In due righe
- Il costo di una riunione è la somma, per ogni partecipante, del costo orario aziendale per la durata.
- Il costo orario è il costo annuo per l'azienda diviso per le ore lavorate: non lo stipendio netto, non le ore pagate.
- In un'azienda ipotetica da dodici dipendenti, la riunione del lunedì costa 258 euro, circa 12.100 l'anno. Con quattro persone e 40 minuti scende a circa 5.000.
- Le ore liberate sono tempo, non cassa: diventano euro solo se vengono rimpiegate.
Una riunione costa la somma, per ogni partecipante, del costo orario aziendale moltiplicato per la durata. Il costo orario non è lo stipendio netto: è il costo totale annuo per l'azienda diviso per le ore effettivamente lavorate. Per un dipendente medio di imprese e istituzioni pubbliche con almeno 10 dipendenti vale, secondo l'Istat (2020), circa 29 euro l'ora. Otto persone in un'ora costano quindi circa 235 euro, e di più se c'è il titolare. Il conto serve a decidere chi invitare e per quanti minuti.
Servono quattro numeri: chi c'è, quanto costa un'ora di ciascuno, quanto dura la riunione, quante volte l'anno si ripete. Moltiplichi costo orario e durata per ogni persona, sommi, poi moltiplichi per gli incontri. È uno dei conti di base del controllo di gestione in una PMI.
Il costo orario aziendale è il costo totale annuo che l'azienda sostiene per una persona (retribuzione lorda, contributi, TFR, ratei) diviso per le ore che quella persona lavora davvero.
Per un primo conto usiamo la media Istat del 2020: 29,4 euro l'ora. Otto persone per un'ora fanno circa 235 euro. Attenzione: quella media include il settore pubblico (33,9 euro l'ora). Per il solo privato è 27,8 euro, quindi otto persone per un'ora fanno circa 222 euro.
La popolazione del dato non è la tua: l'Istat rileva imprese e istituzioni pubbliche con almeno 10 dipendenti, e il 2020 è il primo anno di pandemia. Se hai da cinque a nove dipendenti, quel numero non ti rappresenta. Anche la retribuzione oraria lorda, che non è un costo azienda e non va confrontata con i 29,4 euro, varia molto: a ottobre 2022, nelle unità con almeno 10 dipendenti, la media era 16,4 euro e la mediana 13,35. La media è un punto di partenza. Il numero giusto è il tuo.
Quale costo orario usare: stipendio, costo azienda o costo per ora lavorata?
Usa il costo azienda diviso per le ore lavorate. Non lo stipendio netto, e non le ore pagate. Si fa in tre passi:
- Costo annuo azienda. Retribuzione lorda annua più contributi a carico del datore, TFR e ratei. Lo stipendio lordo mensile da solo li lascia fuori.
- Ore lavorate, non pagate. Le ore lavorate sono le ore di lavoro effettivo in un anno: le ore retribuite meno ferie, festività e permessi.
- Dati reali. Sostituisci le medie con i numeri del cedolino e della contabilità.
Il TFR è il trattamento di fine rapporto: una quota di retribuzione che l'azienda accantona ogni anno e paga quando il rapporto finisce. Questi sono i dati Istat 2020, su imprese e istituzioni pubbliche con almeno 10 dipendenti:
| Dato Istat 2020 |
Valore |
| Costo annuo medio per dipendente |
41.081 € |
| Ore lavorate contro ore retribuite (media) |
1.398 contro 1.686 (full time: 1.519 contro 1.834) |
| Contributi sociali ogni 100 € di retribuzione lorda |
38,4 € |
Un conto lavorato, con numeri ipotetici. Un impiegato costa all'azienda 38.750 euro l'anno. Diviso per 1.686 ore pagate fa 23 euro l'ora. Diviso per 1.400 ore lavorate fa 27,7 euro. Il conto sulle ore pagate sottostima di circa il 20%. Le ore vengono dall'Istat come ordine di grandezza, i 38.750 euro sono un'ipotesi.
Non dividere per le ore teoriche, per esempio 2.080: nessuno lavora tutte quelle ore, e il costo orario esce troppo basso.
Il titolare non ha cedolino. Metti il costo di chi lo sostituirebbe nel ruolo, per esempio un direttore generale. Uno zero nel conto falserebbe tutto il resto. Per il metodo completo vedi anche quanto costa davvero un dipendente all'azienda.
Un esempio lavorato: la riunione settimanale di un'azienda con dodici dipendenti
Facciamo un conto su un'azienda tipo. Tutti i numeri sono ipotesi: dodici dipendenti, riunione del lunedì di un'ora con otto partecipanti. I costi orari sono costo annuo diviso ore lavorate ipotizzate.
| Partecipante |
Costo azienda annuo ipotizzato |
Ore lavorate ipotizzate |
Costo orario |
Costo prima (60 min) |
Costo dopo (40 min) |
| Titolare (valore del ruolo) |
90.000 € |
1.500 |
60,0 € |
60,0 € |
40,0 € |
| Responsabile commerciale |
55.000 € |
1.450 |
37,9 € |
37,9 € |
25,3 € |
| Responsabile produzione |
50.000 € |
1.450 |
34,5 € |
34,5 € |
23,0 € |
| Amministrazione |
38.000 € |
1.400 |
27,1 € |
27,1 € |
18,1 € |
| Due tecnici (25,7 € l'uno) |
36.000 € l'uno |
1.400 |
51,4 € in due |
51,4 € |
non invitati |
| Commerciale junior |
34.000 € |
1.400 |
24,3 € |
24,3 € |
non invitato |
| Magazzino |
32.000 € |
1.400 |
22,9 € |
22,9 € |
non invitato |
| Totale a riunione |
|
|
|
258 € |
106 € |
| Totale in 47 settimane |
|
|
|
circa 12.100 € |
circa 5.000 € |
La colonna «prima» dà 258 euro a incontro, circa 12.100 in 47 settimane. In ore: otto persone per 47 incontri sono 376 ore-persona l'anno. La colonna «dopo» la spieghiamo nelle prossime due sezioni. Fai il conto con i tuoi numeri: la struttura è questa, i valori sono i tuoi.
Il passo successivo
I numeri servono a decidere, non a consuntivare. A Da Caos a Impresa, tre giorni a Bologna, si lavora sui tuoi.
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Chi deve esserci in una riunione? Una griglia di decisione in tre domande
Per ogni invitato chiediti tre cose:
- Decide qualcosa in questa riunione? Se sì, resta.
- Porta un dato o una competenza senza cui non si decide? Se sì, entra solo per la sua voce all'ordine del giorno.
- Gli serve solo sapere l'esito? Se sì, non siede: riceve tre righe scritte dopo.
Applichiamo la griglia all'azienda ipotetica da dodici dipendenti, con otto persone nella riunione del lunedì. Titolare, responsabile commerciale e responsabile produzione decidono. L'amministrazione porta i dati di cassa. Due tecnici, il commerciale junior e il magazzino devono solo sapere cosa è stato deciso. Restano quattro persone fisse.
Una semplificazione: nel conto «dopo» contiamo l'amministrazione per tutti i 40 minuti (18,1 euro). In pratica entrerebbe solo per la sua voce e il costo scenderebbe ancora. I totali di 106 euro e circa 5.000 euro restano quindi un tetto.
Non escludere chi deve eseguire la decisione se quella decisione cambia il suo lavoro di domani. Un tecnico che scopre dal messaggio che la consegna è stata anticipata paga il risparmio in errori e telefonate. Nell'esempio ipotizziamo che le decisioni del lunedì non cambino il lavoro dei tecnici: se lo cambiano, entrano. Per ordine del giorno e regole vedi la riunione settimanale di direzione da 30 minuti.
Quanto deve durare una riunione? Il costo al minuto e il timer
In un'azienda con otto persone in riunione per un'ora (esempio ipotetico, 258 euro), il costo al minuto è circa 4,3 euro: si divide la somma dei costi orari per 60. Con quattro persone scende a circa 2,7 euro al minuto.
La regola applicabile: dai a ogni punto all'ordine del giorno un tetto in minuti e un tetto in euro. Un punto da dieci minuti con quattro persone ha un tetto di circa 27 euro. Quando il timer lo supera, si decide o si rimanda per iscritto.
Il conto dopo: quattro persone per 40 minuti costano circa 106 euro a incontro e circa 5.000 euro in 47 settimane, contro 12.100. Differenza: circa 7.100 euro di costo del tempo. In ore: 125 ore-persona l'anno invece di 376, quindi circa 250 ore liberate.
Sono ipotesi, e sono ore, non cassa. Sul numero di riunioni servono poi altri conti: vedi quante riunioni servono davvero in una PMI.
Cosa non contare: i costi nascosti e il risparmio che non è cassa
Il conto delle ore in sala è il costo misurabile. Preparazione, verbale, lavoro interrotto e decisioni rinviate costano anch'essi, ma vanno misurati nella tua azienda. Non moltiplicare il totale per un coefficiente preso da un articolo: senza una fonte verificabile è un numero inventato.
Uno studio noto sulle interruzioni è quello di Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke (Università della California a Irvine, CHI 2008). Su 48 partecipanti, in laboratorio, chi veniva interrotto lavorava più in fretta, con più stress e frustrazione. Non misura il costo di una riunione e non offre nessun moltiplicatore.
Resta il punto più importante: le ore liberate non sono euro in cassa. Lo stipendio si paga comunque. Diventano risparmio solo se le persone usano quel tempo per vendere, produrre o ridurre gli straordinari. Nell'esempio, la domanda giusta non è «abbiamo risparmiato 7.100 euro?», ma «cosa fanno i quattro con 250 ore?».
Cosa fare domani mattina: il conto della tua riunione più cara in quindici minuti
Ti bastano un foglio Excel e l'agenda, per esempio Google Calendar. In ordine:
- Prendi la riunione ricorrente più affollata.
- Scrivi chi c'è.
- Per ognuno, trova il costo azienda annuo dal cedolino o dal costo del lavoro in contabilità. Per il titolare, il costo del ruolo.
- Dividi per le ore lavorate, non per quelle pagate.
- Moltiplica per la durata e per gli incontri l'anno.
- Applica la griglia a tre domande a ogni invitato.
- Alla prossima convocazione riduci persone o minuti e confronta il costo.
Per il metodo completo del passo 4, leggi come calcolare il costo orario aziendale.
Domande frequenti
Come si calcola il costo di una riunione?
Per ogni partecipante moltiplichi il costo orario aziendale per la durata in ore, poi sommi tutte le persone. Il costo orario è il costo annuo totale per l’azienda (retribuzione lorda, contributi, TFR) diviso per le ore effettivamente lavorate. Se la riunione è ricorrente, moltiplichi per il numero di incontri in un anno e ottieni la spesa annua.
Quanto costa in media un’ora di lavoro di un dipendente in Italia?
Secondo l’Istat, nel 2020 il costo del lavoro per ora lavorata era in media 29,4 euro, e 23,1 euro nelle unità con 10-49 dipendenti. Il dato riguarda imprese e istituzioni pubbliche con almeno 10 dipendenti: per il solo settore privato la media è 27,8 euro, per il pubblico 33,9. Nasconde differenze forti fra settori e ruoli, quindi nel tuo conto servono i costi reali della tua azienda.
Devo usare lo stipendio lordo o il costo azienda?
Il costo azienda. Lo stipendio lordo mensile lascia fuori i contributi a carico del datore, il TFR e i ratei di tredicesima e ferie. Secondo l’Istat, nel 2020 i contributi sociali valevano in media 38,4 euro ogni 100 euro di retribuzione lorda. Lo stipendio netto, che è quello che vede il dipendente, è il punto di partenza peggiore.
Come si calcola il costo orario del titolare, che non ha una busta paga?
Parti da quanto costerebbe all’azienda una persona che svolge il suo ruolo: un direttore generale o un responsabile commerciale con lo stesso carico. Dividi il costo annuo di quel ruolo per le ore che il titolare lavora davvero. È una stima, e va dichiarata come tale, ma uno zero nel conto falsa il risultato più di una stima sbagliata.
Ridurre le riunioni fa risparmiare davvero questi soldi?
Non automaticamente. Le ore liberate sono costo del tempo, non spesa in cassa: lo stipendio si paga comunque. Diventano risparmio o ricavo solo se quelle ore vanno su attività che producono, come vendere, consegnare o ridurre gli straordinari. Per questo conviene chiedersi sempre cosa fanno le persone con il tempo che recuperano.
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