In due righe
- Un pomeriggio e un foglio a dodici colonne bastano per vedere i mesi critici.
- Si parte da saldo reale, fatture emesse e uscite certe, non dalle previsioni di vendita.
- Incassi e pagamenti vanno messi alla data in cui il denaro si muove davvero.
- Budget mensile e forecast a 13 settimane non sono doppioni: uno è la mappa, l'altro il navigatore.
Un budget di cassa mensile si costruisce in un pomeriggio partendo da ciò che sai già: saldo reale dei conti, fatture emesse con scadenza, uscite certe come stipendi, F24 e rate. Su un foglio con dodici colonne, incassi e pagamenti vanno messi alla data in cui il denaro si muoverà davvero, non a quella di competenza. Il saldo finale di ogni mese diventa quello iniziale del successivo. Se un mese chiude sotto zero, è una decisione da prendere prima, non un incidente. Dura dodici mesi; il forecast a 13 settimane resta lo strumento operativo di breve.
A cosa serve il budget di cassa mensile (e cosa non è)
Il budget di cassa è il prospetto che stima, mese per mese, gli incassi e i pagamenti attesi e il saldo di liquidità che ne deriva. Misura il denaro che entra ed esce, non la redditività.
Il budget economico, invece, stima ricavi e costi per competenza: un ricavo fatturato a marzo con incasso a giugno entra subito nel budget economico, ma nel budget di cassa arriva a giugno. Il rendiconto finanziario è consuntivo: racconta perché la cassa è cambiata. Il budget di cassa è previsionale.
Non è un elenco di spese. Non è il budget economico. Non è un adempimento formale: è la mappa per sapere quali mesi metteranno sotto pressione il conto, prima che quei mesi arrivino. La differenza tra utile e cassa spiega perché puoi chiudere l'anno in utile e restare senza liquidità. Se non hai ancora un controllo di gestione della PMI, il budget di cassa è uno dei primi strumenti da costruire.
Budget mensile o forecast a 13 settimane: quale usare
Sono due strumenti che si completano. Il budget mensile è la mappa dei dodici mesi e segnala quali mesi saranno difficili. Il forecast a 13 settimane è la previsione di cassa settimanale e rolling dei prossimi tre mesi, aggiornata ogni settimana: è il navigatore del breve.
| Strumento |
Orizzonte |
Risponde alla domanda |
Cadenza |
| Budget economico |
12 mesi |
Sto generando margine? |
annuale |
| Budget di cassa mensile |
12 mesi |
Quali mesi mi metteranno in difficoltà? |
mensile |
| Forecast a 13 settimane |
13 settimane |
Riusciamo a pagare tutto nelle prossime settimane? |
settimanale |
| Rendiconto finanziario |
consuntivo |
Perché la cassa è cambiata? |
mensile o trimestrale |
Quando il budget segnala un mese critico, si apre la previsione di cassa a 13 settimane e si governa il breve.
Come si costruisce il budget di cassa mensile in un pomeriggio: sei passi a tempo
Servono circa tre ore, un foglio con dodici colonne e i dati che hai già. Non servono previsioni perfette: serve un ordine di lavoro.
- Saldo reale dei conti (15 minuti). Estrai i saldi di tutti i conti correnti e delle carte aziendali. Non usare il saldo contabile se non combacia con quello disponibile.
- Fatture emesse con scadenza (30 minuti). Elenca tutte le fatture attive non incassate e mettile nella colonna del mese in cui scadono, non in quello in cui le hai emesse.
- Calendario delle uscite certe (20 minuti). Stipendi e contributi, F24 IVA il giorno 16 del mese successivo, rate, canoni, utenze. Queste voci coprono gran parte del risultato.
- Stima incassi da nuove vendite (30 minuti). Parti dalla previsione di vendita e applica i tempi di incasso reali, non quelli contrattuali. Se hai già costruito il budget annuale, riprendine i numeri e spostali per cassa.
- Stima pagamenti fornitori e spese variabili (20 minuti). Usa le condizioni medie con cui paghi davvero, non quelle che vorresti.
- Riempi le dodici colonne e leggi i saldi (45 minuti). Trascina il saldo finale di ogni mese come iniziale del successivo e guarda dove la linea scende.
Come stimare gli incassi senza illudersi
Il punto dove si sbaglia di più è usare i termini contrattuali invece dei tempi reali. La Direttiva 2011/7/UE dice che le imprese devono pagare entro 60 giorni salvo diverso accordo, le pubbliche amministrazioni entro 30, con un indennizzo forfettario di 40 euro per il creditore. Nei fatti, secondo i dati Cerved riportati da Panorama, nel 2025 le grandi imprese italiane pagano i propri fornitori in media a circa 73 giorni, le medie a 63, le piccole a 57. Se i tuoi clienti sono imprese, aspettati incassi in tempi simili a quelli con cui le imprese pagano i propri fornitori.
Per questo non si mette il fatturato del mese come incasso del mese. Si calcola il DSO reale: il DSO, Days Sales Outstanding, è il numero medio di giorni che passa tra l'emissione di una fattura e il suo incasso. Si prende il fatturato degli ultimi dodici mesi, lo si divide per 365 e si moltiplica per i crediti commerciali a fine mese. Se il DSO reale è 90 giorni, una fattura emessa a gennaio va a incassare ad aprile, non a marzo. Un DSO alto è uno dei blocchi del capitale circolante netto.
Non mettere il fatturato del mese come incasso del mese: è il modo più rapido per costruire un budget che mente.
Esempio lavorato: dodici mesi di un'officina in dodici colonne
Facciamo un conto su un'officina tipo: dieci addetti e 1,7 milioni di fatturato. È un esempio, non una rilevazione: i numeri sono ipotesi trasparenti, da adattare ai tuoi.
Saldo iniziale a gennaio: 90.000 euro. Ogni mese l'officina incassa tra 110.000 e 160.000 euro, paga 136.000 euro di uscite ordinarie: 52.000 di stipendi e contributi, 60.000 di fornitori, 6.500 di rate, 3.500 di canoni e utenze, 14.000 di F24 IVA e ritenute il giorno 16. A giugno si aggiungono 42.000 euro di imposte e IMU, a novembre 24.000 di saldo, a dicembre 30.000 di tredicesime e contributi.
| Mese |
Incassi |
Uscite ordinarie |
Uscite straordinarie |
Saldo finale |
| Gennaio |
145.000 |
136.000 |
0 |
99.000 |
| Febbraio |
135.000 |
136.000 |
0 |
98.000 |
| Marzo |
150.000 |
136.000 |
0 |
112.000 |
| Aprile |
145.000 |
136.000 |
0 |
121.000 |
| Maggio |
140.000 |
136.000 |
0 |
125.000 |
| Giugno |
135.000 |
136.000 |
42.000 |
82.000 |
| Luglio |
150.000 |
136.000 |
0 |
96.000 |
| Agosto |
110.000 |
136.000 |
0 |
70.000 |
| Settembre |
160.000 |
136.000 |
0 |
94.000 |
| Ottobre |
155.000 |
136.000 |
0 |
113.000 |
| Novembre |
145.000 |
136.000 |
24.000 |
98.000 |
| Dicembre |
130.000 |
136.000 |
30.000 |
62.000 |
Letta così, la tabella dice due cose. Il saldo più basso è dicembre, con 62.000 euro, per le tredicesime e il saldo imposte. Giugno scende da 125.000 a 82.000 per l'acconto imposte. Nel percorso base nessun mese va sotto zero. Ma se a giugno il cliente principale, 42.000 euro, paga 30 giorni dopo, il saldo di giugno scende a circa 40.000 euro e agosto va sotto i 30.000. Il mese critico è lì, e si vede già a gennaio.
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
Guarda Da Caos a Impresa
Un mese chiude in rosso: le cinque leve e quando usarle
Un mese in rosso non è un incidente da subire, è una decisione da prendere prima. Prima di scegliere la leva, calcola il fabbisogno finanziario: la liquidità che manca in un periodo per coprire le uscite previste.
| Leva |
Cosa costa |
Quando usarla |
| Rinviare una spesa non urgente |
Ritardi un investimento, non l'operatività |
Se il rosso è temporaneo e la spesa può slittare |
| Accelerare un incasso |
Sconto o sollecito commerciale |
Se il cliente può pagare prima e il margine regge |
| Dilazionare un pagamento |
Tensioni con il fornitore, possibile perdita di fiducia |
Solo se concordato prima e non a catena |
| Usare una linea già deliberata |
Interessi |
Se il fabbisogno è certo e di breve |
| Ridurre acquisti di scorte |
Rischio rottura di stock |
Se le scorte sono sopra il necessario |
Non spostare i pagamenti ai fornitori a caso, perché scarica il problema a valle e rovina le relazioni. La scelta si fa con il budget davanti, non sotto scadenza.
Come si tiene vivo: l'aggiornamento mensile
Un budget di cassa non è un documento da chiudere in un cassetto. Si aggiorna una volta al mese, quando arrivano i dati di chiusura: si sostituisce la previsione del mese chiuso con il consuntivo, si rivedono i mesi successivi, si segna lo scostamento. L'aggiornamento prende meno di un'ora se il file è impostato bene.
- Sostituisci il previsto con il consuntivo del mese appena chiuso. La differenza è lo scostamento.
- Rivedi i tre mesi successivi alla luce di quello che è cambiato: incassi ritardati, ordini nuovi, spese impreviste.
- Se il budget segnala tensione, scendi alla vista settimanale e apri il forecast a 13 settimane.
Per leggere gli scostamenti senza impazzire, c'è il metodo dell'analisi degli scostamenti tra previsto e consuntivo. Se il budget annuale va rifatto da capo, riparti dal budget annuale.
Il passo più piccolo per domani mattina è aprire il foglio, scrivere il saldo reale dei conti e le fatture emesse con scadenza. Da lì il budget di cassa mensile smette di essere un'idea e diventa uno strumento.
Domande frequenti
Che differenza c’è tra budget di cassa e budget economico?
Il budget economico stima ricavi e costi per competenza, cioè quando maturano; il budget di cassa segue il denaro, cioè quando entra ed esce davvero. Un ricavo fatturato a marzo con pagamento a 90 giorni conta subito nel budget economico ma incassa a giugno nel budget di cassa. Per questo un’azienda può chiudere l’anno in utile e restare senza liquidità: sono due mappe diverse.
Ogni quanto va aggiornato un budget di cassa mensile?
Una volta al mese, quando arrivano i dati di chiusura: si sostituisce la previsione del mese appena chiuso con i numeri consuntivi e si rivedono i mesi successivi. L’aggiornamento prende meno di un’ora se il file è impostato bene. Nei periodi di tensione si scende alla vista settimanale, che è il lavoro del forecast a 13 settimane.
Mi serve un software per fare il budget di cassa?
No. Un foglio Excel con dodici colonne basta per partire e per quasi tutte le PMI sotto i cinquanta dipendenti. Il software serve quando ci sono più società, più banche o decine di conti da consolidare. Prima viene il metodo, poi lo strumento: un foglio semplice aggiornato ogni mese vale più di un gestionale che nessuno apre.
Da dove parto se non ho mai fatto un budget di cassa?
Dal saldo reale dei conti di oggi, poi dalle fatture già emesse con scadenza e dalle uscite certe del mese. Queste tre voci coprono il 70% del risultato e si compilano in un’ora. Solo dopo si stimano le nuove vendite e i nuovi costi, usando i tempi di incasso reali degli ultimi mesi, non quelli scritti nei contratti.
Cosa faccio se un mese del budget chiude in rosso?
Non è un incidente da subire, è una decisione da prendere prima. Hai cinque leve: rinviare una spesa non urgente, accelerare un incasso, dilazionare un pagamento con un fornitore, usare una linea di credito già deliberata, ridurre acquisti di scorte. Ognuna ha un costo e un effetto: il budget serve a scegliere con calma invece che sotto scadenza.
Il budget di cassa mensile sostituisce la previsione a 13 settimane?
No, si completano. Il budget mensile è la mappa dei dodici mesi e dice quali mesi saranno difficili. Il forecast a 13 settimane è il navigatore dei prossimi tre mesi, settimana per settimana, e si aggiorna più spesso. Quando il budget segnala un mese critico, si apre il forecast a 13 settimane e si governa il breve.
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