In due righe
- Aprire una nuova sede assorbe in genere fra 100.000 e 150.000 euro per una PMI tipo.
- Circa metà sono costi di avviamento una tantum; il resto è liquidità per i mesi di ramp-up.
- La formula è: avviamento più, per ogni mese, costi fissi meno margine di contribuzione atteso.
- Non firmare il contratto prima di aver confrontato il fabbisogno con la cassa reale.
Quanto costa aprire una nuova sede? Per una PMI tipo, una sede in affitto da 150 metri quadri assorbe fra 100.000 e 150.000 euro. Circa metà serve per cauzione, lavori, arredi e pratiche. Il resto è liquidità per coprire i mesi in cui la sede nuova non si paga ancora da sola, in media da 8 a 12 mesi. Il conto si fa con una formula sola: costi di avviamento più perdita mensile per mesi di ramp-up.
Quanto costa aprire una nuova sede: le due categorie di costi da mettere a budget
Il conto si divide in due parti, e tenerle separate è la prima decisione da prendere.
I costi di avviamento sono una tantum: escono prima dell'apertura e li stimi con i preventivi. Ci rientrano cauzione, lavori, arredi, attrezzature, pratiche, insegne e marketing di lancio. Li vedi voce per voce nel prossimo paragrafo.
La liquidità per il ramp-up è il costo ricorrente: esce ogni mese finché la nuova sede non raggiunge il pareggio. Non la stimi con un preventivo, la calcoli con una formula. Il ramp-up è il periodo che va dall'apertura al momento in cui la sede copre i propri costi. Di solito dura più di quanto ti aspetti: da 8 a 12 mesi, non 3 o 4.
Questa distinzione è la base del controllo di gestione in una PMI. Se mescoli le due categorie, vedi un numero unico e non capisci quando la cassa finirà.
I costi di avviamento, voce per voce
Prima delle voci, due termini che incontrerai nelle pratiche. Un'unità locale è un impianto operativo o gestionale situato in un luogo diverso dalla sede legale, per esempio un negozio, un ufficio o un laboratorio. Una sede secondaria è una localizzazione con rappresentanza stabile, prevista dall'atto costitutivo ai sensi dell'art. 2197 del codice civile. Per aprire una nuova sede operativa, quasi sempre si apre un'unità locale.
Ecco le voci di costo che escono prima dell'apertura.
- Deposito cauzionale. Per un locale commerciale non esiste un tetto fisso di legge: l'art. 11 della L. 392/1978 fissa il massimo di tre mensilità solo per le locazioni abitative. Nei contratti a uso diverso la cauzione è negoziabile e spesso si sostituisce con una fideiussione bancaria. In questo esempio ipotizziamo tre mensilità, quindi 5.400 euro su un canone da 1.800 euro al mese.
- Primo canone anticipato. Il primo mese si paga quasi sempre alla firma, insieme al deposito.
- Lavori di adeguamento. Impianti, controsoffitti, pavimenti, rete, illuminazione. Si stimano a metro quadro.
- Arredi e attrezzature. Scrivanie, scaffalature, macchinari o attrezzature specifiche, a seconda dell'attività.
- Pratiche burocratiche. La comunicazione di unità locale al Registro Imprese costa circa 50 euro per una ditta individuale e 179 euro per una società, come riporta PraticheWeb. Va inviata entro 30 giorni dall'apertura. Se l'attività lo richiede, si aggiunge la SCIA tramite il SUAP del Comune.
- Segnaletica e insegna. Insegna, vetrofanie, eventuali modifiche alla segnaletica interna ed esterna.
- Marketing di lancio. Inaugurazione, promozione locale, materiali per far sapere che la sede è aperta.
La tabella qui sotto mette in fila il conto completo di una sede tipo, con l'ordine di uscita della cassa.
| Voce |
Una tantum |
Mensile |
Come si stima |
| Deposito cauzionale |
5.400 € |
– |
In genere 3 mensilità; nei locali commerciali è negoziabile o si usa una fideiussione |
| Canone di locazione |
1.800 € (primo mese) |
1.800 € |
Canone di mercato della zona |
| Lavori di adeguamento |
37.500 € |
– |
150 m² a 250 €/m² |
| Arredi e attrezzature |
25.000 € |
– |
Preventivi dei fornitori |
| Pratiche e insegne |
1.500 € |
– |
Circa 50-179 € di diritti più SCIA comunale |
| Marketing di lancio |
3.000 € |
– |
Inaugurazione e promozione locale |
| Personale, 3 nuovi addetti |
– |
8.750 € |
Costo aziendale circa 35.000 €/anno ciascuno |
| Utenze, assicurazioni, TARI |
– |
1.500 € |
Stime su consumi e metratura |
| Totale |
circa 74.200 € |
circa 12.050 € |
|
Come calcolare la liquidità per i mesi di ramp-up
La formula per la liquidità necessaria è:
Costi di avviamento + [(costi fissi mensili della nuova sede – margine di contribuzione atteso) × mesi di ramp-up]
Il margine di contribuzione è quanto resta di ogni vendita dopo aver coperto i costi variabili, e serve a coprire i costi fissi. Il punto di pareggio è il volume di fatturato in cui i ricavi coprono tutti i costi, senza produrre né utile né perdita. Se non hai ancora separato le due categorie di costi, parti da separare i costi fissi da quelli variabili.
I costi fissi mensili della nuova sede li stimi così.
- Metti in fila affitto, personale, utenze, assicurazioni, TARI e canone per l'insegna.
- Verifica ogni voce con un preventivo o con una bolletta della sede attuale.
- Aggiungi una quota per la manutenzione ordinaria e per i piccoli imprevisti.
- Calcola quanto margine di contribuzione si aspetta la nuova sede nei primi mesi. Durante il ramp-up è più basso che a regime, perché il fatturato cresce gradualmente.
La scelta dei mesi di ramp-up è la parte più delicata. Usa 8-12 mesi come base, non 3-4. Se la sede è in una zona nuova, se il brand è poco conosciuto o se il personale va formato, stai sul valore alto. Se apri in una zona già presidiata o con clienti che ti seguono, puoi ridurre a 8. Per calcolare il margine di contribuzione, usa il metodo descritto in margine di contribuzione: il calcolo che ti dice quanto resta su ogni vendita.
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
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Esempio lavorato: una PMI che apre la seconda sede
Facciamo un conto su un'azienda tipo: una PMI di servizi con 2 milioni di fatturato e 9 dipendenti, che apre una seconda sede di 150 metri quadri in affitto a 1.800 euro al mese. I numeri che seguono sono ipotesi trasparenti: ti servono solo a vedere il metodo, poi li sostituisci con i tuoi.
Costi di avviamento, dalla tabella sopra: circa 74.200 euro.
Costi fissi mensili della nuova sede: circa 12.050 euro, composti da canone, tre nuovi addetti, utenze, assicurazioni e TARI.
Durante il ramp-up ipotizziamo un margine di contribuzione medio di 4.800 euro al mese, pari al 40% dei costi fissi. Il fabbisogno mensile netto è quindi circa 7.250 euro: 12.050 meno 4.800.
Con un ramp-up di 10 mesi, la liquidità necessaria è circa 72.000 euro.
Il fabbisogno complessivo è quindi circa 146.000 euro: 74.200 di avviamento più 72.000 di liquidità per il ramp-up.
Se i tuoi costi fissi sono più alti, il numero cambia di molto. Se la sede impiega 12 mesi invece di 10, aggiungi altri 14.500 euro. Se il margine di contribuzione atteso è zero nei primi mesi, servono tutti i 12.050 euro al mese.
I costi che quasi tutti dimenticano
La cauzione esce subito, ma non è un costo: è liquidità bloccata fino alla fine del contratto. Va conteggiata a parte perché non la puoi usare per pagare gli stipendi.
Poi ci sono le voci che non compaiono nei preventivi.
- TARI e canone unico per l'insegna. Il canone unico si paga ogni anno, la TARI ogni semestre o secondo il calendario del Comune.
- Assicurazioni doppie. La nuova sede ha bisogno di coperture proprie: incendio, responsabilità civile, infortuni.
- Personale amministrativo in più. Anche se non assumi subito, qualcuno dovrà gestire fatture, ordini e fornitori della nuova sede.
- Capitale circolante aggiuntivo. Magazzino, anticipi a fornitori e crediti verso clienti aumentano con il fatturato della nuova sede. Non è un costo fisso, ma assorbe cassa.
- Tempo del titolare nei primi mesi. Non esce fattura, ma esce la tua capacità di seguire la sede principale.
- Costi di uscita. Se la sede non funziona, servono altri soldi per disdire, ripristinare i locali e spostare persone e attrezzature.
Prima di firmare il contratto, non fare questa cosa: non guardare solo all'avviamento e non usare la cassa della sede attuale per tappare i buchi della nuova. Se il fabbisogno non sta dentro la cassa reale, cambia piano prima di firmare, non dopo.
Come capire se la cassa attuale regge l'apertura
Il fabbisogno calcolato va confrontato con la cassa reale dell'azienda, non con il fatturato. Il fatturato non paga i fornitori: paga la cassa.
Verifica in tre passi.
- Cassa disponibile oggi. Somma conti correnti, depositi e crediti immediatamente esigibili. Non includere scorte o crediti a 90 giorni.
- Riserva da non toccare. Tieni da parte almeno la riserva di liquidità che hai già definito per l'azienda. Se non l'hai definita, parti da quanta cassa tenere da parte come riserva.
- Fabbisogno della nuova sede. Confronta il numero del punto 1, al netto della riserva del punto 2, con il fabbisogno calcolato per la nuova sede.
Se la cassa disponibile al netto della riserva è 120.000 euro e il fabbisogno è 146.000, non hai abbastanza liquidità per il piano attuale. Le opzioni sono tre: riduci l'avviamento, rinvii l'apertura o trovi una sede più piccola. Non puoi risolvere il problema dopo la firma.
Se invece la cassa regge, il passo più piccolo che puoi fare domani mattina è questo: metti su un foglio le due colonne, avviamento e ramp-up, e scrivi accanto a ogni voce il numero reale della tua azienda. Se il totale del ramp-up supera la cassa al netto della riserva, fermati prima di firmare. Se non hai ancora deciso se aprire, leggi se aprire una seconda sede ha senso dal punto di vista strategico.
Domande frequenti
Quanto costa aprire una nuova sede in Italia?
Dipende da metratura, lavori e personale, ma per una PMI il totale realistico sta fra 100.000 e 150.000 euro su una sede in affitto da 150 metri quadri. Circa metà va in costi di avviamento, l’altra metà in liquidità per coprire i mesi di ramp-up prima che la sede raggiunga il pareggio.
Qual è la differenza tra unità locale e sede secondaria?
L’unità locale è un impianto operativo o gestionale in un luogo diverso dalla sede legale e si comunica al Registro Imprese con una pratica semplice. La sede secondaria richiede una rappresentanza stabile ed è prevista dall’atto costitutivo, in base all’art. 2197 del codice civile. Per aprire un nuovo negozio o ufficio, quasi sempre si apre un’unità locale.
Quanto costa la pratica per aprire un’unità locale?
Poche decine di euro di diritti di segreteria: circa 50 euro per una ditta individuale e 179 euro per una società, compreso il diritto annuale. La comunicazione va inviata entro 30 giorni dall’apertura, e se l’attività richiede una SCIA va allegata anche la ricevuta del SUAP del Comune.
Quanto serve come deposito cauzionale per l’affitto della nuova sede?
Per un locale commerciale il deposito non ha un tetto fisso di legge: si negozia tra le parti e spesso si sostituisce con una fideiussione bancaria. In genere si mette a budget l’equivalente di tre mensilità, ma non è una regola inderogabile. Se il canone è di 1.800 euro al mese, considera 5.400 euro che escono subito e restano bloccati fino alla fine del contratto.
Quanto tempo serve perché una nuova sede vada a pareggio?
In media da 8 a 12 mesi, a seconda del settore e della zona. È il periodo in cui la sede nuova ha già i costi fissi ma il fatturato cresce gradualmente. Sottostimare questo tempo è l’errore più frequente: porta a finire la liquidità prima che la sede inizi a pagarsi da sola.
Come si calcola la liquidità necessaria per aprire una nuova sede?
Con una formula: costi di avviamento una tantum più, per ogni mese di ramp-up, i costi fissi mensili della nuova sede meno il margine di contribuzione atteso. Il risultato va confrontato con la cassa disponibile dell’azienda, non con il fatturato della sede esistente.
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