In due righe
- Un piccolo progetto (da una a sei settimane, due o tre persone, risultato verificabile) ha un solo responsabile, scelto per nome.
- Gli dai una scheda d'incarico di una pagina con sei campi: risultato, data, tetto di spesa e ore, decisioni sue, decisioni tue, giorno dell'aggiornamento.
- Se il lavoro si blocca, il referente segnala subito per iscritto e tu decidi entro due giorni lavorativi dalla segnalazione.
- Il risultato dell'azienda resta tuo: deleghi il lavoro sul progetto, non la responsabilità finale.
La responsabilità dei piccoli progetti aziendali va a una sola persona, scelta per nome e non per reparto. Le dai per iscritto sei cose: un risultato verificabile, una data, un tetto di spesa e di ore, le decisioni che prende da sola, quelle che porta a te e il giorno dell'aggiornamento. Tutto il resto resta com'era. I conflitti con i colleghi nascono quasi sempre da una di queste cose lasciata implicita.
Che cosa conta come piccolo progetto e perché la responsabilità va a una sola persona?
Un piccolo progetto aziendale è un lavoro a termine, di una o poche settimane, con un risultato verificabile e due o tre persone coinvolte. Per esempio: mettere in ordine un listino fornitori, scrivere la procedura per i resi, cambiare il modo di archiviare le commesse.
Il nome è uno solo perché con due responsabili, quando qualcosa si ferma, ciascuno pensa che tocchi all'altro. Nominare un referente è uno dei gesti concreti per costruire un'azienda che non dipende da te. Il referente di progetto è la persona nominata per nome che risponde del risultato di un singolo progetto davanti al titolare.
Un dato di contesto. Il Censimento permanente delle imprese dell'Istat (dati 2021, imprese con almeno 3 addetti) conta 805.566 imprese con 3-9 addetti, il 78,9% del totale, e 189.222 con 10-49 addetti, il 18,5%. Il dato riguarda la dimensione delle imprese, non i progetti. Il ragionamento è nostro: se l'impresa ha da 3 a 9 addetti, un progetto con due o tre persone coinvolte occupa una parte grande della squadra, e basta poco per fermare il lavoro ordinario.
Se invece il lavoro tocca molti reparti, serve altro: vedi la matrice delle responsabilità (RACI). La matrice RACI è una tabella che per ogni attività indica chi la esegue, chi ne risponde, chi viene consultato e chi viene informato. Per un lavoro piccolo è un peso: bastano sei campi.
Quali sei campi deve avere la scheda d'incarico del referente?
La scheda d'incarico è una pagina che fissa risultato, data, tetto, decisioni del referente, decisioni del titolare e cadenza degli aggiornamenti. La si legge a voce davanti a tutti i coinvolti. Non la si manda per messaggio a uno solo: i colleghi devono sentire con le loro orecchie cosa può decidere il referente.
| Campo |
Cosa scrivi |
Esempio (ipotetico) |
Errore tipico |
| 1. Risultato |
Una frase che si può verificare con sì o no |
Il listino fornitori è su un solo foglio condiviso e aggiornato al mese corrente |
Scrivere un'intenzione (migliorare, riorganizzare) |
| 2. Data |
Giorno di consegna, non periodo |
Venerdì 14 |
Scrivere entro fine mese |
| 3. Tetto |
Spesa massima e ore massime |
Zero euro, 12 ore totali |
Non fissare le ore: il progetto si mangia le giornate |
| 4. Decide da solo |
Elenco breve di decisioni già sue |
Scegliere il formato, chiedere dati ai colleghi per 30 minuti ciascuno |
Dare l'autorità al referente senza dirlo ai colleghi |
| 5. Porta al titolare |
Cosa non può decidere da solo |
Cambiare fornitore, spesa oltre il tetto |
Lasciare il confine implicito |
| 6. Aggiornamento |
Giorno, durata, tre domande |
Ogni martedì, dieci minuti |
Aggiornarsi solo quando c'è un problema |
Facciamo un conto su un'azienda tipo: un'azienda di serramenti con 14 dipendenti e 2,2 milioni di euro di fatturato (numeri ipotetici). Il progetto è riordinare il listino fornitori su un solo foglio. Il referente è l'addetta agli acquisti, che compila la scheda davanti ai tre colleghi coinvolti.
Il tetto di ore si può tradurre in euro. Con 12 ore e un costo orario pieno di 28 euro (ipotesi), il progetto vale 336 euro di lavoro. Fai il conto con il costo orario della tua azienda: se il risultato ti sembra troppo basso per fermarti a scrivere la scheda, quello è un compito, non un progetto.
Non scrivere il risultato come un'intenzione. «Riorganizzare gli acquisti» non si verifica mai: venerdì sera nessuno sa se è finito.
Come scegli il referente giusto tra le persone che hai?
Il referente si sceglie con quattro domande, in questo ordine:
- Chi ha tempo libero reale nelle prossime settimane, non quello che si promette?
- Chi conosce già il processo che il progetto tocca?
- Chi ha credibilità con i colleghi coinvolti?
- Chi ci guadagna, nel suo lavoro di tutti i giorni, se il risultato funziona?
Se due persone rispondono bene a tre domande su quattro, scegli quella che ha più tempo. Il tempo è la prima cosa che manca.
Non nominare chi è già saturo. Per lui l'incarico diventa il terzo lavoro, e sarà il primo a saltare. Non scegliere nemmeno il più anziano per default, né il più bravo tecnicamente per default: lo stesso errore di fondo, spiegato in come scegliere un capo reparto, vale anche per un progetto di tre settimane.
Quanta autorità minima serve a un referente per non essere ignorato?
L'autorità minima è l'insieme di decisioni, spese e richieste ai colleghi che il referente può esercitare senza chiedere permesso. Va dichiarata alla squadra, non solo a lui: un'autorità che i colleghi non conoscono è come se non esistesse.
Si ragiona su tre livelli. Le cifre qui sotto sono ipotesi: sostituiscile con quelle della tua azienda.
| Livello |
Cosa significa |
Esempio (ipotetico) |
| 1. Decide e informa dopo |
Il referente agisce e ti racconta a posteriori |
Spesa fino a 100 euro, se il tetto della scheda la prevede; fino a 2 ore a testa chieste ai colleghi coinvolti; scelta del formato; contatto con il cliente per chiedere un dato |
| 2. Propone, decide il titolare |
Il referente ti porta una proposta già pronta |
Spesa oltre 100 euro; più di 2 ore a un collega; cambio di fornitore |
| 3. Non decide |
Resta a te senza discussione |
Prezzi e condizioni con il cliente; priorità tra progetti; assunzioni |
Parti stretto. Se il progetto funziona, al successivo allarghi i limiti del livello 1. Se ha fatto danni, li restringi, e la scheda ti dice dove.
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Come si evitano i conflitti tra il referente e i colleghi di pari livello?
La regola è una sola per tutti i casi. Il referente segnala subito per iscritto che il lavoro è bloccato, e il titolare decide entro due giorni lavorativi dalla segnalazione. L'escalation è il passaggio di una decisione bloccata dal referente al titolare entro un tempo stabilito in anticipo. Il tempo massimo di blocco lo scrivi sulla scheda, accanto al campo 5.
Scenario 1: il collega ha un'altra scadenza. Il referente del listino chiede 4 ore a un collega del magazzino che ha una consegna giovedì (ipotesi). Sono più delle 2 ore del livello 1: la richiesta supera già l'autorità del referente e va al titolare comunque, anche se il collega dicesse sì. Il referente non insiste. Scrive due righe: cosa serve, per quando, chi è coinvolto. Il titolare guarda la consegna di giovedì e decide: ore dopo giovedì, due blocchi da 2 ore, oppure data spostata. Per scegliere quale consegna anticipare, vedi priorità tra commesse in conflitto.
Scenario 2: due referenti vogliono la stessa persona. Succede il mercoledì (ipotesi). Il titolare non fa mediare i due: stabilisce la priorità con una frase scritta a entrambi. La scheda del progetto che cede riporta la nuova data. Così la decisione è tracciata e nessuno deve inseguire nessuno.
Scenario 3: il collega più anziano non prende indicazioni. Prima domanda: rifiuta il merito di una richiesta o l'autorità del referente? Nel primo caso si torna ai fatti e vale la regola dei due giorni. Nel secondo il titolare ripete a voce, davanti a tutti, i limiti della scheda. Se il rifiuto continua, il referente segnala per iscritto come negli altri casi.
Non lasciare che i due se la vedano da soli oltre il momento della segnalazione. Un conflitto di autorità lasciato maturare diventa un problema di clima, non di progetto.
Cosa resta sempre al titolare anche dopo la nomina?
Il risultato dell'azienda non si delega: si delega il lavoro sul progetto. Per il metodo di fondo vedi delegare il lavoro senza consegnare il risultato. Restano a te quattro cose: la priorità tra i progetti, il budget oltre il tetto, i rapporti contrattuali e l'assetto organizzativo.
Sull'ultimo punto c'è una norma. L'art. 2086 del Codice civile dice che l'imprenditore è il capo dell'impresa e che da lui dipendono gerarchicamente i collaboratori. Se l'impresa è in forma societaria o collettiva, deve anche istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa. Un referente di progetto non cambia questo quadro.
Un'attenzione particolare riguarda la sicurezza. L'art. 19 del D.Lgs. 81/2008 prevede che i preposti, secondo le loro attribuzioni e competenze, sovrintendano e vigilino sull'osservanza degli obblighi di sicurezza dei lavoratori e, se serve, interrompano l'attività e informino i superiori. La norma riguarda chi sovrintende al lavoro altrui.
La scheda d'incarico non cambia ciò che il referente fa davvero in reparto. Se darà indicazioni di lavoro ai colleghi, soprattutto vicino a macchine o lavorazioni, verifica con chi segue la sicurezza in azienda come va inquadrato. Non dare per scontato che la nomina a referente di progetto lo escluda.
Come controlli il progetto senza riprenderti la responsabilità?
Con un aggiornamento fisso di dieci minuti, nel giorno scritto sulla scheda, con tre domande:
- Cosa è fatto?
- Cosa blocca?
- Cosa serve da me?
Rispondi solo alla terza. Se rispondi anche alle altre due, ti sei ripreso il progetto in mezz'ora. Se il referente porta un problema senza una proposta, lo rimandi indietro: è la delega inversa, e si ferma al primo caso, non al quinto.
A progetto chiuso bastano due righe: una sul risultato (c'è o non c'è, rispetto al campo 1) e una su cosa cambiare alla volta dopo. Quelle due righe, tenute da parte, sono la tua scheda migliorata.
Domani mattina: prendi il lavoro più piccolo che hai in corso e scrivi i sei campi su una pagina. Se non riesci a riempire il campo 1 con una frase da sì o no, quel lavoro non è ancora un progetto: parti da lì.
Domande frequenti
Posso nominare due responsabili per lo stesso piccolo progetto?
Meglio di no. Con due responsabili, quando qualcosa si ferma ciascuno pensa che tocchi all’altro. Se il lavoro ha due parti davvero separate, spezzalo in due progetti con un referente ciascuno e un risultato verificabile ciascuno. Un coordinatore in più non risolve: sposta solo il problema di un livello.
Quanta autorità do a un dipendente che guida un progetto di due settimane?
Il minimo che gli permette di non chiederti il permesso per le cose piccole: un tetto di spesa, un numero di ore che può chiedere ai colleghi, la scelta del metodo di lavoro. Il resto lo porta a te. Scrivi i limiti sulla scheda d’incarico e dillo a voce a tutti i coinvolti.
Cosa faccio se il referente e un collega più anziano litigano?
Non lasciare che se la vedano da soli: il referente ti segnala il problema subito per iscritto e tu decidi entro due giorni lavorativi dalla segnalazione. Chiedi a ciascuno cosa serve per rispettare la scadenza, poi scrivi la decisione a entrambi in una frase. Se il conflitto riguarda l’autorità e non i fatti, la scheda era poco chiara e va corretta.
Serve una matrice RACI per ogni piccolo progetto?
No. La matrice serve quando molte persone toccano molte attività, e per un lavoro di poche settimane con due o tre persone è un peso. Basta un referente, un risultato e sei campi. Se il progetto cresce e coinvolge più reparti, allora conviene passare alla matrice.
Il referente di un progetto diventa responsabile anche degli errori?
Sul piano organizzativo, risponde del risultato e di come comunica l’avanzamento, dentro i limiti scritti nella scheda. Non risponde delle decisioni che ti eri riservato né delle cause esterne al suo perimetro. Gli obblighi di sicurezza sul lavoro sono un’altra cosa: non dipendono dalla scheda, vale quanto detto sull’art. 19 del D.Lgs. 81/2008. Quando qualcosa va storto, guarda la causa e non cercare il colpevole.
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