In due righe
- Il comitato di direzione è il tavolo mensile di 90 minuti in cui titolare e responsabili leggono i numeri e decidono le priorità del mese.
- Si convocano i ruoli con un perimetro e l'autorità di decidere, non tutti i capireparto né chi dice sempre sì.
- L'ordine del giorno ha cinque blocchi fissi: numeri, decisioni, priorità, persone, rischi.
- Il verbale non riassume la discussione: elenca decisioni, responsabili e date.
Il comitato di direzione è il tavolo mensile, circa 90 minuti, in cui il titolare e i responsabili di funzione leggono i numeri e decidono le priorità del mese successivo. Non è la riunione operativa del lunedì, che sblocca i problemi della settimana, e non è il consiglio di amministrazione, che riguarda soci e strategia. Dentro ci sta chi ha un perimetro e l'autorità di decidere in quel perimetro.
Cos'è un comitato di direzione (e cosa non è)
Il comitato di direzione è il tavolo periodico, di norma mensile, in cui il titolare e i responsabili di funzione leggono i numeri e decidono le priorità del mese successivo. È uno dei mattoni di un'organizzazione aziendale che non dipende da te, ma va tenuto separato da due altri tavoli che spesso si confondono con lui.
- La riunione operativa settimanale dura 30 minuti, porta i problemi della settimana e serve a sbloccare urgenze e avanzamenti. Partecipa chi esegue.
- Il comitato di direzione è mensile, dura 90 minuti e serve a decidere le priorità del mese. Partecipa chi decide.
- Il consiglio di amministrazione è trimestrale o annuale, guarda soci e strategia e serve a governare. Partecipa chi ha quote o deleghe formalizzate. Per quella parte il riferimento è la governance tra soci.
Il comitato non sostituisce gli altri due tavoli. Se li sommi, il comitato diventa una riunione operativa più lunga o un consiglio con troppe persone non soci.
Da quanti addetti ha senso: il segnale che ti dice che è ora
Per la Raccomandazione 2003/361/CE, una PMI ha meno di 250 addetti e un fatturato annuo non superiore a 50 milioni di euro. Ma il comitato non scatta con la dimensione formale: scatta con la complessità dei riporti.
Il momento giusto arriva quando si presentano insieme tre segnali.
- Hai almeno tre persone che rispondono direttamente a te.
- Le informazioni non girano più a voce e qualcuno scopre le cose dopo che sono successe.
- Le decisioni si accodano in attesa di te, anche quelle che riguardano una singola funzione.
Le imprese italiane sono per il 93% di tipo familiare, secondo i dati riportati dalle Camere di Commercio. Nelle medie imprese, il 40% dei consigli ha un'età media superiore ai 60 anni e in media vi siedono 3 membri, come riportato da Unioncamere-Mediobanca. Il quadro dice che il governo delle imprese resta spesso informale e concentrato nel titolare. Il comitato serve esattamente a spostare quel peso.
Sotto gli otto o dieci addetti, di solito, non serve. Un'azienda da 7 persone che prova il comitato mensile dopo due riunioni scopre che le stesse informazioni girano già a voce e il tavolo aggiunge solo un'ora di riunione. Il segnale giusto è il numero di persone che riportano direttamente a te, non il fatturato.
Chi convocare: i ruoli, non le persone
Il comitato non è una lista di nomi, è una lista di ruoli. Si invita il ruolo, non il più simpatico.
I ruoli fissi sono questi.
- Titolare: porta la visione, sblocca le decisioni che attraversano più funzioni e tiene i confini della delega.
- Responsabile di produzione o operations: porta tempi, capacità produttiva e colli di bottiglia. Può decidere priorità di lavorazione e uso delle risorse.
- Responsabile commerciale: porta portafoglio ordini, trattative aperte e previsioni. Può decidere offerte, recuperi e azioni sui clienti.
- Responsabile amministrazione e finanza: porta margini, cassa, incassi e pagamenti. Può decidere scadenze, priorità di incasso e segnalazioni sui crediti.
- Se esiste, un responsabile persone: porta assunzioni, affiancamenti e clima. Può decidere percorsi interni e affiancamenti, non le promesse di aumento.
Un responsabile di funzione è la persona che risponde di un'area e ha l'autorità di decidere dentro il suo perimetro. Se una persona non può decidere nulla, al tavolo non porta valore: porta solo problemi da riportare a te.
Chi non convocare (e perché)
I tre errori di composizione che trasformano il comitato in un'assemblea sono questi.
- Tutti i capireparto. Il tavolo diventa informativo: ognuno porta il suo dettaglio e si finisce a discutere il singolo ordine. I capireparto entrano quando serve, sul punto, non come membri fissi.
- Solo persone che dicono sempre sì. Il comitato diventa una conferma di quello che il titolare ha già deciso. Non serve a decidere, serve a rassicurare.
- Il consulente esterno come membro permanente. Sposta la responsabilità fuori dall'azienda. Un esterno può entrare a cadenza fissa, per esempio una volta a trimestre, per fare le domande scomode, ma il comitato cammina con la squadra interna.
Non convocare dieci persone per non scontentare nessuno: un comitato allargato non decide, informa. Dentro il tavolo ci sta chi ha un perimetro e l'autorità di decidere.
Frequenza e durata: mensile, 90 minuti
Il comitato va convocato una volta al mese. Settimanale è troppo frequente: il tavolo assorbe gli stessi temi della riunione operativa. Trimestrale è troppo rado: se guardi i numeri ogni tre mesi, una deviazione del margine può essere già diventata strutturale prima che qualcuno se ne accorga.
La cadenza mensile coincide con la chiusura dei numeri del mese e lascia alle decisioni il tempo di produrre effetto. I 90 minuti sono il tetto. Oltre 90 minuti vuol dire che stai discutendo problemi operativi o che i numeri non sono stati preparati prima. L'operativo va in la riunione del lunedì da 30 minuti, non al comitato.
I numeri si preparano prima della riunione. Il documento da portare è il cruscotto che porti al comitato, non un foglio con i dati del giorno prima. Un cruscotto direzionale è l'insieme di pochi indicatori che fotografano ogni mese la salute dell'azienda.
Il passo successivo
Deleghe, processi e ruoli si sistemano lavorandoci sopra. Da Caos a Impresa sono tre giorni dal vivo a Bologna, su casi veri.
Guarda Da Caos a Impresa
L'ordine del giorno in 5 blocchi
L'ordine del giorno è l'elenco dei punti da trattare, definito prima della riunione e non durante. Serve per evitare che il comitato parta dalla prima urgenza e arrivi alla fine senza aver deciso niente.
| Blocco |
Durata |
Domanda che risponde |
Si esce con |
| 1. Numeri del mese |
20 min |
Dove siamo rispetto al piano? |
Lista scostamenti e 1-2 cause vere |
| 2. Decisioni in sospeso |
15 min |
Cosa è fermo e perché? |
Decisione oppure responsabile e data |
| 3. Priorità del mese |
25 min |
Su cosa puntiamo le prossime 4 settimane? |
Massimo 3 priorità con proprietario |
| 4. Persone |
15 min |
Chi manca, chi va formato, chi va fermato? |
Azioni su assunzioni e affiancamenti |
| 5. Rischi e blocchi |
15 min |
Cosa può farci male nei prossimi 90 giorni? |
Contromisure con chi le porta |
Il verbale è il documento che registra decisioni, responsabili e scadenze usciti dalla riunione, non un riassunto della discussione. Anche il punto decisioni in sospeso deve uscire con una decisione o con un nome e una data. Mai con "ne riparliamo".
Esempio lavorato: il primo comitato di un'azienda da 18 persone
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Mettiamo una metalmeccanica da 18 addetti e 1,8 milioni di fatturato, con un margine lordo del 42%. Il titolare convoca il primo comitato con il responsabile di produzione, il responsabile commerciale e l'amministrativa part-time.
Il mese si chiude sotto budget dell'8%: due commesse sono slittate. Se il budget del mese era di 150.000 euro, l'8% in meno sono circa 12.000 euro di fatturato mancato. Il tavolo legge i numeri, scarta la spiegazione "è un mese così" e individua due cause: le offerte sopra i 30.000 euro non vengono seguite dopo il preventivo e in produzione manca una persona quando il commerciale spinge.
Alla fine dei 90 minuti il tavolo decide tre priorità, con proprietario e data.
- Recuperare le due commesse slittate entro 45 giorni. Proprietario: responsabile commerciale.
- Rivedere tutti i preventivi sopra i 30.000 euro entro due settimane. Proprietario: titolare con l'amministrativa.
- Inserire un secondo tecnico in produzione entro la fine del trimestre. Proprietario: responsabile di produzione.
I numeri di questo esempio sono ipotesi trasparenti, non una rilevazione. Il conto va rifatto con i tuoi dati. Il comitato ha funzionato perché ogni decisione ha un nome e una data, non perché il titolare ha deciso tutto.
Il comitato muore per cinque errori tipici. Ecco cosa evitare e come correggere.
- Il titolare parla per l'80% del tempo. Correzione: la regola va scritta prima; il titolare parla per ultimo sui punti di sua competenza.
- Si decide senza verbale. Correzione: ogni decisione esce con responsabile e data, scritta da una persona durante la riunione.
- Si aggira la delega: il titolare decide anche le cose che i responsabili dovrebbero decidere da soli. Correzione: nel comitato entrano solo le priorità comuni, non i dettagli di funzione.
- Si invitano dieci persone. Correzione: massimo sei, con ruoli definiti.
- Si dura tre ore. Correzione: il blocco numeri ha un timer e i punti operativi tornano alla riunione settimanale.
Se dopo tre comitati il problema resta che tutto si ferma in attesa del titolare, il tavolo non basta. A quel punto va valutato quando il comitato non basta e serve un direttore generale.
Domani mattina puoi fare una cosa sola: scrivere i nomi dei ruoli che convocheresti e l'ordine del giorno del primo comitato, senza convocare ancora nessuno. Se nella lista trovi meno di tre ruoli veri oltre a te, parti con chi c'è e tieni tu le funzioni scoperte.
Domande frequenti
Comitato di direzione e riunione settimanale sono la stessa cosa?
No. La riunione settimanale dura circa 30 minuti e sblocca i problemi operativi della settimana: commesse, urgenze, avanzamenti. Il comitato di direzione è mensile, dura circa 90 minuti e decide le priorità del mese guardando i numeri. Se li confondi, il comitato diventa un’altra riunione operativa e perde la sua funzione.
Quante persone devono partecipare al comitato di direzione?
Da quattro a sei: il titolare più tre-cinque responsabili di funzione. In tre funziona comunque. Oltre sei, diventa un’assemblea informativa dove nessuno decide. Conta chi ha un perimetro e l’autorità di decidere, non il numero di sedie.
Ogni quanto va convocato il comitato di direzione?
Una volta al mese, per circa 90 minuti. Settimanale è troppo frequente per decidere priorità e strategia, trimestrale è troppo rado per correggere la rotta. La cadenza mensile coincide con la chiusura dei numeri del mese e dà alle decisioni il tempo di produrre effetto.
Da quanti dipendenti ha senso crearlo?
Di norma dai dieci-quindici addetti in su, o quando hai almeno tre persone che rispondono direttamente a te. Sotto questa soglia le informazioni girano ancora a voce e un tavolo formale aggiunge burocrazia senza valore. Il segnale giusto è il numero di persone che riportano a te, non il fatturato.
Serve un consulente esterno nel comitato?
Non come membro permanente. Un esterno può servire a cadenza fissa, per esempio una volta a trimestre, per portare un punto di vista indipendente e fare le domande scomode. Ma il comitato deve camminare con la squadra interna, altrimenti non costruisci autonomia.
Cosa succede se non ho un responsabile per ogni funzione?
Parti con chi c’è. Meglio un comitato a tre persone che decidono davvero, che un tavolo a dieci dove nessuno decide. Le aree senza responsabile le tieni tu, finché non formi o assumi qualcuno a cui passarle.
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