In due righe
- Il budget del personale annuale parte dal costo pieno di ogni persona: retribuzione, contributi a carico azienda, INAIL e quota di TFR.
- Poi si aggiunge il calendario dei mesi in cui il costo cambia: rinnovi del CCNL, scatti, fine dei contratti a termine, uscite e assunzioni.
- Le ore pagate non sono le ore produttive: il costo di un'ora di lavoro vero è più alto di quello che vedi sul cedolino.
- Nell'esempio con otto dipendenti il totale è 320.664 euro, 17.290 in più degli otto costi pieni annui (303.374 euro).
Il budget del personale annuale si costruisce in quattro passi: il costo pieno annuo di ogni persona (stipendio, contributi, INAIL, TFR), il calendario dei mesi in cui quel costo cambia, il costo di assenze e sostituzioni, e uno scenario con le assunzioni e le uscite possibili. Il totale non è la somma dei cedolini: è la somma dei cedolini più tutto quello che dicembre ti farebbe scoprire. Si parte dal consuntivo dell'anno prima.
Cosa deve contenere il budget del personale annuale?
Il budget del personale è la previsione, mese per mese, del costo complessivo delle persone che lavorano in azienda nell'anno successivo. È una riga pesante del controllo di gestione in una PMI, spesso la più pesante. Contiene cinque famiglie di voci, e per ciascuna conta chi fissa la percentuale.
- Retribuzioni. Lo stipendio lordo di ogni persona, comprese le mensilità aggiuntive (tredicesima, ed eventuale quattordicesima se il contratto la prevede).
- Contributi INPS a carico del datore. L'INPS dice che una parte dei contributi è a carico del lavoratore e una del datore, che versa tutto e trattiene la quota del lavoratore in busta paga. L'aliquota IVS (invalidità, vecchiaia e superstiti) è al 33% in totale, non è la quota dell'azienda. L'aliquota complessiva dipende da attività, dimensione, forma giuridica e qualifica.
- Premio INAIL. Il tasso dipende dalla lavorazione. Il Mod. 20SM è la comunicazione con cui l'INAIL indica, per ogni lavorazione, il tasso di premio da applicare, e arriva entro il 31 dicembre di ogni anno.
- TFR. Il TFR è il trattamento di fine rapporto, una somma che il datore accantona ogni anno per il lavoratore e liquida alla cessazione del rapporto. La quota annua è la retribuzione dell'anno divisa per 13,5 (art. 2120 del Codice civile).
- Costi accessori. Formazione, selezione, buoni pasto, straordinari.
Le percentuali reali te le dà il consulente del lavoro, per il tuo CCNL e le tue qualifiche. Il CCNL è il contratto collettivo nazionale di lavoro, che fissa minimi retributivi, mensilità, scatti e permessi per il tuo settore. Una media trovata su un blog non vale la percentuale che c'è sul tuo prospetto.
Come si calcola il costo pieno annuo di una persona da mettere nel budget?
Il costo pieno di una persona è la somma di retribuzione lorda, contributi a carico del datore, premio INAIL e quota annua di TFR. Sono quattro addendi:
costo pieno = retribuzione lorda annua + contributi a carico azienda + INAIL + quota TFR
Prendi le percentuali dal prospetto del consulente del lavoro e verificale su un cedolino vero. Fai il conto per ogni persona, non per un dipendente medio: qualifiche e anzianità diverse danno costi diversi.
Non usare un coefficiente unico da moltiplicare per lo stipendio. Nasconde le componenti, e non ti insegna a ricavare il numero della tua azienda. Questo calcolo serve solo come punto di partenza: il peso del budget sta in quello che succede dopo.
Quali date cambiano il costo del personale durante l'anno?
Il costo del personale non è una linea piatta. Cambia in mesi precisi, e li trovi costruendo un calendario a dodici colonne con gli eventi che lo spostano. Per ogni evento scrivi quando scatta, cosa sposta e da chi lo sai.
| Evento |
Quando |
Cosa sposta |
Da chi lo sai |
| Rinnovo del CCNL |
Dalla data di decorrenza indicata nell'accordo |
La retribuzione di tutte le persone coperte |
Consulente del lavoro, testo del contratto |
| Scatti di anzianità |
Mese di maturazione, persona per persona |
La retribuzione di quella persona |
Cedolino, anagrafica del personale |
| Mensilità aggiuntive |
Nei mesi previsti dal tuo CCNL |
La cassa di quel mese |
Calendario del contratto |
| Fine di un contratto a termine o dell'apprendistato |
Data scritta sul contratto |
Il costo esce o cambia, e va deciso cosa fare |
Contratto, scheda della persona |
| Premi |
Quando li decidi e quando li paghi |
Costo e cassa del mese |
Tu |
| Assunzioni previste |
Mese di ingresso |
Costo pieno dei soli mesi residui |
Piano degli obiettivi |
| Uscite previste |
Mese di uscita |
Costo in meno, più posto vuoto e selezione |
Tu, con il consulente |
Mensilità aggiuntive e TFR sono voci diverse. Le prime pesano sulla cassa del mese in cui le paghi. Il TFR è un costo accantonato di competenza dell'anno, che esce di cassa solo alla cessazione del rapporto. Per l'impatto sulla cassa c'è il budget di cassa mensile.
Quante ore paghi e quante ne ottieni davvero?
Paghi tutte le ore del contratto, ma ne ottieni meno di quante ne paghi. L'orario normale è di 40 ore settimanali (art. 3 del D.Lgs. 66/2003), quindi 2.080 ore teoriche l'anno. Le ferie retribuite non sono inferiori a quattro settimane (art. 10). Da lì si tolgono festività, permessi e malattia.
Facciamo un conto sulla stessa azienda tipo, con un costo pieno di 37.922 euro a testa. Le ore sono ipotesi: sostituiscile con le tue.
| Voce |
Ore (ipotesi) |
| Ore teoriche (40 × 52) |
2.080 |
| Ferie (quattro settimane) |
-160 |
| Festività |
-64 |
| Permessi |
-32 |
| Malattia stimata |
-40 |
| Ore produttive |
1.784 |
Le ore produttive sono l'85,8% di quelle pagate. Il costo per ora pagata è 37.922 / 2.080 = 18,23 euro. Il costo per ora produttiva è il costo pieno annuo diviso per le ore effettivamente lavorate, cioè al netto di ferie, festività, permessi e malattia: 37.922 / 1.784 = 21,26 euro. Sono circa tre euro in più l'ora, e quello è il costo da usare quando prezzi un lavoro.
Le ferie non aggiungono un costo, sono già nella retribuzione: costano in capacità. Le ferie minime non si monetizzano finché il rapporto continua, salvo cessazione. Quelle non godute sono quindi un debito da pianificare, non un risparmio.
Non coprire i buchi di ore con lo straordinario come soluzione fissa. In assenza di disciplina collettiva serve l'accordo con il lavoratore e il limite è di 250 ore annue (art. 5). Inoltre lo straordinario ha un costo orario più alto di quello ordinario.
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
Guarda Da Caos a Impresa
Come si mettono a budget sostituzioni, uscite e nuove assunzioni?
Si mettono a budget con una sequenza di controlli, posizione per posizione. Un'uscita non è solo un risparmio: il posto vuoto riduce il costo ma riduce anche la capacità. Un'assunzione entra con il costo pieno dei mesi che restano, non dell'anno.
- Chi può uscire quest'anno? Fine di un contratto a termine, pensionamento, dimissioni che ti aspetti.
- Quanto dura il posto vuoto? Dalla data di uscita all'arrivo del sostituto. È la vacanza di organico, cioè il periodo in cui un posto resta scoperto.
- Quanto costa la selezione? Inserzione, tempo di chi fa i colloqui, eventuale agenzia. Mettila come riga a parte.
- Quanti mesi di affiancamento servono? Il nuovo costa il costo pieno ma, all'inizio, rende meno.
- Chi copre nel frattempo? Straordinari, un'altra persona, un lavoro rimandato. Ognuna ha un costo diverso.
Se il picco è ricorrente, per esempio la stagione, non è una sostituzione ma un'altra cosa: ne parla preparare la stagione tre mesi prima. Per l'assenza improvvisa di una persona chiave serve invece il piano per l'assenza improvvisa di un dipendente chiave.
Esempio: il budget del personale di un'azienda con otto dipendenti
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Tutti i numeri sono ipotesi, da sostituire con i tuoi: otto dipendenti, 2.100 euro lordi mensili per tredici mensilità (27.300 euro l'anno), contributi a carico azienda al 30%, INAIL all'1,5%, TFR pari a 27.300 / 13,5. Le percentuali sono inventate per l'esempio: le tue le dà il consulente del lavoro.
Gli eventi dell'anno, anche questi ipotesi: una persona esce a fine marzo e il sostituto arriva a fine aprile. Il CCNL si rinnova con un aumento del 3% da giugno. Una nuova persona entra a settembre. I ricavi, per l'ultima riga, sono ipotetici: 1.200.000 euro.
| Voce |
Come si calcola |
Importo annuo (euro) |
| Costo pieno di una persona a regime |
27.300 retribuzione + 8.190 contributi (30%) + 410 INAIL (1,5%) + 2.022 TFR (27.300/13,5) |
37.922 |
| Otto persone, dodici mesi |
8 × 37.921,72 (37.922 senza arrotondare) |
303.374 |
| Uscita a marzo, posto vuoto un mese |
37.922 / 12, in meno |
-3.160 |
| Selezione del sostituto (ipotesi) |
costo stimato dell'inserzione e del tempo dedicato |
2.500 |
| Rinnovo CCNL +3% da giugno |
303.374 × 3% × 7/12 |
5.309 |
| Nuova assunzione da settembre |
37.922 × 4/12 |
12.641 |
| Totale budget del personale |
somma delle righe |
320.664 |
| Incidenza sui ricavi (ricavi ipotetici 1.200.000) |
320.664 / 1.200.000 |
26,7% |
Il totale supera di 17.290 euro gli otto costi pieni annui (303.374 euro). Il mese vuoto (aprile) toglie 3.160 euro e circa 150 ore produttive: il risparmio c'è, ma qualcuno quelle ore le deve coprire.
Per semplicità l'aumento del CCNL è applicato alla base di otto persone, anche se una è uscita per un mese. Nel tuo conto lo applicherai persona per persona.
L'ultima riga è il numero da guardare per primo. Con ricavi di 1,2 milioni, il personale pesa il 26,7%. Rifai il conto con i tuoi ricavi: se il rapporto sale più in fretta dei ricavi, le assunzioni stanno correndo davanti al fatturato.
Come si tiene vivo il budget del personale durante l'anno?
Si tiene vivo con un confronto mensile tra il costo del personale reale e la riga del budget. Ogni mese segni lo scostamento e ne scrivi la causa: assunzione anticipata o ritardata, straordinari, malattia, aumento contrattuale.
Quando uno scostamento è strutturale, cioè si ripeterà nei mesi successivi, rifai la stima dell'anno. Se è una tantum, lo annoti e vai avanti. Come si leggono questi scarti lo trovi in analisi degli scostamenti tra budget e consuntivo.
Cosa non fare quando costruisci il budget del personale
Quattro stop, tutti motivati.
- Non partire dall'anno scorso più una percentuale. Il costo non cresce in modo uniforme: cambia in mesi precisi, per eventi precisi. Una percentuale li cancella.
- Non sommare solo i cedolini. Lasci fuori TFR, INAIL, selezione, sostituzioni e il costo delle ore che non produci.
- Non usare un coefficiente unico preso da un blog. Le percentuali di contributi cambiano con settore, qualifica e dimensione. Il numero giusto è quello del tuo consulente.
- Non fare il budget del personale prima di aver deciso gli obiettivi di fatturato. Le assunzioni dipendono da quelli: parti da come fissare gli obiettivi aziendali dell'anno e collega il risultato al budget aziendale annuale.
Il passo più piccolo, domani mattina: scrivi al consulente del lavoro e chiedi il costo pieno di una persona reale, con le percentuali che usa. Poi rifai su quella persona il conto delle ore produttive.
Domande frequenti
Quando va fatto il budget del personale annuale?
Nell’autunno, prima della chiusura dell’esercizio, quando hai già i dati di nove o dieci mesi di cedolini e puoi stimare il consuntivo dell’anno. Va fatto dopo aver fissato gli obiettivi di fatturato, perché le assunzioni dipendono da quelli. Per un’azienda con esercizio al 31 dicembre, novembre è un mese ragionevole.
Il TFR va messo nel budget del personale?
Sì, come costo di competenza dell’anno: la quota è la retribuzione annua divisa per 13,5 (art. 2120 del Codice civile). Non è invece un’uscita di cassa dell’anno, perché si liquida alla cessazione del rapporto. Se fai anche il budget di cassa, tienilo fuori dalle uscite mensili e segnala solo le uscite previste.
Come si calcolano le ferie nel budget del personale?
Le ferie godute non aggiungono un costo: sono già nella retribuzione. Contano come ore in meno di lavoro. Per legge sono almeno quattro settimane l’anno (art. 10 del D.Lgs. 66/2003) e non si monetizzano finché il rapporto dura. Nel budget si calcola il costo per ora produttiva e si pianifica la copertura dei periodi scoperti.
Che percentuale di contributi devo mettere a carico dell’azienda?
Quella che ti comunica il consulente del lavoro per il tuo CCNL, il tuo settore e le tue qualifiche. Non esiste una percentuale valida per tutti: l’INPS dice che l’aliquota dipende da attività, dimensione, forma giuridica e qualifica. Il premio INAIL ha il suo tasso per ogni lavorazione. Chiedi il costo pieno di una persona reale.
Che differenza c’è tra budget del personale e costo di un dipendente?
Il costo di un dipendente è il numero di una persona: quanto ti costa in un anno, tutto compreso. Il budget del personale è il numero di tutta l’azienda nell’anno che viene: somma i costi pieni, i mesi in cui cambiano, le assenze, le uscite e le assunzioni previste. Il primo serve al secondo come ingrediente.
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