Picco non coperto dalle due assunzioni |
Nei mesi di picco |
Da decidere a trimestre |
Straordinario o somministrazione, da stimare con le tariffe reali |
| Totale piano (senza il residuo) |
|
|
|
41.000 € |
La ricerca di dicembre cade nel budget dell'anno prima. Nel foglio vero metti ogni voce nel mese in cui la paghi, poi porti il totale dentro il budget aziendale fatto in due giorni.
Non assumere solo perché il calcolo dice una persona. Se il margine mensile non regge i mesi di rodaggio, quando costa 3.167 euro e non produce ancora a pieno ritmo, sposti la data: ingresso ad aprile, ricerca a gennaio. Il numero di ore da coprire resta quello.
Lo strumento
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Quando va aperta ogni ricerca per non trovarsi scoperti?
Si parte dalla data in cui la persona deve produrre e si sottraggono tre tempi: ricerca, preavviso del candidato, affiancamento. Il risultato è la data di apertura. Nell'esempio sono 12 settimane: 8 di ricerca e 4 di preavviso, con l'affiancamento già incluso nell'ingresso anticipato della sostituzione.
- Fissa la data in cui la persona deve essere in reparto.
- Sottrai il tempo di ricerca. Il tempo di ricerca è il numero di settimane che passano dalla pubblicazione dell'annuncio alla firma del contratto. Misuralo sugli ultimi tre inserimenti: data dell'annuncio e data della firma. Nell'esempio sono 8 settimane.
- Sottrai il preavviso del candidato. Lo fissa il CCNL applicato al suo rapporto di lavoro attuale, che può non essere il tuo. Il CCNL è il contratto collettivo nazionale di lavoro che fissa, tra l'altro, i periodi di preavviso. Nell'esempio sono 4 settimane. Come si individua il contratto lo trovi in quale CCNL si applica alla tua azienda.
- Sottrai l'affiancamento, se la persona non può produrre dal primo giorno.
Risultato: ingresso 1 marzo, ricerca da inizio dicembre. Ingresso 1 luglio, ricerca da inizio aprile. Sostituisci le settimane dell'esempio con quelle misurate da te.
I ruoli tecnici vanno anticipati. Nel bollettino Excelsior di settembre 2025 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, le imprese dichiarano difficoltà di reperimento per 259mila assunzioni programmate. Il dato sale al 67,0% nell'industria metallurgica e al 74,5% per fonditori, saldatori e montatori di carpenteria metallica.
Attenzione alla popolazione: sono quote delle assunzioni programmate, non quote di imprese. Il sistema informativo Excelsior è l'indagine con cui Unioncamere e il Ministero del Lavoro monitorano dal 1997 i fabbisogni di personale delle imprese. Quelle 259mila sono il 45,6% delle entrate previste a settembre 2025. Le cause più indicate sono la mancanza di candidati (29,2%) e la preparazione inadeguata (12,9%). Nel bollettino di maggio 2026 la quota scende al 42,9%.
C'è un dato che non va confuso con questo. Il tasso di posti vacanti è, secondo l'Istat, il rapporto percentuale tra i posti vacanti e la somma di questi con le posizioni lavorative dipendenti occupate. Nel secondo trimestre 2026, stime preliminari, è l'1,5% per le imprese con dipendenti e l'1,3% per quelle con almeno dieci dipendenti. Misura le ricerche aperte, non la fatica a chiuderle: non usarlo per concludere che assumere sia facile.
Non aprire la ricerca quando qualcuno si dimette. Significa restare scoperti per tutta la durata della ricerca e del preavviso.
Cosa fare quando il piano dice 0,35 persone?
Una frazione di persona non si assume: si copre. Nell'esempio il residuo è di circa 525 ore. Se si concentrano in un picco di tre mesi, sono circa 40 ore a settimana: una persona a tempo pieno per un trimestre, poi niente. Questa griglia aiuta a scegliere.
| Soluzione |
Quando conviene |
Cosa controllare |
| Straordinario |
Picco corto, persone disponibili, poche ore |
Limiti e maggiorazioni previsti dal CCNL, e quanto reggono le persone |
| Somministrazione di lavoro |
Picco a tempo definito che richiede una persona in più per settimane o mesi |
Chiedi la tariffa oraria all'agenzia e confrontala con il costo orario di un dipendente |
| Tempo determinato |
Picco che dura mesi e si ripete |
Durata e condizioni: leggi determinato o indeterminato |
| Riorganizzazione |
Ore perse in attese, fermi, cambi di attrezzaggio |
Misura prima dove vanno le ore produttive |
| Rinvio |
Il picco non è ancora in ordini firmati |
Decidi di nuovo al trimestre successivo |
La somministrazione di lavoro è il contratto con cui un'agenzia per il lavoro ti mette a disposizione una persona che resta sua dipendente.
Non assumere a tempo indeterminato per un picco di tre mesi. Finito il picco resta un costo fisso, 3.167 euro al mese nell'esempio, senza le ore che lo giustificavano.
Se lo stesso residuo si ripresenta due anni di fila, smette di essere un picco: è un ruolo, e l'anno dopo entra nel piano come assunzione.
Come si rivede il piano ogni trimestre?
Ogni tre mesi fai quattro controlli, in questo ordine:
- Ordini contro previsione. Se il +15% è diventato +8%, ricalcoli le ore necessarie e il residuo.
- Uscite avvenute contro uscite previste. Una dimissione non prevista cambia il calendario delle ricerche.
- Ricerche aperte contro calendario. Una ricerca in ritardo di quattro settimane sposta l'ingresso di quattro settimane.
- Costo reale contro budget. Se i mesi di rodaggio costano più del previsto, aggiorni il totale del piano.
Il piano si aggiorna, non si rifà: cambi solo le righe che si sono mosse. Il foglio resta una pagina.
Per partire non serve aspettare ottobre. Domani mattina apri un foglio e scrivi tre numeri: le persone che hai in produzione, le ore produttive di ciascuna, le uscite degli ultimi 24 mesi. Sono quindici minuti, e da lì il conto delle teste necessarie è già fatto.
Domande frequenti
Quando si fa il piano assunzioni annuale?
Conviene farlo insieme al budget, tra ottobre e novembre, perché usa gli stessi numeri: ordini attesi, margini, costo del personale. Serve presto perché la ricerca per un ingresso a inizio marzo, nell’esempio, parte già a inizio dicembre: per quel ruolo un piano fatto a gennaio è in ritardo. Poi lo si rivede ogni trimestre: un piano lasciato nel cassetto non descrive più l’azienda.
Quante persone devo assumere se voglio crescere del 15%?
Non esiste una risposta valida per tutti. Si calcola: ore necessarie dell’anno diviso ore produttive per persona, meno le persone che hai già, più quelle che usciranno. Nell’esempio dell’articolo un’officina con nove addetti in produzione e ordini al +15% ha bisogno di 1,35 persone in più. Rifai il conto con le tue ore.
Come si calcola il turnover previsto in una piccola azienda?
Conta le persone uscite negli ultimi 24 mesi, dividi per l’organico medio e porta il risultato a un anno. Con 12 persone e 2 uscite in due anni, il turnover è circa 8% l’anno, cioè una persona. In un’azienda piccola il numero è ballerino: aggiungi le uscite che già conosci, come pensionamenti e contratti in scadenza.
Quanto tempo prima devo aprire una ricerca di personale?
Sottrai alla data in cui la persona deve produrre tre tempi: la ricerca, il preavviso del candidato e l’affiancamento. Misura il tempo di ricerca sugli ultimi tre inserimenti, dall’annuncio alla firma. Nell’esempio sono 12 settimane in totale, 8 di ricerca e 4 di preavviso. Per ruoli tecnici difficili da trovare, come i saldatori, conviene aggiungere margine.
Un piano assunzioni serve anche con meno di dieci dipendenti?
Sì, e in un’azienda piccola pesa di più, perché un’uscita non prevista scopre un’intera funzione. Il piano può stare in un foglio con tre colonne: ruolo, data di ingresso, costo. Se prevedi zero assunzioni, il piano serve comunque a segnare quali ruoli non hanno sostituti pronti.
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